議事録は、会議の内容を共有するために欠かせないものです。
しかし、議事録作成に慣れていないと、何を書いたらいいのか分からず、内容が薄くなってしまいます。
この記事では、議事録の書き方を例文を使って解説します。この記事を読めば、初めてでも質の高い議事録を作成できますので、ぜひ参考にしてください。
議事録の書き方の例文
ここでは、議事録の書き方をイメージしやすいように、具体的な文例を紹介します。
議題：新商品の販売促進について
日時：5月1日 13:00～15:00
場所：大会議室
出席者：〇〇部長、〇〇課長、〇〇係長、〇〇主任、〇〇
決定事項：
・5月中に全得意先を訪問して新商品を直接PRする
・訪問した際にユーザーへの同行PRをお願いして、6月中に一人2件以上実施する
議論内容：
・季節性商品のため、早い段階でのPRが必要
・チラシや言葉だけでは伝わりにくいので、ユーザーへ直接PRできる機会を増やす
・新商品は使用できる業種が多く、すべての得意先にPRすると効果が上がる見込み
保留事項：
・新製品発売キャンペーン実施の有無
・販促活動の一環で展示会に出展してのPR
次回までの課題：
・得意先の反応の取りまとめ
・類似商品の販売価格や販売数量を調査する
次回の予定：6月1日 13:00～15:00
議事録の書き方のコツ
議事録を作成するときは、事前に構成を考えて、数字を意識した内容にすると質が上がります。
ここでは、議事録の書き方のコツを紹介します。
事前に議事録の構成を考える
会議が始まる前に、日時や場所・参加者など事前に分かっている項目は記載しておきます。
また、議事録には上記の例文集のように、決定事項や議論内容・次回への課題など、必ず記載すべき項目があります。
この項目に沿ってフォーマットを作成しておくと、議論の内容に沿って埋めていくだけで議事録を作成可能です。
数字を意識する
会議の中で出てくる数字は、重要なことが多いです。
例えば、目標売上数量〇個・前年売上高の〇％増・経費を〇％削減、などです。この数字を間違えると、会議で取り決めた内容がまったく違うものになってしまいます。
議論の中で数字が出てきたら、絶対に間違えないようにしましょう。また、数字の部分は、忘れずに議事録に記載してください。
箇条書きを活用する
議事録を最後まで読んでもらうには、読み手の気持ちを考えることが大切です。
文章ばかりの議事録では、読むのが面倒になり、途中で離脱してしまいます。
ところどころに箇条書きを入れると、読み手が飽きずに目を通してくれます。
その他にも、図表を挿入するなどして、最後まで見る人を飽きさせない工夫をしましょう。
会議を録音する
会議中は議事録作成のためにメモを取りますが、話すスピードが早かったり、長い会議だと集中力が途切れたりするケースがあります。
重要な部分を聞き逃すと、議事録の意味が無くなってしまいます。
漏れのない議事録を作成するには、スマートフォンレコーダーなどでの録音がおすすめです。
録音しておけば後から聞き返せるため、会議中は要点だけのメモにとどめ、会議の内容に集中することができます。
録音した音声データは、文字起こしサービスを利用すれば、自動でテキストデータに変換できます。
あとは、事前に用意していたフォーマットに、テキストデータを移すだけで議事録が完成します。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、サービス上で編集・校正や、データの管理が可能です。
初回の1時間は無料で文字起こしができるので、お気軽に試してみてください。
議事録に関するよくある疑問点
議事録を作成していると、敬称の有無や訂正の方法など、不明点が出てきます。
ここでは、議事録に関するよくある疑問点について解説します。
敬称は付けるべき？
社外の人が会議に参加している場合は、敬称は必須です。
社内の人だけが参加する会議では、敬称は省いても問題ありません。ただし、敬称を省いていると分かるように、以下のように「敬称略」を記載しましょう。
参加者（敬称略）：〇〇、〇〇、〇〇、〇〇
参加者が多い会議では、敬称を付けると見づらくなります。ケースに応じて敬称略を活用して、読みやすい議事録にしてください。
送信後に議事録を訂正する場合はどうする？
議事録は会議終了後、なるべく早く作成して配布するものです。しかし、急いだがゆえに、内容の間違いに気づかず送信してしまうこともあります。
送信後に議事録を訂正する場合は、訂正内容を上長など会議の責任者に確認してもらい、速やかに再送信しましょう。
ただし、誤字や脱字などの軽微なミスは、修正が不要の場合がほとんどです。内容に関する記載ミスの場合は、訂正しましょう。
例文集を参考にして議事録の書き方を学ぼう
議事録は文例集を参考にして、書き方を学ぶことが大切です。
議事録を作成するコツは、事前に構成を作成する・数字を意識する・箇条書きを活用するなどがあります。
重要な記載事項を漏らさないためには、録音することも大切です。
録音したデータは、SACSCRIBEなどの文字起こしサービスを利用して、効率的に議事録を作成しましょう。