議事録のメモが追いつかない! 原因と対策、高効率なメモの取り方を解説

議事録のメモの取り方で困っていませんか?  

・議事録のメモが追いつかない!

・メモを取るには取ったがぐちゃぐちゃ過ぎて読めない!

・一部が脱落していて記憶もない!

これらはすべて議事録のメモが会話のやりとりに追いついていないのが原因です。

どうしてこんなことになるのか、その原因と対策、効率よくメモを取るためのコツをご紹介します。

議事録のメモが追いつかない原因

議事録のメモが追いつかないのには以下の理由があります。

メモのスピードが遅い

根本的な話ですが、メモを書くスピードが遅いと、会議のやりとりに付いていけません。丁寧に書こうとしすぎるのも問題で、メモではある程度省略して要点のみを書いていく必要があります。

話がなかなか理解できない

業界用語やこれまでの経緯を知らないと、そこにつまづいてメモの手が止まってしまいます。知っている言葉に比べて、知らない言葉を書き記すのには時間がかかります。意味を理解しようとしている間に話が先に進んでしまうこともあります。

メモを取るのはパソコン?手書き?

議事録のメモはパソコンと手書きのどちらがいいのでしょうか? それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

パソコン

議事録をワードやエクセルで作成するなら、その後のことも考えてメモもパソコンで入力するのが効率的です。議事録と同じソフトを使うか、「メモ帳」アプリなどに入力していきます。

タイピングが早い人であれば手書きよりはるかに多くの情報量をメモとして残せますし、字が汚すぎて読めないといったこともありません。一方でタイピングが遅い人やパソコン操作が不慣れな人は、想定外の出来事に対応できずメモどころではなくなってしまうこともあります。

手書き

キーボード入力より手書きの方が早い人は、手書きした方がストレス少なく充実したメモが取れるでしょう。ノートに書くか、大きめの紙を用意すると便利です。

手書きの場合、直感的にメモを取れるのがメリットです。関連する話題を線や矢印でつなげたり、会議の流れをフリーハンドで立体的に表現することができます。

手書きの弱点は、パソコンに比べて入力に手間がかかること、書いた人以外が読みづらくなることなどが挙げられます。

スマートフォン

スマホの入力が一番早いという人はスマートフォンを使うという方法もあります。PCと連携できるアプリを使うと議事録にするのが簡単です。

但し、会議中のスマホ操作は会議に集中していない印象を与えてあまり感じが良くありません。ひと声掛けてから始めるといいでしょう。

議事録のメモを素早く取るコツとは

議事録のメモを早く取るにはコツがあります。

どこをメモするか

すべてを取ろうとするとメモが追いつかず、大事な部分が抜け落ちたりする原因になります。

議事録作成に重要な以下のポイントを意識してメモを取るのがコツです。

・決定事項

・アクション (TO DO)、期限・担当

また以下は議事録を書くときにメモがないと困ります。その場で確認してメモしておきましょう。

・日付や数値などの数字(単位も忘れずに!)

・誰がその発言をしたか

メモをスピードアップする方法

会議の日時・参加者や議題など、前もって分かる情報を入力しておくと、当日は会議の内容のメモに集中できます。

アジェンダにはこれらの情報が書かれているので、そのまま利用するかコピーしておきましょう。

議事録のフォーマットを使えば、項目名などが入っていて入力が簡単になります。ない場合は過去の議事録のファイルから本文等を削除すればテンプレートの出来上がりです。

また、固有名詞などよく出てくる言葉は単語登録するか、手書きの場合は略して書くと時間の短縮になります。

議事録のメモが追いつかない場合の対策

「議事録のメモが追いつかない!」という場合に取れる対策があります。

予習

新入社員や着任してすぐの人は、話が理解できなくてメモを取るのに苦労します。ポイントだけならその場で確認できますが、会議でイチから教えてもらうのは無理。

そんな時は、会議前に担当者や先輩にどんな話が出るか聞いて予習しておくと話を理解しやすくなります。会議に出やすい特殊な用語なども主なものだけでも事前に理解しておくと当日あわてなくて済みます。

手分けをする

参加者として議論に加わるとなると、話している間や考えている間はメモの手が止まってしまいます。

議題ごとにメモを取る担当を決めておいたり、担当者が発言している間は他の人がメモを取ると決めておくと、引き継ぎがスムーズにできます。

メモを見せながら書く

会議室のスクリーンやWeb会議の画面などにメモを映して、全員に見せながら書くという方法も効果的です。Teamsの「メモを取る」などが使用可能です。

メモを見せることで、メモを書き終えるまで発言を待ってもらえたり、間違いがあればその場で指摘を受けられたりとメリットがあります。

反面、会話が遅くなるため活発な議論の場には向きません。

このまとめ方は、結論やTO DOを記した簡単な議事録を作成するのに適しています。会議の最後には議事録を見ながらラップアップ(まとめ)ができます。

録音

メモが追いつかないときは、会議を録音して後から聞き直すという方法もあります。正確な議事録を求められる場合はこちらがおすすめです。

ICレコーダーのほかスマホアプリでも録音可能です。

後から確認できるのが大きなメリットですが、音声なので全部聞くと会議と同じだけ時間がかかる点には注意が必要です。

また録音の際には、録音する旨をひと声断っておくといいでしょう。

メモに頼らない議事録作成

録音した音声データを使い、メモに頼らずに議事録を作成する方法もあります。

音声から文字起こしをすれば、会話の内容が文字になるので、議事録のためのメモは不要です。会議では内容の理解に専念できます。

人力で文字起こしをするのは手間や時間がかかるというネックがありますが、AIによる自動文字起こしならほかの仕事をしながら数十分待つだけでOKです。

「SACSCRIBE(サクスクライブ)」はクラウド型の文字起こしサービスです。音声データから自動で文字起こしをします。

また、そのままSACSCRIBE上で編集・校正もできるので、スピーディーに議事録を作成することができます。

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