オフィスワークで無駄だと思う業務を聞いたアンケートを見ると、必ずといって良いほど上位に登場するのが会議と資料作成です。
「一日中ずっと会議……」
「資料が多くて残業続き」
つまり、会議と資料作成のムダを削減すれば、仕事をぐっと効率化できるということです。
この記事では、会議・資料作成のムダを削減し、業務を効率化するアイデアを紹介します。
会議時間を減らすアイデア
会議は増える。そう感じることはありませんか？
参加する会議が増える原因の一つが、コンセンサスを重視すると会議の人数が必要以上に膨らむことにあります。
会議は他の仕事にあてるはずの時間を奪う上に、参加者×時間×時間当たり人件費という莫大なコストがかかる金喰い虫でもあります。
参加者は最小限に見直す
会議の人数を増やさないためのアイデアが、会議のコストを意識して「参加者は最小限」とすることです。
会議の参加者は議論に必要な人のみとし、情報を共有したい人には議事録を送ると時間コストが節約できます。
幅広いテーマを扱う会議なら、内容ごとにパートを分けて参加者を絞るのもアイデアです。
会議の時間を守る
会議の時間を短縮するためには、会議を1時間や30分間など集中力が続く時間に設定し、時間を厳守するのがアイデアです。
そのためにはアジェンダで議事予定を共有し、進行を管理すると効果的です。
会議の中身を効率化するアイデア
「何のための会議か分からない」会議もたくさんあります。貴重な時間を費やすなら、効率化して仕事が進む会議にしましょう。
目的・議題を明示する
会議の成果を出すには、会議の目的・ゴールを参加者が共有して議論に参加することが重要です。
そのためには、会議を招集するときに必ずアジェンダ（議題・議事予定）を明記するというアイデアがあります。
配布資料も事前に送り、参加者には読んで準備してくるように求めるといいでしょう。会議を話し合いの場にすると貴重な会議の時間を有効に使えます。
議事録作成を効率化するアイデア
会議の議事録作成も時間がかかり効率化したい仕事の一つです。
ただ、議事録がないと結論があいまいになり会議の意味がなくなるので、議事録で確認することは欠かせません。
議事録の形式にとらわれない
参加者が確認するのが主な目的の場合は、議事録の形式にこだわる必要はありません。
会議の最後にホワイトボードや画面共有で結論をまとめ、その場で確認するのが簡単でかつ効果的な確認方法です。
Excelなどで管理表を作って更新する方法や、発表資料やスクショの活用などのアイデアもあります。
文字起こしを活用する
詳細な発言を記録する議事録の場合は、文字起こしの活用というアイデアがあります。
会議を録音して文字にするので、メモを元に文章にする二度手間を避けられるのがメリットです。
会議中の書記も必要なくなります。
さらに自動文字起こしなら、AIが音声から自動で文字起こしをするので、多くの時間や労力を掛けずに発言を文字にすることが可能。
おすすめはクラウド型の自動文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ）」です。文字起こしをした後、そのままSACSCRIBE上で編集・校正ができるので、詳細な議事録が手軽に作成できます。
資料作成を減らすアイデア
次はもう一つの無駄と感じる仕事である資料作成を減らすアイデアです。
必要な資料を作るのは大事な仕事ですが、誰も使わない資料を作るほど無駄なことはありません。
必要な資料か見直す
月次資料などは繰り返すうちに詳細になっていく傾向があります。必要な内容をどんどん追加していくためです。
しかし資料が多くなると、作成の作業量が増えるだけでなく、読み込むのも大変になります。
ひと手間かかりますが「必要な資料か？」「この項目は使うか？」を定期的に見直すといいでしょう。
会議資料ならA4用紙1枚と分量を決めるのもアイデアです。
資料作成を効率化するアイデア
資料作成では事務の効率化を意識してスピードアップを図りましょう。
入力項目にドロップダウンリストを設定する、ショートカットキーや辞書登録を活用するなどもアイデアです。
入力項目を減らす
同じデータを何回も入力するのは無駄と感じる作業です。
入力項目を減らすアイデアとしては、複数の表を一つにまとめたり、ほかのファイルを参照する式を入れたりすることができます。
マクロを組む、RPA（ロボットによる業務自動化）を導入するという方法もあります。
集計は自動にする
担当者から提出された資料をまとめる作業は自動で可能です。
ファイルをスプレッドシートやDocsなどで共有すれば、同時に一つのファイルで作業ができ、まとめた表が完成します。
ノウハウを共有する
似たような資料をそれぞれ作っていることもよくあるでしょう。作成した資料はクラウドなどに保存して社内で公開すると作業が楽になります。
既存の資料をベースにして、客先に合わせてカスタマイズするような使い方もアイデアです。
アイデアを集めて仕事を効率化
無駄と感じることが多い2大ポイントである会議と資料作成を改善して仕事を効率化するアイデアをご紹介しました。
無駄な仕事を削減すると、残業時間が短縮できるだけでなく、やりたい仕事や利益に貢献する仕事に取り組めるようになります。
時間やコスト削減という目的を共有し、職場のほかの人を巻き込んで仕事の効率化を進めてください。