Teams(チームス)は、WindowsやOfficeソフトなどでおなじみMicrosoft社が開発・提供しているコラボレーションプラットフォームです。チームごと、案件ごとに分かれてチャットができたり、リモートワークに欠かせないWeb会議システムがついていたりととても便利で、活用している企業も多いのではないでしょうか。学校のオンライン授業としてもよく活用されています。
この記事では、そんなTeamsをより便利に活用するためのtipsとして、Web会議のレコーディング(録画)機能と、レコーディングした後の文字起こしについてご紹介します。
Teams会議をレコーディング(録画)する前に確認しておきたいこと
TeamsのWeb会議は誰でもレコーディング(録画)できるわけではないので注意が必要です。機密保持等の理由から「レコーディングしたいのにできない」人が多いのも、Teamsのオンライン会議機能の特徴です。
レコーディング(録画)できない場合には、以下2つのポイントをチェックしてみてください。
Office365の企業向けライセンスを持っていること
Teams会議はOffice365 E1/E2/E5といった大企業向けライセンスか、Microsoft 365 Business BasicやMicrosoft 365 Business Standardといった一般企業向けライセンスを持っているのがレコーディング(録画)の条件になります。
家庭用ライセンスのMicrosoft 365 Personalや、Teams無償版では録画機能が使えず、会議を開く・参加する機能のみ使えるようになっています。
会議画面でどこを探しても「レコーディング」の文字が見当たらない場合は、おそらくこれに該当すると思われます。ライセンスを確認してみてください。
ホストまたはIT管理者が許可したユーザーであること
会議をレコーディング(録画)するには、会議のホストまたはIT管理者が許可したユーザーであることが条件になります。ゲストユーザーだとレコーディング(録画)機能が使えません。
「レコーディング」の文字はあるが、白っぽくなってクリックできない場合はこちらに該当すると思われます。
Teams会議のレコーディング(録画)方法
レコーディング(録画)できる条件さえ整っていれば、Teams会議の録画やダウンロードは簡単です。
レコーディング(録画)はワンクリックで簡単
Teamsの会議をレコーディング(録画)するには、まず上図赤枠①の「・・・」をクリックします。次に「レコーディングの開始」をクリックすると、双方に録音されている旨を伝えるメッセージが流れ、レコーディング(録画)が始まります。
Teams会議の録画データをダウンロードする
録画データのダウンロードができるのは会議のホストか記録者のみです。その他の参加者はダウンロードは行えず、閲覧だけが可能です。
ダウンロードできるユーザーであれば、会議を行ったチームを開き、タブから「ファイル」を選択、録画のデータやアップロードしたファイルが並んでいますので、必要なデータを選択してダウンロードを実行します。
保存期間は21日間で、超過すると自動的に削除されるので要注意です。
会議の録画データの保存形式は.mp4になります。
録音/録画データをSACSCRIBEで文字起こしする
レコーディング(録画)したデータは文字起こしをしておくと、Web会議の議事録を作るときや、蓄積した会議データから目的のデータを探すときに便利です。
自動文字起こしプラットフォームSACSCRIBEはmp3、mp4、 wav、 m4a、 ogg、aac、amrの拡張子の動画・音声データを自動で文字に起こしできるサービスです。Teamsの会議データは.mp4なので、ファイルをアップロードするだけで自動的に文字起こしが始まります。
WEB会議を文字で残して蓄積、ビジネスに活用する
使うためには少しコツがいりますが、機密性が高く、ビジネスや教育現場で活用されているMicrosoft社のTeams。Web会議のレコーディング(録画)と文字起こしができると、会議の内容をデータとして記録・保存でき、振り返りや進捗管理に役立ちます。
SACSCRIBEを併用して、Teamsをこれまで以上にビジネスやオンライン授業に役立ててください。