ミーティングでは内容を忘れないように、メモを取るのが基本です。
しかし、後から読み返すと重要な部分が抜けて、何を書いたのか分からなくなることもあります。
この記事では、重要な内容を逃さずにメモを取る方法や、メモから効率的に議事録を作成する方法を解説します。
ミーティングで上手にメモを取る5つの方法
ミーティングや会議などで話をした内容は、覚えているつもりでも、あまり頭に残っていないものです。
ここでは、ミーティングで上手にメモを取る方法を紹介します。
①メモのスタイルを知る
メモを取る際は、ノートなどにそのまま書き連ねることが多いですが、効率的にメモをする方法は複数あります。
コーネル式
コーネル式は1940年代に、アメリカのコーネル大学で考案されたノート術です。
コーネル式ではノートを、以下の3つのエリアに分けます。
- ノートエリア：一般的なメモと同じように話の内容を記録する
- キーワードエリア：ノートエリアに記載した内容に対する疑問やコメントなど
- サマリーエリア：ミーティングの重要な部分をまとめとして記入する
コーネル式のポイントは、ミーティングでインプットした内容をすぐにアウトプットできる点です。
通常はメモを残すインプットのみですが、サマリーエリアで「まとめ」を作成することによりアウトプットをして頭に定着させます。
ミーティングで決めた内容を忘れずに実行できるため、話し合いが無駄にならず生産性を上げることが可能です。
アウトライン式
ミーティングや会議では、事前に議題を共有しているケースがほとんどです。
事前にノートに議題を記載しておき、議題の下に話をした内容を書いていけば、まとまりがあるメモを作成可能です。
例
議題
- 〇月の営業方針について
- 販売強化商品について
- 重点顧客について
このようにアウトラインを記載しておけば、会議中にノートの構成を考える必要が無くなります。
②記号や略語を活用する
ミーティングでは話者の話をそのまま書き写すと、ペンやタイピングの速度が間に合わなくなります。
そこで、略語や記号を使用して、メモに書く文字量を減らすと便利です。ミーティングで活用できる記号や略語は以下の通りです。
| 記号・略語 | 意味 |
| P | 社長 |
| B | 部長 |
| J | 課長 |
| SL | 営業部 |
| MTG | ミーティング |
| DM | ダイレクトメール |
| 〆 | 締め切り |
| ＠ | 場所 |
| appt | 約束 |
| B/K | 銀行 |
| REQ | 要請 |
記号や略語を使用すると、筆記が早くなるだけでなく、ノートのスペースに余裕が生まれてすっきりした見た目になります。ぜひ活用してください。
③5W1Hを意識して正確に記載する
メモを取る際に5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を記載すると、内容があやふやにならず、どう行動すればいいのか明確になります。
例えば、「来週、部長と同行訪問する」とだけメモを取ると、「どこで」が抜けてしまっているため、忘れてしまう可能性があります。
常に5W1Hを意識してメモを取れば、重要な情報が抜けることを防げるでしょう。
④頻出単語を辞書登録する
パソコンを使ってメモを取っている場合は、単語登録機能（ユーザー辞書）が便利です。
登録すると役に立つ会議やビジネス用語は以下の通りです。
| かぶ | 株式会社 |
| よろ | よろしくお願いいたします |
| おつ | お疲れさまです |
| あり | ありがとうございます |
| ふぃ | フィードバック |
| メール | 自分のメールアドレス |
| ひき | 引き続きよろしくお願いいたします |
| ごつ | ご都合いかがでしょうか？ |
その他、同僚の名前や業界用語なども登録しておくと、効率的にタイピングできます。
⑤文字起こしソフトウェアを利用する
ミーティング中は話に集中するために、メモを取りたくないという方もいます。
そのような場合は、ミーティング中に音声を録音して、後から文字起こしをするのがおすすめです。
しかし、音声を聞きながら文字起こしすると時間がかかり、効率的ではないので、文字起こしソフトウェアを使用しましょう。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE」は、アップロードした音声を自動で文字起こしが可能です。
文字起こしした文章はサービス上で編集でき、議事録の作成もできます。
ミーティングで話した内容すべてが文字起こしされるため、重要な話を聞き漏らす心配もありません。
会議中は話に集中して、後から文字で確認したい方は、文字起こしソフトウェアを利用しましょう。
ミーティングのメモから議事録を作成する流れ
続いては、ミーティング中のメモから、効率的に議事録を作成する流れを解説します。
散らばった話をまとめる
会議中は話が飛んで、しばらくするとまた元の話に戻ることがよくあります。
そのまま議事録を作成すると、議事録も話が飛んでしまうため、まずは散らばった話を内容ごとにまとめましょう。
話の内容ごとにまとめると、参加していなかったメンバーも理解しやすくなり、認識の齟齬を防げます。
簡潔な文章に修正する
話した内容をそのまま議事録にすると、冗長な文章になり読み手が疲れてしまいます。
日本語として成り立っていない部分や不要な言葉は削除して、簡潔な文章に整えましょう。
箇条書きや表などを活用すると、読みやすい文章になります。
議事録に必要な情報を追加する
文章を整えたら、最後に議事録に必要な以下の情報を追加します。
- 表題
- 場所日時
- 出席者
- 決定事項
- 次回の予定
これで議事録が完成します。
メモを活用すれば、議事録作成に必要な時間を短縮できて生産性が向上します。
ミーティングでは、記号や単語登録機能を使い効率的にメモを取り、重要事項を漏らさないようにしましょう。