会議は複数の意見が交錯するため、ファシリテーターの役割が重要です。
しかし、慣れていないと議論の収集がつかなくなって、結論が出ずに終わるケースもあります。
そこで今回は、ファシリテーターのコツや、必要な能力について解説します。
ファシリテーターのコツは入念な事前準備
上手に会議を進めるには、会議のルール作りやアジェンダの配布などが欠かせません。
ここでは、ファシリテーターに必要な事前準備のコツを解説します。
発言のルールを作る
会議は多くの人が参加し、それぞれに思ったことを発言します。発言に関して制約がないと意見がまとまらないため、建設的な議論をおこなえるようにルールを作りましょう。
- 些細なアイディアでも発言する
- 他人の意見を否定しない
- 他人の発言を途中で遮らない
- だらだらと話さない
これらはグランドルールと呼ばれ、参加者全員が議論の前提として知っておき、守るためのルールです。
過不足のないアジェンダを作る
アジェンダとは、会議の議題や目的・全体の流れなどを記載した書類です。
事前にアジェンダを配布することで、参加者は事前準備ができ、議論が深まります。また、会議時間を認識させ、終了時間を守らせる役割もあります。
ただし、アジェンダを細かく作り込み過ぎると、議論の余地が減ってしまい、最初から結論ありきになってしまいます。
経験豊富なファシリテーターは、アジェンダを過不足なく作成して、議論を促進させます。
会議に必要な設備を準備する
会議の設備は、話し合いの質を左右します。
ホワイトボードを使用すれば、参加者の思考が整理されて、良い意見が出やすくなるでしょう。
規模の大きな会議場では、全員に声が聞こえるようにマイクの準備は必須です。
その他にも、資料を映し出すプロジェクターやパソコンなど、不備がないように事前にチェックしておきましょう。
優秀なファシリテーターが意識する会議のコツ
会議が開始されたら、若手でも発言できる雰囲気づくりや、意見をまとめることがファシリテーターの仕事になります。
ここでは、優秀なファシリテーターが意識する会議のコツを紹介します。
若手でも意見を言える雰囲気を作る
会議はベテラン社員や声が大きい人の、独壇場になってしまうケースがあります。
しかし、ベテランが良い意見を持っているとは限らず、若手も含めて多くの人の意見を聞くことが大切です。
若手や引っ込み思案な人に対して話を振り、誰でも発言しやすい和やかな雰囲気を作りましょう。
全体の意見を集約してまとめる
会議の終盤には、意見を集約して結論を出します。このときに、意見をまとめるのがファシリテーターです。
ホワイトボードに意見を書き出すと、視覚的に情報を整理でき、結論を導き出しやすくなるでしょう。
意見をまとめる際は自分の意見に近いものを選ぶのではなく、議論の流れで優勢だった意見を結論の候補にします。
ファシリテーターは自分の意見を出すよりも、全体の意見を尊重するものだと認識してください。
会議の目的を達成するために誘導する
会議の目的は、基本的に議題に対しての結論を出すことです。しかし、結論を出さないまま終わってしまうケースは多いです。
ファシリテーターは、時間内に結論を出せるように、議論を誘導しましょう。
話が逸れたら本筋に戻す・意見が少なければ参考事例を提示するなど、ゴールへの道筋を示すことが大切です。
ファシリテーターのコツを実行するために必要な能力
ここまで、ファシリテーターとしてのコツを紹介しましたが、最初から上手にこなすのは難しいです。
ここでは、ファシリテーターとして成長するために、身に付けたい能力を紹介します。
的確な質問をする力
ファシリテーターには、意見を引き出すために的確な質問をする力が必要です。
話が上手な参加者は、言いたいことを分かりやすく発言してくれますが、人の前で話すのが苦手な人もいます。
話が上手でない人には、的確な質問をして意見を引き出しましょう。
ただし、矢継ぎ早に質問をすると、逆に話しにくくなります。相手のペースに合わせて、話しやすい雰囲気を作ることが大切です。
参加者の思考を推測する力
会議が長引くと集中力が途切れたり、疲れが出たりして、いくら質問をしても議論が活発化しない状況になります。
参加者が何を考えているのか推測して、状況に合わせて休憩や意見のまとめをすると、思考をリフレッシュできます。
初心者のファシリテーターは、進行するのに意識がいきすぎて、参加者の雰囲気を感じ取れません。
参加者の集中力や疲労具合を考えて、状況に合わせた進行をするように心がけましょう。
ファシリテーターのコツを知り実りある会議にしよう
優秀なファシリテーターが会議をおこなうと、議論が活性化されて、次々と良いアイディアが生まれます。
ファシリテーターのコツは、入念な準備にあります。会議を仕切るのが苦手な人は、準備に力を入れてみてください。
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