議事録の作成は、コツを覚えてしまえば、それほど難しい作業ではありません。
しかし、議事録作成に慣れていない人は、何から始めたらいいのか分からないのではないでしょうか。
この記事では、新人が議事録を上手に作成するコツや、素早く作成する方法を紹介します。
新人が議事録を作成するコツ
議事録の作成に慣れていない新人は、まずコツを覚えることが大切です。
ここでは、新人が議事録を上手に作成するコツを紹介します。
会議が終わったらすぐに作成を開始する
議事録は会議が終わり、記憶が鮮明に残っているうちに作成しましょう。
メモが抜けてしまった箇所があっても、記憶をもとに補完できるので、情報の漏れが少なくなります。
また、議事録を早いタイミングで配布すると、参加者の記憶にも内容が残っていて、決定事項を遂行しやすくなります。
当日中に作成・配布するのがベストですが、遅くても翌日までには完了させるといいでしょう。
5W1Hを意識する
読みやすい文章の議事録を作るには、5W1Hを意識することが大切です。
- When：いつ（開催した日時）
- Where：どこで（開催した場所）
- Who：誰が（参加者）
- What：何を（会議の議題）
- Why：なぜ（会議の目的）
- How：（会議の内容）
これらの項目を意識して盛り込むようにすれば、読み手が会議の概要を正確に把握しやすい議事録を作成できます。
もしも、5W1Hを明確にできない場合、メモの漏れが発生している可能性があるので、責任者に確認するといいでしょう。
PREP法で構成を組み立てる
PREP法とは、説得力のある内容にするための、文章の組み立て方です。
- Point＝結論
- Reazon：理由
- Example：具体例
- Point：結論
議事録の最初と最後に結論を記載することで、何を伝えたいのかが明確になります。
また、結論に至った理由と具体例を付け加えて、説得力を出します。
PREP法は議事録だけでなく、さまざまなビジネス上の文書に活用できます。
情報を取捨選択する
新人が議事録を作成すると、情報の重要度の判断ができずに、すべての情報を記載してしまいがちです。
すべての情報を記載すると、議事録が無駄に長くなり、内容も薄くなります。
情報を取捨選択して、重要度の高いものだけ記載しましょう。
重要度の判断ができない場合は、くれぐれも独断では決めてしまわず、会議の責任者や上長に相談して、どれを記載するか決めてください。
新人が議事録を素早く作成するコツ
議事録の作成は、他のコア業務に集中するためにも、スピード感が大切です。
ここでは、新人が議事録を素早く作成するコツを紹介します。
フォーマットを使用する
何もない状態から議事録を作成すると、何から記載していいのか分からず、時間が掛かってしまいます。
議事録にはフォーマットがあるので、自社の過去の議事録を参考にしましょう。
過去の議事録がない場合は、先ほど解説した5W1Hの項目に沿って作成してください。
会議を録音する
新人は会議の内容を素早く理解するのは難しく、メモに漏れが発生します。
漏れを防ぐには、スマートフォンなどで会議を録音するのがおすすめです。ただし、録音機器の持ち込みを禁止している会社・会議もあるので、事前に上司に確認してください。
録音したデータは、文字起こしアプリを使用すると、自動でテキスト化されます。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、直感的に使えるUIを搭載しています。文字起こしサービスを使用するのが初めての新人でも、時間を掛けずに操作可能です。
新人は議事録以外にも覚える仕事はたくさんあるので、議事録作成を効率化して、コア業務に集中しましょう。
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議事録は何のために作成する？
議事録を作成する目的は、以下の通りです。
- 関係者に会議の内容を共有する
- 記録を残して後から内容を確認できるようにする
- 決定事項を共有して行動に繋げる
- 会議の決定事項の責任者を明確にするため
新人が目的を理解せずに議事録を作成すると、意味のない内容になってしまいます。議事録がなぜ必要なのか理解して、目的を満たせる内容にすることが大切です。
新人は議事録のコツを覚えよう
新人が初めて議事録を作成する場合は、5W1Hを意識して、PREP法を活用すれば、読みやすく説得力がある内容になります。
議事録は、漏れを無くすために、記憶が残っている早い段階で作成することがコツです。
SACSCRIBEなどのAI文字起こしサービスを利用すれば、議事録の作成にかかる時間を短縮して、他のコア業務に集中できます。
まずはコツを覚えて、議事録の作成に慣れていきましょう。
