【図解あり】会議室における席次のルール!上座はどこ?

会議で誰がどこに座ってもらうかを決めるには、席次のルールを覚える必要があります。
席次のルールを知らずに席を決めてしまうと、目上の人に相応しくない席に座らせてしまい失礼に当たることもあります。
そこで今回は、席次の基本的なルールや上座・下座について、分かりやすく図を使って解説します。

会議室における席次のルール、上座はどこ?

ここでは、なぜ席次があるのか、上座と下座とは何かについて解説します。

なぜ席次があるのか

ビジネスだけでなく、多くのシーンで着席場所には順序があります。
学生の頃は席次について指摘されることはほとんどなく、社会人になると意識する場面が増えるので、面倒に感じる方も多いのではないでしょうか。
しかし、席次が一般的なルールやマナーとして定着しているのには意味があります。
それは、年配者や目上の人を敬ったり、お客様をもてなしたりする気持ちが込められているからです。
席次のルールは面倒に感じてしまうこともありますが、相手も思いやるためだと理解していれば、席次について知ってみようと思えるのではないでしょうか。

上座と下座とは

席次で必ず知っておきたいことは、「上座」と「下座」です。
一番上の席次を「上座」、下の席次を「下座」と言います。上座と下座の基本的なルールは以下の通りです。

上座:入り口から一番遠い席、目上の人が座る
下座:入り口から一番近い席、目下の人やお客様を迎える人が座る

テーブルの形や座席の配置により、上座と下座を判断しにくいこともありますが、上記が基本的なルールとなります。

上座と下座の起源は、日本家屋にある「床の間」に由来します。
床の間とは和室などにある掛け軸や壺を飾るような、一段高くなっているスペースのです。
床の間は室町時代に造られるようになり、桃山時代から江戸時代にかけて現代の形になりました。
身分の高い人が訪れた際は、一段高くなっている床の間に座ってもらいもてなしたことが上座の由来となっています。

会議室での席次とは?上座はどこ?

席次や上座の意味を知ったところで、ビジネスシーンでの上座はどこかを解説していきます。

机が口の字型の場合

まず、会議室に多いレイアウトである口の字型に机が配置されている場合について解説します。
ロの字型の机では、基本ルールと同じく上座は出入り口から一番遠い席、下座は出入り口から一番近い席となります。
人数が増えたり減ったりした場合でも、基本のルール通りで問題ありません。

進行役や議長がいる場合

会議を行う時は多くの場合、進行役や議長がいます。
議長はもっとも奥の席に座り、上座は「議長に近く、出入り口から遠い席」なります。

応接室で会議をする場合

得意先などと会議をする場合は、会議室ではなく応接室で会議をすることもあります。
応接室は一般的に、出入り口から奥の方に3人掛けの長イスが、出入り口に近い方に1人掛けのイスが置かれています。
これは、席次と同じくイスにも格があるからです。
長イス(ソファー)の方が、一人掛けのイスよりも格が高いとされています。そのため、お客様には長イスに座ってもらい、自社の社員は手前側の一人掛けのイスに座ります。

円形机の場合

四角い形状の机の他に、参加者の顔が見渡しやすい円形机が置かれていることもあります。円形机の場合も同じく、入り口から遠い席が上座です。

会議室以外の席次のルール

ビジネスシーンでは、会議室以外にも席次の知識が必要になることがあります。ここでは、会議室以外の席次のルールを解説します。

タクシーの場合

駅から得意先までの移動などで、上司とタクシーに乗る機会は多くあります。タクシーにも上座・下座があるので覚えておきましょう。
タクシーに限らず自動車では、運転席の後ろが上座です。続いて、助手席の後ろ、後部座席中央、助手席の順となります。

新幹線の場合

遠方の得意先を訪問する際は、新幹線を使うこともあります。2列席の場合は窓側が上座です。3列席の場合は、窓側が上座、続いて通路側、中央の順になります。

会議室の席次以外にも議事録など準備は盛り沢山

ここまで席次について解説してきましたが、いろいろなケースがあり覚えるのが大変です。
しかし、会議では席次以外にも議事録をどうするかなど、多くのことを考えなくてはなりません。
そのため、手間を減らせるところは少しでも自動化することが大切です。

例えば、クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE(サクスクライブ)」を利用すれば、音声ファイルの自動で文字起こしができます。
また、文字起こしをしたデータは、SACSCRIBE上で編集・校正が可能です。
音声データと文字データの管理もできるため、議事録の作成に必要な機能が揃っています。
会議の準備で通常の仕事が進まないことも多いので、自動化をして少しでも手間を減らしましょう。

まとめ

会議では目上の人は上座に座り、下座には目下の人やお客様を迎える側が座ります。
基本的なルールは、ドアから一番遠い席が上座、一番近い席が下座です。
ただし、テーブルの形や座席の配置などにより変わることもあるので、臨機応変に対応しましょう。
また、タクシーや新幹線にも上座・下座があるので、会議室以外でのケースにも対応する必要があります。
会議の準備は、席次決め以外にも議事録をどうするかなど決めることが多くあります。
文字起こしソフトを利用するなど、自動化を進めて少しでも手間を減らしていきましょう。

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