社会全体で働き方が見直され、時間効率が意識される中、会議の進め方に無駄が多いと感じる人は多いのではないでしょうか。
実際に、時間だけ長い会議や何も決まらない会議など、効率的とは言えない会議がいまだに蔓延しています。
今回は、会議の無駄をなくし効率よく進める方法や、円滑な会議の流れについて解説します。
時間を無駄にする会議の進め方5選
ここでは、会議でよくある時間を無駄にする進め方について、悪しき例として5つ紹介します。
定例会の落とし穴 惰性で会議を開催している
定例会議だからと言って、議題もないのに会議を開催すると、意味のない話し合いになり時間を無駄にします。
会議を開催すると仕事をしている感じが出るので、上司に対するアピールなどになるかもしれませんが、参加する側にとっては時間を浪費するだけです。
会議の目的は議題について話し合い結論を出すことです。会議を開くこと自体が目的とならないように注意しましょう。
コミュニケーションに重きをおくのであれば、いっそのこと完全な雑談タイムとして、いかに効率よくコミュニケーションを図れるかを意識して会を開催するほうが良いでしょう。
終了時間を設定していない
会議の終了時間を設定していないと、結論を先延ばしにして、だらだらと議論が続いてしまいます。
日本は先進7か国の中で労働生産性が最下位となっていますが、時間を区切り、集中して仕事をしないことが影響しているとされています。
会議では、終了時間を意識して、短い時間で質の高い議論をしましょう。
事前の準備不足
会議の成否は、事前準備にかかっていると言っても過言ではありません。
会議前には、日時や資料だけでなく、議題についてもあらかじめ参加者に共有しておくようにしましょう。会議が始まってから議題を知らされても、すぐに案が出るわけではありません。事前にある程度考えをまとめておくことで、建設的な意見交換が可能になります。
参加者の選定を間違えている
会議には参加する必要が無い人が呼ばれることがあります。
「漏れがあってはいけない」
「あの人の知識も必要になるかも・・」
「参加者を増やした方が情報共有にもなる」
などと、むやみに参加者を増やしてしまうのも考えものです。
議題と関わりが薄い人を呼んでも、有益な発言をするのは難しく、「参加する意味が無かった」というネガティブな反応だけが残ります。
必要最低限の人数で、効率よく話し合うようにしましょう。
会議の回数が多すぎる
会議の回数が多くなりすぎるのも問題です。事前に共有するレジュメでは、何を話し合うかだけでなく、何を決めるかについても確定しておくことが大切です。
会議を開催する前に、本当に会議で話し合うべきことなのか、自分や上司の権限で決定できる内容なのか、などを確認するようにしましょう。
会議を無駄にしない効率的な進め方
ここでは、会議を効率的に進める方法について解説します。
会議以外の方法を活用する
会議の議題が多いと、それだけで長時間にわたる話し合いになってしまいます。
意見を交換する場所は、会議だけではありません。
ビジネス向けのコミュニケーションツールを活用するなどして、オンライン上で解決できることもたくさんあります。
すべてを会議という場で決めようとしないで、より効率的な方法が他にないか模索してみましょう。
ホワイトボードを使用する
会議室にホワイトボードは設置してあるが、あまり使ったことがないという場合もあるでしょう。
ホワイトボードを使用すると以下のようなメリットがあります。
・議題が明確になる
・議論の流れを把握できる
・結論を共有できる
話を聞いているだけでは、なかなか頭に残りません。
そこでホワイトボードを使用して視覚的にも頭に入るようにすると、会議の質が劇的に向上します。
すぐに取り組めることなので、ぜひホワイトボードを使ってみてください。
オンライン会議の場合も、ツールによっては画面共有が可能なものもありますので、代用として検討してみてください。
必ず結論を出す
会議では必ず結論を出すようにしましょう。
会議は話し合うことが目的ではなく、議題を解決することが目的です。
会議では賛成意見も反対意見も出るので、最終的にあいまいになって結論を出さないことがあります。
それでは、せっかくの話し合いが無駄になってしまうので、必ず結論を出しましょう。
時間を無駄にしない会議の流れ
ここでは、実際に会議をスムーズに行うための流れについて解説します。
事前準備
会議の前には事前準備をして、参加者の認識を統一しておきましょう。
事前準備で参加者に連絡する内容は以下の通りです。
・開催日時
・開催場所
・議題
・参加者
特に議題を共有しておくことが大切です。
参加者が事前に考えをまとめるためにも、なぜその議題を話し合うことになったのか、などの経緯もつけ添えておくといいでしょう。
司会が主導権を持って進行する
実際に会議が始まったら、司会役の人が主導権を持って進行しましょう。
司会役は会議の冒頭に、本日の議題と終了時間を全員に伝えます。これにより、〇時までに結論を出そう、という認識ができるので時間を意識して話し合いを進められます。
話し合い中のコツ
議論が活発になってきたら、その場をコントロールするためにも、司会者は以下の点を意識します。
・雰囲気を和ませる
・発言を肯定する
・意見を分かりやすくまとめる
司会者がすべてを意識するのは大変なので、もちろん参加者にも協力してもらって問題有りません。
議事録を配布する
会議が終了したら、素早く議事録を作成して紙やメールなどで配布します。
参加者は議事録を読み直すことにより、記憶を定着させ、決定した内容を実行しやすくなります。
議事録の作成でも無駄をなくす
議事録は記憶が新しいうちに配布すると効果的なので、議事録を作成するスピードが大切です。
しかし、会議に時間を取られてしまって、普段の業務が進んでいないということもあります。
そのため、議事録は文字起こしを自動化するなどして、効率化を図りましょう。
文字起こしの自動化には、クラウド文字起こしプラットフォームの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」がおすすめです。
SACSCRIBEは、シンプルな設計になっているので、音声データのアップロードから文字起こしまで直感的に操作可能です。
また、SACSCRIBE上で文字起こししたデータの編集や校正もできます。クラウド上に作成したデータを保存しておけるので、いつでもダウンロードしてメール等で配布が可能です。
まとめ
会議を無駄なく進めるには、終了時間を決めておく、事前の準備で参加者の意思統一をしておく、必ず結論を出すなど、いくつかのコツがあります。
会議の円滑な進め方を知らないと、時間がかかるばかりでなく、結論が出なくて会議をした意味までなくなってしまいます。
貴重な時間を無駄にしないためにも、会議以外の方法も活用しながら、事前準備をしっかりすることが大切です。
また、会議の後はスピーディーに議事録を作成して配布するようにしましょう。議事録の作成には、自動文字起こしサービスのSACSCRIBEがおすすめです。