書記は、会議の内容を正確に記録して、決定事項を参加者に実行させるために欠かせない役割です。
メモに漏れが発生したり、内容の理解が不正確だったりすると、問題が発生する可能性があります。
今回は、会議で書記をする際のコツ5選や、議事録作成のポイントなどを解説します。
会議で書記をする際のコツ5選
会議で書記として正確に記録を残すには、「記号や略語の活用」や「責任者との事前打ち合わせ」などのコツがあります。
ここでは、会議で書記をする際のコツ5選を紹介します。
パソコンを利用する
素早く記録を残すには、手書きよりもパソコンに入力した方が有利です。手書きとタイピングの一般的なスピードは以下の通りです。
- 手書き：1分間に約50文字
- タイピング：1分間に約70文字
タイピングは入力する人のスピードにも左右されますが、タイピングの方が1.4倍ほど早くなっています。
書記をする際はパソコンを利用する方が効率的ですが、会議中にパソコンの画面ばかりに集中していると、他の参加者に不快感を与える可能性があります。
会議にも参加しつつ、上手に記録を取るようにしましょう。
略語を使う
聞き手が話を理解しやすいスピードは、1分間に300文字といわれています。アナウンサーが原稿を読むスピードと同じです。
話者が喋った内容をそのまま記録すると、タイピングの上級者でなくては追いつけません。
話のスピードに追い付くには、以下のような記号や略語を使うのがコツです。
| 略語・記号 | 意味 |
| MTG | ミーティング |
| CF | 参照（confer） |
| EX | 例えば（example) |
| w/ | 〇〇と一緒に |
| ＠ | 場所 |
| GP | グループ |
| nx | 次（next） |
| RFQ | 見積り依頼（request for quotation） |
これらの略語や記号は一般的に使われていますが、メモの段階では自分にだけ理解できる略語で記載しても問題ありません。
文字数を少なくして、メモに残すスピードを少しでも早くすることを意識しましょう。
漢字を少なくひらがなを多用する
漢字は画数が多く筆記に時間がかかるため、ひらがなを多く使うとスピードが上がります。
タイピングの場合でも、漢字への変換に時間がかかり時間をロスします。
漢字を使用しないと読みづらくなりますが、議事録を作成する際に修正すれば問題ありません。
ボイスレコーダーを活用する
会議の内容をボイスレコーダーで録音すれば、重要な部分を漏らさずに記録できます。携帯電話の録音アプリを利用しても問題ありません。
書記としてメモを取っていると、普通に会議に参加するよりも集中力を使うものです。長時間の会議では、集中力が途切れてメモを忘れる箇所も出てきます。
ボイスレコーダーを活用すれば、いつでも会議内容を把握できるため、必要以上にプレッシャーを感じず書記に専念できます。
事前に責任者と内容を打ち合わせる
会議ではアジェンダ（議題やスケジュールをまとめた書類）を作成して、話し合う内容を共有するのが一般的です。
議題や会議の流れを知っていれば、メモを取りやすくなります。
事前の指示が「営業会議を行う」など具体的な内容が分からない場合は、会議の責任者と打ち合わせをして、議題を確認しておきましょう。
会議終了後に書記が議事録を共有するコツ
書記は、会議終了後にメモを元にして議事録を作成します。
ここでは、議事録を作成するコツを紹介します。
スピーディーに作成する
議事録は会議終了後、なるべく早いタイミングで共有するのが鉄則です。
参加者の頭に会議の内容が残っているうちに共有することにより、決定事項を覚えやすく、その後の行動にも差が出ます。
議事録を共有する際は、紙に印刷して配布すると非効率でスピードも遅くなります。メールや情報共有ツールを利用するといいでしょう。
参加者に共有する前に責任者に確認してもらう
議事録を作成したら、共有する前に責任者に確認してもらうことが大切です。
会議中は話すスピードに追い付こうと、慌ただしくメモを取っています。討論内容に対して、理解の違いや誤字や脱字が発生しやすい状況です。
会議の参加者に取引先など外部の人がいる場合、議事録のミスにより思わぬ損失が発生する可能性もあります。
ダブルチェックをしてミスを減らすために、会議の責任者に確認してもらってから共有しましょう。
書記が議事録を素早く作成するコツは文字起こし
会議中のメモから議事録を作成する工程で、最も時間がかかるのは文字起こしの作業です。
文字起こしをする際は専用ソフトを使用すると、作成時間を短縮してスピーディーに議事録を共有できます。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、ボイスレコーダーなどで録音したデータをアップロードするだけで、自動で文字起こしが完了します。さらに、文字起こししたテキストは、SACSCRIBE上で編集可能。
SACSCRIBEで文字起こしをして浮いた時間は、より重要なコア業務に集中できます。
初回の1時間分の文字起こしは無料で利用できるため、まずはお試しで使ってみてください。