Teamsで会議をしていると、参加者の環境も様々で、相手の音声が聞き取りにくいことがあります。特に社外の相手との会議の場合、注意を促しにくかったり、そのたびに会議をさえぎることもできなかったりで、聞き取れないまま会議が進行してしまうのは避けたいところです。
そのようなときの対処法として、字幕を表示させるという方法があります。音声が聞き取りづらくても、字幕であれば発言者の意図を読み取りやすくなりますし、字幕を表示させることによって、発言者が聞き取りやすく発言するよう遠回しに促せるという付随効果もあっておすすめです。
この記事では、Teamsの字幕機能の使い方や議事録の作成を簡単にする文字起こしの方法について解説します。
Teamsで字幕を表示させる方法
Teamsでの字幕は、「ライブキャプション」という機能で表示できます。
まずは、会議画面の右上にある設定「･･･」をクリックして、「ライブキャプションをオンにする」を選択してください。
この設定だけで、会議画面の下部に発言がリアルタイムで表示されます。しかし、標準では英語の設定になっているので、日本語で話しても英語で表示されてしまいます。（翻訳ではなく、日本語の音に近い英語が表示されるだけです）
日本語表示にするには、キャプション欄の右上にある「･･･」をクリックします。
「音声の言語を変更する」を選んでください。
音声の言語は日本語以外にも、中国語やイタリア語・オランダ語など34種類あります。日本語を選択すれば、発言が自動で日本語表示されます。
Teamsをスマートフォンで使用する場合の字幕表示
Teamsでは、スマートフォンのアプリでも字幕表示が可能です。
スマートフォンアプリでは、画面の下部に表示される「･･･」から「ライブキャプションをオンにする」をタップします。
ライブキャプションをオンにすると、自動で発言が字幕表示されます。
上の画像を見ればわかるように、英語で字幕が表示されています。パソコン版では設定で日本語に変換できましたが、スマートフォン版では言語の設定ができませんので注意しましょう。
Teamsの字幕から文字起こしできる？
せっかく字幕が表示されるなら、このデータを利用して議事録用の文字起こしに使えないかと考える方は多いのではないでしょうか。
しかし、ライブキャプションはあくまで字幕表示なので、会議が終わったら自動的にデータが破棄されます。
そのため、Teamsで会議の内容を文字起こしするには、「トランスクリプション機能」を使う必要があります。
会議画面の右上「･･･」から、「トランスクリプションを開始する」を選んでください。（＊この機能は職場または学校アカウントのみで使用可能です）
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
トランスクリプションも標準では英語表示なので、先ほどと同じように日本語に設定します。設定が完了すると、画面の右側に文字起こしした内容が表示されます。
出典：Microsoft「Teams 会議でのライブ トランスクリプションの表示」
Teamsで字幕を表示させる際の注意点
ここでは、ライブキャプションを利用する際の注意点について解説します。
ライブキャプションは自分の画面のみ
ライブキャプションをオンにしたときに、字幕が表示されるのは自分の画面のみです。他の参加者の画面には字幕が表示されないので、それぞれの参加者が設定をする必要があります。
字幕は記録されない
先ほども説明しましたが、ライブキャプションはあくまで字幕なので、履歴などが保存されることはありません。
文字起こしをしてデータを保存したいのであれば、「トランスクリプション」を利用しましょう。
会議が終了するとオフになる
ライブキャプションは会議が終了すると自動でオフになります。次の会議ではオフになっていて字幕は表示されないので、再度ライブキャプションをオンにしましょう。
オンライン会議の内容を文字起こしする際のポイント
次に、オンライン会議の内容を文字起こしする際、その精度をあげるためのポイントについて解説します。
良質な音声環境を確保する
音声のクリアさと騒音の少なさは、文字起こしの精度に大きな影響を与えます。マイクやスピーカーの適切な配置、静かな部屋での会議、背景ノイズの低減などが重要です。
マイクは質の高いものを
会議参加者が適切なマイクを使用することで、音声のクリアさが向上します。ノートPCやスマートフォン内蔵のマイクよりも、外部マイクを使用することで質が向上します。
話者にはっきりと発声してもらう
参加者がはっきりと発話することは文字起こしの品質向上に寄与します。ゆっくりとしたペースで話し、早口を避けるようにしましょう。
専門用語や固有名詞の提供
会議中に使用される専門用語や固有名詞は、自動文字起こしツールが認識するのが難しい場合があります。これらの用語や名詞は事前に登録等しておくことで、正確な文字起こしが期待できます。
オンライン会議ツールの選択
使用するオンライン会議ツールの品質も重要です。ツールが音声の品質を損なわないような圧縮を行っているか、また音声の記録機能が適切に機能しているかを確認しましょう。
今回ご紹介したTeamsの他、ZoomやgoogleMeetなども使いやすくかつ音声の質が高いことで知られています。
自動文字起こしツールの使用
自動文字起こしツールを使用する場合、高精度なツールを選択し、設定やカスタマイズオプションを活用して精度を向上させることができます。
より高い品質が求められる場合は専門業者に依頼を
より高い精度が求められる場合は、専門の文字起こしサービスを利用することも検討してみてください。プロの文字起こし担当者が手作業で取り組むことで、高品質な文字起こしを提供してもらえます。
編集と校正
自動文字起こしツールを使用する場合でも、最終的な文字起こしの品質を保つために、内容の編集と校正を行うことをおすすめします。
その場合、次に紹介するSACSCRIBE（サクスクライブ)のように、自動で文字起こしされた画面上でそのまま編集や校正ができるサービスの利用が便利です。
議事録作成には自動文字起こしサービスがおすすめ
Teamsを使えばトランスクリプションで文字起こしが可能ですが、データの保管や文章の編集などを効率的に行うのであれば、文字起こし専用サービスがおすすめです。
クラウドを利用した自動文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ)」は、クラウド上で起こした文章の編集・校正からデータ管理まで、幅広い機能を使用できます。
特に校正機能は、ショートカットキーで再生・巻き戻し・早送り・保存ができるようになっています。AIにより精度よく文字起こしできますが、校正機能を充実させることにより、文字起こし後の編集も効率的です。
初回の1時間分は無料で文字起こしができます。また、有料プランは業界最安水準です。スタンダードプランでは1分につき約9.1円で利用できます。まずは、お気軽に無料体験をお試しください。
タンダードプランでは1分につき約9.1円で利用できます。まずは、お気軽に無料体験をお試しください。
まとめ
Teamsでは「ライブキャプション」という機能を利用すると、字幕表示が可能です。標準では英語の設定になっているので、日本語に変更してから利用しましょう。
ライブキャプションは字幕表示するだけで、字幕データを保存はできません。議事録などにデータを利用したいのであれば、トランスクリプション機能で文字起こしが可能です。
より効率よく議事録作成などの作業を進めたいのであれば、自動文字起こしサービスがおすすめです。手間がかかる議事録作成の作業を減らして、スムーズに仕事をしましょう。
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