会議で議事録の作成を指示され、こう思ったことはありませんか？
「議事録って本当に必要？」
「忙しいのに議事録なんて面倒くさい」
議事録は、なぜ必要なのでしょうか？
実は、議事録がないと会議の意味が半減するといっても過言ではないくらい、議事録には会議の効率を高める効果があります。
議事録の持つ重要な機能について解説します。
会議の議事録はなぜ必要？
会議は関係者が集まり、議題について情報交換し議論・決定する場です。関係者それぞれの観点を持ち寄り、総合的に検討することに意義があります。
ただ、話をするだけでは以下のような結果になりがちです。
「結論が分からない」
「それで結局、誰が何をするの？」
会議をやりっ放しで終わらせず、次のアクションにつなげる役割を担うのが議事録です。
議事録の必要性には主に以下の4点があります。
議事録で結論・内容を確認
議事録の第1の必要性は、会議の結論や内容の確認です。
主な議論内容や結論をまとめて議事録を作成したら、参加者に確認してもらいます。
これにより、会議の内容を同じように理解しているかを確認し、違う点があれば誤解や理解のズレを速やかに解消することができるのです。
「言った」「言わない」のトラブルを回避するのにも役立ちます。
「会議の結論が食い違う」を解決
なぜ議事録で確認する必要があるのでしょうか？
それは、参加者それぞれが理解している会議の内容や結論には差があるからです。
言い違い・聞き違いもあれば、前提となる知識の差もあり、またそれぞれの立場によって別の解釈をしているということも珍しくありません。
会議の最後に結論を確認していない会議では、結論や次のアクションの理解が食い違ってしまうこともあります。これでは会議をした意味がありません。
議事録を確認することで、このような理解の食い違いを防ぐことができるのです。
議事録で会議の内容を共有
議事録の第2の必要性は、会議の内容の共有です。
議事録を確認することで、会議の内容を再確認でき、合意内容や懸案事項などについてコンセンサスを深められる効果があります。
「会議の効果がすぐ薄くなる」を補強
なぜ議事録で改めて共有する必要があるのでしょうか？
それは、人の認識や記憶は変わりやすいからです。会議の記憶はその瞬間から変化していき、こんなことが起こります。
・会議では理解したつもりが、後から思い返すとよく分からない
・記憶が薄くなって曖昧・覚えていない
・間違って思い込む
放っておくと会議の合意や結論はうやむやになってしまうのです。
学習では復習によって記憶が定着すると言われています。議事録で会議の内容を再認識することで、合意を確かなものにすることができます。
参加していない関係者にも共有
議事録を使えば、会議に参加していない人にも会議の内容を共有することができます。
会議の欠席者や不参加の関係者にも、議事録を転送することでそのまま内容を伝えることが可能です。
伝言ゲームのような情報の間違いや、思惑で歪んで伝わることがなく、関係者が全員同じ情報を共有することができます。
会議後のアクションが明確
議事録の第3の機能は、会議を受けて実行すべき仕事が明確になることです。
議事録には、会議で決まったアクションの内容のほか、担当・期限も明記します。
議事録で明確になっていないと、会議で決めた通りに実行されないという結果につながります。誰も自分が担当だと思わない、または都合良く解釈して勝手に進めるなど。
議事録で「To Do」を明記し、更に次回の会議のときにはその結果をレビューすると、会議の成果が上がるようになります。
プロジェクトや事業の記録
議事録の第4の必要性は、プロジェクトや事業などの記録です。
過去のプロジェクトの振り返りなど、途中経過を確認したいときに、議事録は数少ない整理された資料になります。
ビジネスを取り巻く環境など状況は常に変化し、関係者の記憶もそれに応じて変化してしまっています。
議事録があると過去の経緯を時系列で客観的に把握することができます。
議事録で会議を効率化するには？
会議の議事録はなぜ必要かを、議事録の四つの必要性から解説しました。
会議をしても結論も合意も曖昧というのでは、会議をした意味が激減してしまいます。
議事録作成は手間に感じますが、議事録で会議を振り返ることで、会議自体を効率化することができるのです。
但し、議事録を発行するのに時間が経ってしまうと、ほとんどの効果はなくなってしまいます。
議事録はスピードが命です。関係者の記憶が新しいうちに会議内容と次のアクションを確認することで、議事録の効果が発揮されるのです。
「議事録を作る時間がない！」という場合には、録音して自動で文字起こしをするという方法があります。
クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ）」では音声から自動で文字起こしが可能。SACSCRIBE上で編集・校正もできて、議事録がスピーディーに作成できます。
「会議後にはすぐ議事録」を徹底して会議を効率化してください。