テレワークの普及などにより、Microsoft Teamsを利用してオンラインで会議をすることが増えました。
一ヶ所に集まらなくても会議ができるので移動時間の短縮になりますが、会議後の議事録作成の方法について頭を悩ませている担当者もいるでしょう。
この記事では、Teamsの文字起こし機能を利用して、議事録などの記録を簡単に作成する方法を解説します。
Teamsの文字起こしとは？
Microsoft Teamsには文字起こし機能が付いています。「トランスクリプション」という機能名で、ミーティングや会議の音声をリアルタイムで文字起こしできます。
Teamsで会議をする際などにトランスクリプションを利用すると、具体的に以下のようなメリットがあります。
- 議事録作成の手間が軽減される
- 途中参加しても会話の履歴を確認できる
- 会議中に急いでメモを取る必要がなくなる
- 聴覚障害のある人などが、会議の内容を理解する助けになる
以上のようにTeamsのトランスクリプションは、会議やその後の作業を効率化する機能です。日本語にも対応していますので積極的に活用していきましょう。
Teamsで文字起こしをする条件
Teamsのトランスクリプション機能は無料で利用できますが、いくつかの条件があります。
デスクトップ版のTeamsであること
トランスクリプションを利用するには、デスクトップ版のTeamsでなければなりません。
モバイル版やブラウザ版では利用できないので注意しましょう。
ライセンスによって制限がある
Teamsのトランスクリプションを利用するには以下のライセンスを保有している必要があります。
- Office 365 E1
- Office 365 A1
- Office 365/Microsoft 365 A3
- Office 365/Microsoft 365 A5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 F1
- Office 365/Microsoft 365 F3
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium SKU
企業のパソコンであればいずれかのライセンスを保有しているのではないでしょうか。念のため事前に確認しておきましょう。
Teamsで文字起こしをする方法
ここでは、Teamsのトランスクリプションを利用して文字起こしする方法を解説します。
トランスクリプションを開始する
まずは、会議画面の「･･･」(詳細メニュー)をクリックして、「トランスクリプションを表示する」を選択します。これにより会議の音声が文字に変化されて画面に表示されるようになります。表示されているトランスクリプションは画面上で編集することもできます。
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
トランスクリプションの表示・非表示を切り替えるには、会議の画面から「･･･」をクリックし、「トランスクリプションを非表示にする」または「トランスクリプションを表示する」を選択すると切り替えが可能です。
言語を日本語に設定する
上記の操作でトランスクリプションは開始されています。
しかし、標準の言語が英語になっているため、日本語に変更する必要があります。画面の右側に文字起こしウィンドウが表示されているので、右上にあるトランスクリプト設定「･･･」をクリックしてください。
クリックすると、言語の変更ができるので「日本語」に設定できます。
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
これで会議の参加者が発言すると、自動で文字起こしがされます。
トランスクリプションを表示・非表示を切り替えるには、会議の画面からその他の操作「･･･」をクリックします。
次に「トランスクリプションを非表示にする」または「トランスクリプションを表示する」を選択すると切り替えが可能です。
トランスクリプションを終了、保存する
会議が終わったら、その他の操作「･･･」から、「トランスクリプションの停止」を選択します。
会議を終了する場合だけでなく、休憩時間や文字起こしの必要が無い時間でも停止が可能です。
トランスクリプション画面の右上にある「保存」ボタンをクリックすることで作成されたトランスクリプションを保存でき、あとで参照することもできます。
文字起こしをダウンロードする
会議の終了後は、文字起こしデータを、「.docx」形式でダウンロードが可能です。
ダウンロード方法は、まずTeamsのカレンダーから会議イベントを開き、トランスクリプションを選択。続いてダウンロードをクリックすれば完了です。
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
Teamsは「今すぐ会議」と「スケジュールから」の2種類から会議を開始できます。注意点として、「今すぐ会議」で開始した場合は、文字起こしデータをダウンロードできるのは、主催者のみです。
文字起こしデータを共有したいのであれば、主催者がダウンロード後に、Teamsにアップロードしましょう。
Teamsでは文字起こしだけでなく録音も可能
Teamsでは文字だけでなく音声でデータを残すことも可能です。
その他の操作「･･･」から、「記録を開始する」を選択すると録音が開始されます。録音が開始されたことは、他の参加者に通知されるので注意しましょう。
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
音声を残しておけば、自社で使用している専用の文字起こしソフトの利用や、外部のライターに記事作成の依頼などもできるようになります。
効率を上げるには文字起こし専門サービスを利用する
Teamsのトランスクリプションは、リアルタイムで文字起こしができるので、効率がよく優秀な機能です。
しかし、文字起こし専門サービスと比べると、句読点の精度や誤字脱字が多いなどの欠点が目につきます。
より効率を上げて文字起こしを行いたいのであれば、文字起こし専門サービスを利用しましょう。
クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、文字起こしから編集・校正、データ管理まですべて完結させられます。
また、文字起こし専門サービスならではの句読点や漢字変換の精度の高さには定評があります。
Teamsのトランスクリプションでは少し物足りない、という方はぜひ専門サービスを試してみてください。
まとめ
Teamsではリアルタイム文字起こしができる、トランスクリプションという機能があります。
会議中にメモを取ったり、これまでの話の内容を把握できたりすることなどがメリットです。
議事録作成の手間も大幅に削減できるので、仕事効率化のために活用しましょう。
より精度の高い文字起こしを希望するのであれば、SACSCRIBEなどの文字起こし専門サービスを利用がおすすめです。
Teamsの文字起こしに不満がある場合は、文字起こし専門サービスも検討してください。