【議事録作成】会議中・録音時に聞き取れない場合の原因と対応策

会議中に話が聞き取れずに困った経験はありませんか?

特に自分が議事録を作成する立場の場合、議事録が書けなくなってしまうと心配になるでしょう。

この記事では、会議中や録音時に音声が聞き取れない原因と対策について解説していきます。

会議中に聞き取れない場合

会議の発言が聞き取れないのにはいくつか原因があります。

まずは部屋の広さや騒音など、環境に原因がある場合。また、声が小さい、滑舌が悪い、早口すぎるなど、話す人に原因がある場合。丁重にお願いすることはできますが、話し方の癖というのは修正が難しいところでもあります。

更に、文章を書くときは理路整然としているのに、会話となると不正確な言葉を使ってしまう人が多いことも、聞き取りづらい・理解しづらい原因の一つになっています。

そんな会議中の場面で聞き取れないときには以下のような対応策があります。

会議中に聞く

聞き取れなかったところ・意味が分からないところは会議中に聞いてしまうのが一番です。

隣の人に聞いてもいいですし、挙手して本人に聞いても大丈夫です。

日本では発表の場合、終わってから質問をするのが一般的ですが、海外の人との会議では発言の途中でその都度質問します。

自分の言葉で確認する

自分の理解に自信が持てないときは、自分なりにまとめた内容を確認してもらうという方法があります。

議事録作成を担当しているなら、メモを箇条書きで作成し、プロジェクターや画面共有で映してその場で確認してもらうと、会議のまとめ(ラップアップ)にもなるのでおすすめです。

会議の途中で発言がよく分からないときにも、「~ということですか?」と聞き直すことで内容を確認することができます。事前に議事録を作成する旨伝えておくと協力を得やすくなります。

オンラインの音声が悪くて聞き取りにくいときや、英語の会議などで十分に理解できていないときにも役立つ方法です。

リモート会議で聞き取れない場合

リモート会議などマイクを使用する場面では、マイクや回線状態が原因で音が聞こえづらいという場合があります。

オンライン会議は音声に頼る部分が大きいので、マイクの音量や雑音などの不具合はなるべく調整してもらいましょう。

また、複数の人の声がかぶって聞き取れない場合には、相づちや質問などのルール(挙手やチャットなど)を決めるとスムーズになります。

WEB会議システムによっては書き起こしツールを提供しているものもあるので、議事録の参考にするといいでしょう。

予備知識があまりない場合

話についていけないのというも言葉が聞き取れない原因になります。業界用語などもあり、専門的な仕事の話は予備知識がないと理解できません。

新入社員や着任してすぐの人が議事録を作成する場合は、事前の予習が必要です。

前回の議事録を読むほか、アジェンダ(議題)を読んで分からない点や討議されそうなことを先輩や担当者に聞いて説明してもらうといいでしょう。

録音して後で聞き直す場合

議事録を全発言の一問一答形式で作成する場合は、メモを取ろうとしても間に合いません。その場合は録音して後で文字に起こします。

全部の発言を記録する必要がなければ、要点をまとめた議事録を作成するのが適切です。この場合は会議で理解した内容を書くのが基本的な作成方法ですが、予備として録音もしておくと分からなかったところを後で聞き直すことができます。

録音する場合でも会議の席上でメモを取ることは必須です。特に「誰が言ったか」と概要をメモしておくと、録音を聞くときに理解しやすくなります。

録音の性能

録音した音声はその場で聞くよりも聞き取りづらいため、録音の性能が重要です。

スマホの録音アプリでもとりあえず録音できますが、会話を聞き取るにはICレコーダーが適しています。

会議を録音するなら、ステレオ録音・無指向性のタイプがおすすめです。ノイズカット機能やゆっくり再生する機能が付いているものもあります。

大きな会議室で録音する場合は距離が遠いと音が小さくなるので、複数のICレコーダーか会議用マイクを使うといいでしょう。

メインスピーカーの前に置くなど、マイクの場所も重要です。できれば早めにセッティングしてテストすることをおすすめします。

文字起こしをする場合

録音を聞きながら文字起こしをするのは、細かな点まで記録できるのがメリットですが、時間と手間がかかるというデメリットがあります。

会議の録音を文字起こしするなら、外注するか、自動文字起こしを利用するのがおすすめです。

自動文字起こしは音声データからAIが自動で文字起こしをするサービスで、画面操作だけで短時間のうちに文字起こしができます。

「SACSCRIBE(サクスクライブ)」はクラウド型の自動文字起こしサービスです。また、そのままSACSCRIBE上で編集・校正もできて、議事録の作成まで一気に進めます。スピードと効率が重要な議事録作成に適した文字起こしサービスになっています。

議事録作成は会議の重要な仕事

議事録作成は会議における重要な仕事の一つです。

会議で聞き取れないと「自分だけかな?」と遠慮する気持ちが働きますが、きちんと確認することも議事録作成の仕事のうちと割り切りましょう。

対面で聞き取れないものは録音だと余計聞き取りづらくなるので、録音していても、会議の席上で内容を確認することが重要です。

もう一つの議事録作成のポイントは、早く議事録を作成して、参加者の記憶が新しいうちに確認してもらうことです。

参加者に修正や追加をしてもらうことができるので、細かな点に時間をかけるよりも、迅速に作成することを心掛けるといいでしょう。

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