会議に議事録作成はつきものですが、会議の内容次第でその手間も変わってきます。会議の規模、目的、方法によってまとめ方も変わってくるため、議事録を作成する担当者には悩みの種です。
そこで今回は議事録を作成するときに効率化するポイント、文字起こしをスムーズに進めるコツを解説します。また、議事録を作成するサービスについても紹介しますので、ぜひ最後まで読んでいってください。
何のために議事録は作成するのか
そもそもなぜ会議や講演会の議事録が必要なのでしょうか。議事録を作成する目的は、「会議の内容を整理し、意思決定を明確化すること」にあります。
議事録をまとめることで会議内での議題と発言、話し合いの経緯をわかりやすくでき、同じ職場内で情報共有しやすくなります。客観的に決定事項をまとめる必要がることから、箇条書きを使用して簡潔に書くことも求められるでしょう。
議事録を効率的に作成するには
議事録を効率的に作成するために、必要なポイントを紹介します。
会議を録音している前提で解説しますので、議事録作成の参考にしてください。
録音は静かな環境で行う
まず議事録を作成するには、ICレコーダーなどを使用して録音するのが有効です。録音はなるべく余計な雑音を少なくし、静かな環境で行うことが大事になります。
会議は外の音が入らない密室、音の響かない空間で行いましょう。録音の際も反響音があると正確な録音が難しく、後で聞き返した際に聴き取りにくくなる恐れがあります。
Web会議の場合は実際の会議の場とは違った音の広がりがあるため、可能ならマイク付きのヘッドセットなどを利用したほうがよいでしょう。また、Web会議の場合は、同時に録音ツールやリアルタイム文字起こしツールの起動もしてください。
複数人で同時に話すと録音が聴き取りにくくなる
次に録音する場合には同時に数人で話すと、声が重なって聴き取りにくくなります。後で文字起こしツールを利用する場合にも、声が重なっていると音声認識の精度が著しく低下してしまいます。
言葉が飛び交うような会議は滅多にないことですが、一人ずつ発言するよう促しましょう。話が煮詰まってきたらタスクやまとめについて、議題毎に振り返るのも有効です。
録音して後で聞き返しながら、議事録を作成する前提で会議も進めるよう意識します。どうしても言葉が重なってしまう場合は、自分でメモも取りましょう。
議事録はどのくらいの内容にするのか
会議の議事録はどのくらいの内容にまとめるのか、そのまとめ方によっても議事録の作成方法は変わります。要点だけをまとめるのか、誰がどのような発言をしたのか表記するのか、それとも箇条書きのシンプルな形でいいのかなどです。
要点だけをまとめるのであれば、重要な内容をメモしつつ、後で録音した内容を聴き返して照合すれば問題ありません。箇条書きについても同様で、会議と議事録の内容に齟齬が生じないようにすればよいでしょう。
シンポジウム形式のものを議事録にする場合、誰がどのような発言をしたか明記する必要があります。この場合には録音した音声を聴き返し、発言者と内容がズレないように注意しなければなりません。
まとめる内容によって省略できる作業があれば、簡略化したほうが効率化できるでしょう。
自分なりにまとめやすいテンプレートを作成する
議事録の作成にフォーマットを用意している会社もあります。フォーマットが決まっている場合は、自分なりに内容をまとめやすいテンプレートを作成するのがおすすめです。
あまり項目が多すぎると混乱するので、何分に、誰が、どのような発言をしたか程度で問題ありません。後で議事録を作成するためにまとめるだけですから、フォーマットの形に合わせてテンプレートも作りましょう。
重要な部分がわかるようになれば、後は録音した内容をピンポイントに聴き返すだけで十分です。自分なりにまとめやすい形を探してみてください。
議事録作成にも便利なツール｜SACSCRIBE
議事録を作成する際、音声を聴き返しながら書くよりも文字起こしツールを利用したほうが効率的です。そこで利用したいのが、文字起こしツールのSACSCRIBEです。
SACSCRIBEは法人向けのブラウザ型文字起こしツールで、アカウント共有もできるので、情報共有が容易に行えます。録音したデータをアップロードすれば、後はワンクリックするだけの簡単操作も魅力です。
話し手の表記がわかりにくい点はややデメリットですが、音声を聴きながら校正もできるので、議事録作成も進めやすいでしょう。PCやスマホ・タブレットでも利用できるので、あらゆる場面で使用しやすいツールです。
まとめ：議事録作成は余分な作業を簡略化することが大事
会議の議事録作成は音声を聴き返しながらでも大変な作業ですから、可能な限り簡略化することが効率化には重要です。議事録作成ツールも世の中には多いですが、毎月多額のコストが掛かることからおすすめしにくい部分もあります。
コストを掛けずに議事録を作成するなら自力で行うべきですが、本記事で紹介した通り、ポイントを押さえて行うことが重要です。自分で議事録を作成するのであれば、文字起こしツールなどで音声をテキスト化してみましょう。
音声をテキスト化するだけで議事録作成は大幅に効率化されるはずです。