Teamsの文字起こし機能で議事録を作成する方法

テレワークの普及などにより、Teamsを利用してオンラインで会議をすることが増えました。
自宅にいながら会議に参加できるので移動時間の短縮になりますが、会議後の文字起こしの手間はかかってしまいます。
そこで今回は、Teamsの文字起こし機能を利用して、議事録などの記録を簡単に作成できる方法を解説します。

Teamsの文字起こしとは?

Teamsには文字起こし機能が付いています。トランスクリプションという機能名で、会話内容をリアルタイムで文字起こし可能です。

Teamsで会議をする際などに、トランスクリプションを利用すると以下のようなメリットがあります。

・議事録作成の手間が軽減される
・途中参加しても会話の履歴を確認できる
・会議中にメモをする必要がなくなる

以上のようにトランスクリプションは、会議やその後の作業の効率が上がる機能です。積極的に導入していきましょう。

Teamsで文字起こしをする条件

トランスクリプションは無料で利用できますが、いくつかの条件があります。

デスクトップ版のTeamsであること

トランスクリプションを利用するには、デスクトップ版のTeamsでなくてはいけません。
モバイル版やブラウザ版では利用できませんので注意しましょう。

以下のライセンスを保有していること

Office 365 E1、Office 365 A1、Office 365/Microsoft 365 A3、Office 365/Microsoft 365 A5、Microsoft 365 E3、Microsoft 365 E5、Microsoft 365 F1、Office 365/Microsoft 365 F3、Microsoft 365 Business Basic、Microsoft 365 Business Standard、Microsoft 365 Business Premium SKU

企業のパソコンであれば大抵の場合、いずれかのライセンスを保有しています。念のために事前に確認しておきましょう。

Teamsで文字起こしをする方法

ここでは、Teamsのトランスクリプションを利用する方法を解説します。

トランスクリプションを開始する

まずは、会議画面の右上にあるその他の操作「・・・」をクリックして、「トランスクリプションを開始する」を選択します。

出典:Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」

言語を日本語に設定する

上記の操作でトランスクリプションは開始されています。
しかし、標準の言語が英語になっているため、日本語に変更する必要があります。画面の右側に文字起こしウィンドウが表示されているので、右上にあるトランスクリプト設定「・・・」をクリックしてください。
クリックすると、言語の変更ができるので「日本語」に設定できます。

出典:Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」

これで会議の参加者が発言すると、自動で文字起こしがされます。
トランスクリプションを表示・非表示を切り替えるには、会議の画面からその他の操作「・・・」をクリックします。
次に「トランスクリプションを非表示にする」または「トランスクリプションを表示する」を選択すると切り替えが可能です。

トランスクリプションを終了する

会議が終わったら、その他の操作「・・・」から、「トランスクリプションの停止」を選択します。
会議を終了する場合だけでなく、休憩時間や文字起こしの必要が無い時間でも停止が可能です。

文字起こしをダウンロードする

会議の終了後は、文字起こしのデータを、「.docx」形式でダウンロードが可能です。
ダウンロード方法は、まずTeamsのカレンダーから会議イベントを開き、トランスクリプションを選択します。続いてダウンロードをクリックすれば完了です。

出典:Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」

Teamsは「今すぐ会議」と「スケジュールから」の2種類から会議を開始できます。注意点として、「今すぐ会議」で開始した場合は、文字起こしデータをダウンロードできるのは、主催者のみです。
文字起こしデータを共有したいのであれば、主催者がダウンロード後に、Teamsにアップロードしましょう。

Teamsでは文字起こしだけでなく録音も可能

Teamsでは文字だけでなく音声でデータを残すことも可能です。
その他の操作「・・・」から、「記録を開始する」を選択すると録音が開始されます。録音が開始されたことは、他の参加者に通知されるので注意しましょう。

出典:Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」

音声を残しておけば、自社で使用している専用の文字起こしソフトの利用や、外部のライターに記事作成の依頼などもできるようになります。

効率を上げるには文字起こし専門サービスを利用する

Teamsのトランスクリプションは、リアルタイムで文字起こしができるので、効率がよく優秀な機能です。
しかし、文字起こし専門サービスと比べると、句読点の精度や誤字脱字が多いなど粗が目につきます。
より効率を上げた文字起こしをしたいのであれば、文字起こし専門サービスを利用しましょう。
クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE(サクスクライブ)」は、文字起こしから編集・校正、データ管理まですべて完結させられます。

また、文字起こし専門サービスならではの句読点や漢字変換の精度の高さには定評があります。
Teamsのトランスクリプションでは少し物足りない、という方はぜひ専門サービスを試してみてください。

まとめ

Teamsではリアルタイム文字起こしができる、トランスクリプションという機能があります。
会議中にメモを取ったり、これまでの話の内容を把握できたりすることなどがメリットです。
議事録作成の手間も大幅に削減できるので、仕事効率化のために活用しましょう。
より精度の高い文字起こしを希望するのであれば、SACSCRIBEなどの文字起こし専門サービスを利用がおすすめです。
Teamsの文字起こしに不満がある場合は、文字起こし専門サービスも検討してください。

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