議事録のメモの取り方で困っていませんか？
- 議事録のメモが追いつかない！
- メモを取るには取ったがぐちゃぐちゃ過ぎて読めない！
- 一部が脱落していて記憶もない！
- 議事録用のメモをパソコンでと思ったがタイピングが間に合わない
これらはすべて、議事録用のメモが、会議の進行に追いついていない、間に合っていないことによるものです。
どうしてこんなことになるのか、その原因と対策、また、効率よくメモを取るためのコツもご紹介します。
議事録のメモが追いつかない原因
議事録のメモが追いつかないのには以下の理由があります。
メモのスピードが遅い
メモを書くスピードが遅いと、会議のやりとりに付いていけません。すべてを書こう、丁寧に書こうとしすぎるのも問題で、メモではある程度省略して要点のみを書いていく必要があります。
会議の内容が理解できない
業界用語やこれまでの経緯を知らないと、そこにつまづいてメモの手が止まってしまうことがあります。知っている言葉に比べて、知らない言葉を書き記すのには時間がかかります。意味を理解しようとしている間に話がどんどん先に進んでしまいます。
メモを取るのはパソコン？ 手書き？
議事録のメモは、パソコンと手書きのどちらがいいのでしょうか？ それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。
議事録用のメモをパソコンで取るメリットとデメリット
議事録をワードやエクセルで作成するなら、その後のことも考えてメモもパソコンで入力するのが効率的です。議事録と同じソフトを使うか、「メモ帳」アプリなどに入力していきましょう。
タイピングが得意な人であれば、手書きよりはるかに多くの情報量をメモとして残せますし、字が汚すぎて読めないといったことも起こりません。
一方で、タイピングが遅い人やパソコン操作が不慣れな人は、想定外の出来事に対応できず、メモもない、会議の内容もまったく頭に入っていないという最悪のケースも考えられます。
議事録用のメモを手書きで取るメリットとデメリット
キーボード操作に不慣れで手書きの方が早いという人は、手書きした方がストレスなくメモが取れるでしょう。枚数に余裕のあるノートに書くか、大きめの紙を用意すると便利です。
手書きの場合、直感的にメモを取れるのがメリットです。関連する話題を線や矢印でつなげたり、会議の流れをフリーハンドで立体的に表現することができます。
手書きの弱点は、パソコンに比べて入力に手間がかかること、書いた人以外が読みづらくなってしまうことなどが挙げられます。
スマートフォンはどうか
スマホの入力が一番早いという人は、スマートフォンを使うという方法もあります。PCと連携できるアプリを使うと議事録にする際も連携が楽にできます。
但し、会議中のスマホ操作は会議に集中していないという印象を持たれてしまうため、事前に説明をしておくとよいでしょう。また、会議中に電話がかかってくるなどしてメモが取れなくなることなども想定されますので、対策は十分にしておきましょう。
議事録のメモを素早く取るコツとは
議事録のメモを早く取るにはコツがあります。
何をメモするかを意識する
会議の内容のすべてをメモしようとすると、パソコンでも手書きでも追いつくのは困難です。メモを取るのが遅れてしまい、遅れを取り戻そうとして肝心な部分が抜けてしまっては元も子もありません。
議事録作成に重要な以下のポイントを意識してメモを取るのがコツです。
- 決定事項
- アクション (TO DO)、期限・担当
また以下の項目は、議事録を作成する際にメモがないと困ります。その場で確認してメモしておきましょう。
- 日付や数値などの数字（単位も忘れずに！）
- 誰がその発言をしたか
メモをスピードアップする方法
会議の参加者や議題など、前もって分かる情報を入力しておくと、当日は会議の内容のメモに集中できます。
アジェンダにこれらの情報が書かれているのであれば、しっかりと頭に入れておき、そのまま利用するかコピーしておきましょう。
議事録のフォーマットを使えば、項目名などが入っていて入力が簡単になります。ない場合は、過去の議事録のファイルから本文等を削除すればテンプレートの出来上がりです。
また、固有名詞などよく出てくる言葉は単語登録するか、手書きの場合はルールを決めておいて略して書くと時間の短縮になります。
議事録のメモが追いつかない場合の対策
「議事録のメモが追いつかない！」場合に取れる対策があります。
会議の内容を予習しておく
会議の議題に詳しくない場合、内容が頭に入りにくく、メモを取るのにも苦労します。ポイントだけならその場で確認できますが、会議でイチから教えてもらうのは無理。
そんな時は、会議前に担当者や先輩などにどんな話が出るか聞いて予習しておくと、当日話を理解しやすくなります。会議に出やすい特殊な用語なども、主なものだけでも頭に入れておくと、メモも取りやすく、略語などもあらかじめ決められて好都合です。
手分けをする
参加者として議論に加わるとなると、話している間や考えている間はメモの手が止まってしまいます。
議題ごとにメモを取る担当を決めておいたり、担当者が発言している間は他の人がメモを取るなどルールを決めておくと、引き継ぎがスムーズにできます。
メモを見せながら書く
会議室のスクリーンやWeb会議の画面などにメモを映して、全員に見せながら書くという方法も効果的です。Teamsの「メモを取る」などが使用可能です。
メモを見せることで、メモを書き終えるまで発言を待ってもらえたり、間違いがあればその場で指摘を受けられたりとメリットがあります。
反面、会話が遅くなるため活発な議論の場には向きません。
このまとめ方は、結論やTO DOを記した簡単な議事録を作成するのに適しています。会議の最後には議事録を見ながらラップアップ（まとめ）ができます。
録音
メモが追いつかないときは、会議を録音して後から聞き直すという方法もあります。正確な議事録を求められる場合はこちらがおすすめです。
ICレコーダーのほかスマホアプリでも録音可能です。
後から確認できるのが大きなメリットですが、音声なので全部聞くと会議と同じだけ時間がかかる点には注意が必要です。
また録音の際には、録音する旨をひと声断っておくといいでしょう。
メモに頼らない議事録作成
録音した音声データを使い、メモに頼らずに議事録を作成する方法もあります。
音声から文字起こしをすれば、会話の内容が文字になるので、議事録のためのメモは不要です。会議では内容の理解に専念できます。
人力で文字起こしをするのは手間や時間がかかるというネックがありますが、AIによる自動文字起こしならほかの仕事をしながら数十分待つだけでOKです。
「SACSCRIBE（サクスクライブ）」はクラウド型の文字起こしサービスです。音声データから自動で文字起こしをします。
また、そのままSACSCRIBE上で編集・校正もできるので、スピーディーに議事録を作成することができます。
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