採用プロセスにおいて、面接官や採用担当者が候補者に関する情報や評価を次の面接官や採用チームに伝達する「採用面接の申し送り」は、スムーズで一貫性のある採用活動を実現するための重要なコミュニケーション手段です。本記事では、申し送りの主な内容や重要なポイント、さらに効率的な文字起こし方法について詳しく説明します。これにより、採用プロセスの効率化や適切な人材の選定が可能になります。
採用面接の申し送りとは
採用面接の申し送りとは、採用プロセスにおいて面接官や採用担当者が、面接を受けた候補者に関する情報や評価を次の面接官や採用チームのメンバーに伝達するためのコミュニケーション手段です。これにより、採用プロセスがスムーズに進行し、一貫性のある評価が行われます。
以下に、申し送りの主な内容やポイントについて説明します。
採用面接の申し送りの主な内容
候補者の基本情報
- 名前、連絡先、応募した部署や担当、役職
- 履歴書や職務経歴書の要点
採用面接の結果や評価
- 候補者の長所と短所
- 技術的なスキルや専門知識の評価
- コミュニケーション能力、リーダーシップ、チームワークなどのスキル評価
面接中の具体的な発言や内容
- 特に印象に残った質問や回答
- 候補者の経験やスキルに関する具体的なエピソード
次のステップの提案
- 次の面接や評価で確認すべきポイント
- 特に注目すべきスキルや経験
- 追加の技術試験や課題の提案
候補者の意欲や組織文化への適合性
- 応募したポジションや組織、仕事への意欲
- 組織が持つ文化への適合度
採用面接の申し送りのポイント
客観性の維持
- 個人的な感情やバイアスを排除し、あくまで客観的に評価する
具体性を重視
- 印象論や抽象的な表現ではなく、具体的なエピソードや事実に基づいて評価を伝える
一貫性の確保
- すべての候補者に対して同じ評価基準を用い、一貫性のあるフィードバックを提供する
適時性
- 面接後すぐに申し送りを行い、次の面接や評価が円滑に進行できるように
申し送りの形式
採用面接の申し送りは様々な形式で行われますが、一般的には以下のような方法があります。
- 面接評価シート：標準化された評価シートに基づいて、各項目に評価を記入します。
- メールやドキュメント：詳細な評価やコメントを文書でまとめて、次の面接官や人事に共有します。
- 採用管理システム：専用のソフトを使用して、評価やフィードバックを一元管理し、チーム全体で共有します。
- 文字起こし：録音録画して文字起こしすることで、面接の詳細な内容を共有することができます。
- 面接後のミーティング：面接官が集まって候補者について話し合い、次のステップを決定するための会議を行います。
採用面接の申し送りはなぜ重要か
採用面接の申し送りが重要である理由は、採用プロセスの効率化や一貫性の確保、そして最適な人材の選定に大きく寄与するからです。以下にその具体的な理由を挙げます。
一貫性のある評価
申し送りによって、複数の面接官や担当者が同じ情報を共有することができ、一貫性のある評価が行えます。これにより、候補者に対する評価がブレず、公平な選考が可能になります。
効率的なプロセス進行
面接ごとに候補者の情報や評価を次の担当者にスムーズに引き継ぐことで、採用プロセスが効率化されます。面接官が一から情報を収集する手間が省け、迅速な意思決定が可能になります。
詳細な候補者情報の共有
面接中の具体的な発言や回答、評価ポイントを共有することで、次の面接官や人事関係者が候補者の理解を深めることができます。これにより、候補者の強みや弱みを正確に把握し、次の面接で確認すべき重要な点を把握できます。
適切なフォローアップの実施
申し送りによって、候補者への次のステップや追加の質問、技術試験などを適切に設定できます。これにより、候補者のスキルや適性をより深く評価し、最適な人材を迅速に選定することができます。
候補者体験の向上
一貫性のあるプロセスと迅速な対応は、候補者に対してもポジティブな印象を与えます。採用プロセスがスムーズでプロフェッショナルに進行することで、企業のイメージアップにもつながります。
チーム全体の理解と連携
採用プロセスに関わる全員が同じ情報を共有することで、チーム全体の理解と連携が深まります。これにより、採用方針や評価基準に対する共通認識が形成され、採用活動全体の質が向上します。
適切な意思決定のサポート
申し送りによって、各候補者に対する総合的な評価が集約されるため、最終的な意思決定がしやすくなります。複数の視点からの評価が反映されることで、より客観的でバランスの取れた判断が可能になります。
採用面接の内容を文字起こしして共有するメリット
採用面接の内容を文字起こしして共有することには、上述の申し送りを作成することのメリットに加えて、下記のような複数のメリットがあります。
正確な情報共有
文字起こしにより、面接の内容が正確に記録されます。これにより、面接官の主観的な解釈や記憶の曖昧さを排除し、正確な情報を共有することができます。
詳細な候補者分析
面接内容を詳細に分析することで、候補者のスキルや適性、人格をより深く理解できます。文字起こしにより、面接中の具体的な発言やエピソードを正確に把握し、より適切な評価を行えます。
面接技術の向上や標準化
