働き方改革や労働者の意識の変化により、社会全体の残業時間は減少傾向にあります。
しかし、残業時間を減らすだけでは、業務をする時間が足りなくなってしまうため、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、残業を減らすアイデア7選や、残業を減らすメリットを解説します。
残業を減らすアイデア7選！
残業を減らすには、業務のアウトソーシングや残業の事前申請制などの方法があります。
ここでは、残業を減らすアイデア7選を紹介します。
業務をアウトソーシングする
残業を減らす最も簡単な方法は、業務量を減らすことです。
しかし、どの業務も重要で、簡単に削減はできません。そのようなときは、業務のアウトソーシングを検討しましょう。
アウトソーシングの分野は経理や総務が一般的でしたが、最近では営業や採用・人事・製造技術・物流・情報システムなど、さまざまな業務に対応できます。
業務をアウトソーシングすれば残業を減らすとともに、コア業務に集中でき、業績を伸ばしていけるでしょう。
業務効率化を進める
効率が悪い作業をしていても、毎日の仕事で習慣になっていて、気がつくのは難しいものです。
部署や部門別に作業効率を見直して、無駄な作業はないか、効率が悪い作業は無いかをチェックしましょう。
手書きの書類をデジタル化する、業務をクラウド化するなど、アナログで行っている作業は業務効率化しやすいです。
業務効率化に目標を設定する
漠然と「業務を効率化しよう」と考えていても効果は出ないため、目標を設定することが大切です。
「〇〇を実施して残業時間を20％削減する」「週に1回はノー残業デーを実施する」などです。
目標を設定すると、その目標に向かって何を実行すれば達成できるか明確になり、業務効率化の達成スピードが上がります。
残業を事前申請制にする
いつでも残業ができると考えて仕事をすると、ダラダラと作業をして会社にいる時間が長くなってしまいます。
不必要な残業を無くすには、残業を事前申請制にする方法がおすすめです。
事前申請制にすれば、残業をするのにハードルができて、不必要な残業をしなくなります。
36協定を結んでいる場合、月に45時間までの残業は法律で認められています。残業を事前申請制にすれば、社員の残業時間を把握でき、知らないうちに違法な状態になっていた、という状態を防げます。
仕事に時間制限を取り入れる
仕事ができる環境が整っていると、何かと仕事を見つけて残業時間が長くなります。
仕事の内容別に時間制限を取り入れると、強制的に仕事ができない状態になり残業代を減らせます。
- 電話は定時まで（自動で留守電にする）
- 始業時間前と17時以降の会議禁止
- 18時にパソコンをシャットダウン
- 19時に消灯
仕事ができない状態になれば、残業もできなくなります。ただし、業務効率化をしてから時間制限を取り入れないと、社員から不満がでるため注意が必要です。
非効率なマニュアルを更新する
多くの会社では、誰でも同じ仕事ができるようにマニュアルを使用しています。
しかし、マニュアルは一度作成すると安心して、何年も改定が行われないケースが多いです。
IT技術が進み、仕事に活用できるテクノロジーは常に新しいものが登場します。
仕事に活かせる情報をキャッチして、マニュアルを常に効率的な内容に作り変えていきましょう。
会議を効率化する
以前から日本企業の会議は非生産的で、効率が悪いと言われてきました。最近では、会議回数の削減や時間の短縮をする企業も増えてきています。
会議で時間を無駄にしない方法は、次の通りです。
- 会議の進行表や議題を事前に共有する
- 議題ごとの制限時間を設定する
- 必ず結論を導き出す
- 定例会議を廃止して必要なタイミングで会議を開催する
会議が終了しても作業はすべて終わりではなく、議事録を作成しなくてはなりません。
録音したデータやメモ書きから議事録を作成するのは、単純な作業ですが多くの時間を費やします。
録音データから議事録を作成する場合は、文字起こし専用サービスを利用して、作業効率化しましょう。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE」は、音声をクラウド上にアップロードするだけで文字起こしが完了します。
文字起こしされたデータは、編集・校正を行い議事録の体裁に整えるだけ。議事録の作成にかかる時間を大幅に短縮可能です。
初回は1時間分の音声を無料で文字起こしできるため、お気軽に試してみてください。
残業を減らすアイデアを実行するメリット
今回紹介した残業を減らすアイデアを実行すると、残業代の削減や社員の定着率が上がるなどのメリットがあります。
残業代などの経費を削減できる
残業時間を削減できれば、残業代を減らせるだけでなく、電気代などの水道光熱費も減らせます。
業務効率化を伴った残業の削減であれば、売上を維持したまま経費を節約できます。
節約した経費を賞与などで社員に還元すれば、経営者と社員の双方にとってメリットが生まれるでしょう。
社員の定着率が上がる
労働改革や労働意識の変化により、モーレツ社員と呼ばれるような長時間労働を好む社員は減少しました。
残業時間が多い企業は、社員の定着率が悪く、人の入れ替わりが多い傾向にあります。
正社員を一人採用するコストは約100万円とされています。採用後は教育に関するコストも発生します。
社員の定着率が上がれば採用コストが減り、社員も安心して長く働けるようになるでしょう。
残業を減らすアイデアを実行して働きやすい会社にしよう
残業を減らすアイデアには、業務のアウトソーシング化や残業を事前申請制にする・会議を効率化する、などがあります。
会議の議事録を簡単に作成するには、文字起こし専用サービスのSACSCRIBEを利用するのがおすすめです。
残業を減らすと、残業代を含めたさまざまな経費の削減や、社員の定着率が上がるなどのメリットがあります。
残業時間の削減は、経営者にも社員にも良い影響があります。今回ご紹介したアイデアを実践して、働きやすい環境を作ってください。