オンラインミーティングは今やすっかりビジネスの場に普及しましたが、なかでもオンライン会議システムの代表格である「ZOOM」は、無料で使える範囲が広く、多くのビジネスマンに利用されています。
このZOOMに録画機能があることを、皆さんご存知でしょうか。
人が一堂に会する旧来の会議と違って、ZOOMなどのWeb会議では、ボイスレコーダーなどの外部ツールを使って会議の内容を録音することができません。
議事録を作成する担当者としては頭の痛いところですが、このZOOMの録画機能を活用することで代用することができます。しかも録画したデータを自動文字起こしツールにかけることで、面倒な書き起こしの時間や労力も大幅に削減することができます。
この記事では、ZOOMの録画機能の使い方と、録画したデータから自動文字起こしツール「SACSCRIBE」を使って文字起こしをする方法について紹介します。
ZOOM自体に文字起こし機能もついている
2022年9月以降、それまで対応していなかった日本語での文字起こしがZOOM内で可能になりました。詳細についてはこちらの記事でご確認ください。
関連記事：ZOOMのライブ文字起こし（字幕）がついに日本語対応！
ZOOMの内容を文字起こしする方法
ZOOMの録画内容を文字起こしするもっとも簡単かつ費用のかからない方法は、Googleドキュメントの音声入力機能を使うものです。
使いこなして効率アップ! Googleドキュメントを使用した文字起こしのやり方
ただしGoogleドキュメントはあくまで文章作成ソフトであるため、精度や操作性を重視するならそれ用のツールの利用をおすすめします。
ZOOMの録画機能の使い方
さっそくZOOMで会議の様子を録画してみましょう。録画機能の使い方を紹介します。
なお、無料版ではパソコンでのみ録画機能が使えます。iPhoneなどモバイル端末では使えないので、ご注意ください。
自分がホストの場合
ミーティングの主催者であるホストであれば、上図赤で囲んだ「レコーディング」のアイコンをクリックするだけで、簡単に会議を録画できます。
一度「レコーディング」をクリックすると、タブが「レコーディングを再開／停止」に変わります。これをクリックすることで録画を止めたり、再開したりできます。
自分が参加者の場合
自分がホストではなくミーティングの参加者の場合は、そのままでは録画することができません。
ホストに「レコーディングの許可」をもらい、許可されると録画できるようになります。
管理者側は、参加者一覧から任意の人を選択し、「詳細」→「ビデオの開始を依頼」をクリックすることで、参加者にレコーディングの許可を与えることができます。
録画後の保存の流れ
会議終了後、録画データの保存先を確認するタブが出てきます。
ZOOMには無料版と有料版があり、有料版の方が保存できるデバイスや保存場所が多くなります。
・無料版
使用デバイス：パソコンのみ
保存場所：自分のパソコン内に保存
・有料版
使用デバイス：パソコン、モバイル端末
保存場所：自分のパソコン内か、クラウドデータとしても保存可能
保存する録画データの拡張子はいずれもmp4になります。
保存した録画データからSACSCRIBEを使って文字起こしをする方法
自動文字起こしサービス「SACSCRIBE」では、mp4形式のデータを入力するだけで自動文字起こしができます。ZOOMの録画データもそのままご利用いただけます。
「ファイル」の欄に会議を録画したmp4データをそのままドラックアンドドロップするだけで、動画内の音声をそのまま文字起こしできます。
ファイルサイズの上限は1GBです。おおよそ1時間くらいの会議なら大丈夫ですが、それ以上になる場合は分けて録画していただくと安心です。
オンライン会議の内容を文字起こし＝テキスト化するメリット
オンライン会議の内容を文字起こしすることでどのようなメリットがあるか見ていきましょう。
情報の整理や要点の把握
一箇所に集まって行う会議と違って、特にオンラインミーティングでは、その内容をテキスト化することで、会議の要点や流れを把握しやすくなります。
参照や共有に便利
テキスト化された会議の内容は、参照や共有が容易になるというメリットもあります。欠席者や関係者に情報共有できることで、会議の参加者を必要最低限にして効率化も可能です。
議事録の作成がしやすい
重要な会議などでは議事録を作成することも多く、オンライン会議も例外ではありません。自動文字起こしツールを活用することで、会議の内容をテキスト化する時間のかかる作業を効率化できます。
To Doの整理や追跡がしやすい
会議で決められたアクションや役割について整理がしやすく、誰がいつまでに何をやるかが明確になり、抜け漏れを防ぐ効果もあります。
ZOOMミーティングは文字起こし向きの原稿を作りやすい
普通の会議での録音に比べ、ZOOMミーティングでの録音は鮮明に記録されやすく、文字起こしもしやすい傾向があります。
対面式の会議の場合、集音マイクから離れた場所にいる発言者の音声は拾いにくく、文字起こしの精度も低くなります。一方ZOOMを使った会議の場合、発言者とマイクの距離が一定になりやすく、また音声が聞き取りづらいときはその場で修正できるため、会議後に聞いてみたらまったく拾えていないということが起こりにくいのです。
一見難しそうですが、ZOOMミーティングからの文字起こしは簡単にできます。ZOOMの録画の設定は簡単ですし、テープレコーダーなど特別な道具も不要です。むしろ会議室で行われる会議よりも楽に録音や文字起こしができるといっていいでしょう。
ZOOM会議の議事録作りや、ZOOMインタビューの原稿作成など、ぜひSACSCRIBEを活用して御社のビジネスに役立ててください。