過去の面接内容を振り返ることで、面接官のトレーニングや面接手法の改善に役立てることができます。具体的な事例を基にフィードバックを行うことで、面接官のスキル向上を図れます。優秀な採用実績を持つ面接官のスキルを共有・標準化することで、採用チーム全体の能力を底上げできます。
透明性の向上
文字起こしされた面接記録は、採用プロセスの透明性を高めるのに役立ちます。候補者からの問い合わせに対しても、具体的な記録を基に対応できるため、信頼性のある説明が可能になります。
法的・コンプライアンス対応
採用プロセスにおいて、万が一法的な問題やクレームが発生した場合、文字起こしされた記録は重要な証拠となります。これにより、企業は適切な対応を取ることができ、リスクを軽減できます。
採用面接の内容を効率よく文字起こしする方法
採用面接の内容を効率よく文字起こしする方法について、以下のポイントを押さえると良いでしょう。
準備段階
録音機器の選定
- 高品質なボイスレコーダーを使用する。面接の場所や人数に応じて適切な機器を選ぶ。
- マイクの配置に注意。話者の近くに配置し、雑音が少ない環境を選ぶ。
録音環境の確認
- 静かな部屋を選び、背景音を最小限に抑える。
- ボイスレコーダーのテスト録音を事前に行い、音質を確認する。
面接の事前通知
- 面接の録音を行う旨を面接者に事前に通知し、了承を得ておく。
録音中
話者の識別
- 面接官と候補者の発言を明確に区別するために、発言者が変わるタイミングで(「～から質問いたします」)発言者を明示する工夫をする。
クリアな発言
- 発言者がはっきり話すように心がける。特に重要な部分はゆっくり話してもらうようにする。
文字起こしの方法
自動文字起こしツールの活用
- すべての工程を主導で行うのは時間・労力がかかるため、文字起こしの最初の段階ではツールを活用しましょう。
手動修正
- 自動文字起こしの結果を確認し、誤字や文法ミス、意味の取り違いを修正します。
- 専門用語や固有名詞など、ツールがご認識しやすい部分を重点的に見直します。
効率化のためのその他の工夫
テンプレートの使用
- 面接の質問項目や評価基準など、共通のフォーマットを事前に作成しておくと、文字起こしの際にすばやく整理できます。
タイムスタンプの活用
- 面接の重要なポイントや質問ごとにタイムスタンプを挿入すると、後で確認する際に便利です。
分担作業
- 長時間の録音データは、複数人で分担して文字起こしを行うと効率が上がります。
SACSCRIBE(サクスクライブ)を活用して文字起こしを効率化
AI文字起こしツールとして人気のSACSCRIBEを活用して、文字起こしを効率化する方法を紹介します。
サクスクライブにログイン
サクスクライブはオンラインツールです。アカウントにログインして利用します。さまざまなデバイスからアクセスできるため、チームでの利用などにも向いています。
料金体系は以下の通り。利用枠とは文字起こしを実行する音声データの長さを示します。どの程度の利用が見込まれるかに応じてプランを選択しましょう。初回登録では1時間分の無料枠がありますので、実際に使用感を試してみると良いでしょう。
| プラン | ベーシック | ミニマム | ライト | スタンダード | プレミアム |
| 月額料金 | 0円 | 990円（税込） | 2,750円（税込） | 4,950円（税込） | 19,800円（税込） |
| 利用枠 | 1時間（初回のみ） | 3時間 | 5時間 | 10時間 | 60時間 |
| AI要約 | ○ | ○ | ○ | ||
| 料金 | 利用枠超過時1分38円（税込） | ||||
音声ファイルのアップロード
サクスクライブは非常に簡単に直感的な操作が可能です。
音声ファイルのアップロードも、ファイルを選択するか、下図の青枠内にドラッグ・アンド・ドロップするだけです。
上でも述べたように、タイトルは管理しやすいように必要な情報を盛り込むようにしましょう。
サクスクライブが対応している音声ファイルの種類は多く、今のところmp3, mp4, wav, m4a, ogg, aac, amrに対応しています。一般的な動画ファイルの文字起こしも可能です。
非対応の形式のファイルを使いたい場合は、拡張子の変換について以下の記事をご覧ください。
iPhoneで録音撮影した.m4aや.movファイルの.mp3への変換方法
文字起こしの確認と編集
サクスクライブに音声ファイルをアップロードし、任意のタイトルを入力、右下の「登録する」のボタンをクリックし、ポップアップ表示でさらに「登録する」を選択、遷移した画面で「依頼する」を選択すると、AIによる自動文字起こしがスタートします。ファイルの長さにもよりますが、30分ほどで文字起こしが完了します。
サクスクライブの長所として、AIによる精度の高い文字起こしが可能なだけでなく、自動で文字起こしされたテキストを、画面上で編集・校閲できて、そのための機能も充実している点があります。
校正画面で音声を聞きながらテキストができ、再生/一時停止、巻き戻しや早送りなどの頻繁に使う機能をショートカットキーでクリック操作なしで行える点も、実際に文字起こしを行う人たちに大変好評なポイントです。
タブの切り替えで校正前と校正後のテキストを比較することもできます。
データのダウンロードも同一画面上の青丸部分のボタンクリックで簡単に行えます。