アジェンダは、会議の進行をスムーズにして、深い意見を聞き出せるなど、多くのメリットがあります。
しかし、普段からアジェンダを作成している人でも、必須の記載項目やルールを知らない人も多いです。
この記事では、アジェンダの書き方のポイント5選や、アジェンダを作成するメリットについて解説します。
アジェンダの書き方のポイント5選
アジェンダは会議の進行をスムーズにするために、必要な内容を漏れなく記載し、参加者に事前に共有することが大切です。ここでは、アジェンダの書き方のポイント5選を紹介します。
必要な内容を漏れなく記載する
アジェンダを作成する際は、記載するべき項目に漏れがないようにしましょう。
漏れがあると参加者が会議の目的や場所などを把握できず、意味のないアジェンダになってしまいます。
アジェンダに記載するべき項目は以下の通りです。
- 会議の目的：（例）業務効率化のための定例会議
- 開催場所と日時
- 会議の参加者
- 具体的な議題：（例）人員配置の変更による作業Aの効率化について
- 議題ごとの時間配分
最低限必要な内容は以上の通りです。会議の内容に応じて、必要な項目を付け加えてください。
参加者に共有して認識を統一しておく
アジェンダを作成したら、参加者にメールなどに添付して共有しましょう。
共有すれば参加者が事前に議題について考えられて、深い議論ができるためです。
参加者が事前に考えをまとめていると、沈黙する時間が少なくなり、スムーズに会議を進められるでしょう。
議事録を意識した項目にする
アジェンダは、議事録の作成に役立つ項目を記載しましょう。
会議後は決定事項を再確認するために、議事録の作成が欠かせません。アジェンダの内容を議事録に流用できれば、作成にかかる時間を短縮可能です。
例えば、会議の目的や日時はそのまま議事録に記載できます。アジェンダにメモ欄を作り議論をメモしておけば、要点を絞るだけで議事録が完成するでしょう。
アジェンダを作成する際は、議事録の作成を見据えて、作業を効率化してください。
簡潔に記載する
活発な議論を促したいからといって、アジェンダに長々と説明や補足情報を入れるのは好ましくありません。
長文のアジェンダは参加者が読む気をなくして、重要なポイントも把握できなくなってしまうためです。
箇条書きや表などを活用して、誰が見ても簡潔で、必要な情報が記載されているアジェンダを作成しましょう。
時間配分を記載する
アジェンダには、各議題の時間配分を記載します。
参加者に時間を意識してもらい、予定時間通りに会議を終わらせるためです。
しかし、実際の会議は予定通りにはいかないものです。
時間配分通りに進めようとすると、議論を中断してしまい結論が出ない可能性があります。
議論が活発なときは時間を長めにして、意見が少ないときは早めに切り上げるなど臨機応変に対応しましょう。
アジェンダを作成するメリット
アジェンダを作成すると、会議の目的が明確になり、議論の内容が濃くなるなどのメリットがあります。ここでは、アジェンダを作成するメリットを紹介します。
中身のある議論ができる
アジェンダを作成して事前に共有すれば、参加者は議題に対する意見を考えられます。
その結果、参加者がそれぞれの立場からの意見を明確に伝えられて、中身のある議論ができるでしょう。
会議の参加者には、その場で上手に意見を考えて伝えるのが苦手な人もいます。
事前にアジェンダを共有していないと、話すのが上手な人の意見だけが目立ってしまい、偏った結論になるケースがあります。
全員が意見を考えて上手に伝えられるように、必ずアジェンダを事前に共有しましょう。
スムーズな進行で終了時間が守られる
日本の企業の会議は、だらだらと長時間続けて、時間通りに終わらないといわれています。
会議が長引く理由としては、時間配分がされていない・終了時間が決められていないなどが挙げられます。
アジェンダで各議題の時間配分や終了時間を明記しておけば、全員が時間を意識してスムーズな進行ができるでしょう。
会議が時間通りに終了すれば、通常の業務に影響が出ることも防げます。
会議の目的を明確になる
アジェンダを作成すると、会議の目的が明確になり、ゴールを見失わなくなります。「売上増のためのキャンペーン内容を決定する」など、全員が目的を理解していれば、ゴールに向かって議論ができるためです。
会議の目的は、主に以下の5種類があります。
- 情報共有
- 意見交換
- アイデアを出し合う
- モチベーションを向上させる
- 意思決定をする
上記の目的を参考にして、何のための会議なのかを考えてアジェンダを作成してください。
会議後は素早く議事録を配布しよう
会議後は、早い段階で議事録を配布しましょう。
参加者が会議の決定事項を部署内で伝達して、社内での意思統一ができるためです。
議事録を素早く作成するには、文字起こしサービスがおすすめです。
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