働き方改革により自宅からWeb会議に参加することが増えてきました。しかし、Web会議ならではの、マナーや注意点があることはご存じでしょうか？
他の参加者に対して失礼に当たることをしないためにも、Web会議のルールを覚えておきましょう。
そこで今回は、Web会議での注意点やマナーを、セキュリティ面や環境面などに分けて解説します。
Web会議のマナーや注意点
ここでは、全般的なWeb会議のマナーや注意点について解説します。
フォーマルな服装を心がける
Web会議は自宅から参加することもあるので、服装がカジュアルになりがちです。ビジネスカジュアルやオフィスカジュアルなど、職場がどのような服装を推奨しているかにもよりますが、普段出社する時の服装を目安にするといいでしょう。
基本的にはジャケット＋ワイシャツがおすすめです。カメラに映る上半身だけ服装を整える方もいますが、資料を取るために立ち上がったりお手洗いに行ったりする可能性もあります。上司や得意先なども参加するWeb会議であれば、印象を悪くしないためにも全身の服装を整えるといいでしょう。
聞き取りやすい話し方をする
通常の会議と違い、Web会議ではマイクを通して会話をするので、はっきりと発音をして聞き取りやすくすることが大切です。
自分は聞き取りやすい状態だったとしても、相手方が聞いている環境ではどのように聞こえているか分かりません。相手の反応を見つつ、伝わっていないようだったらゆっくり話すなどの配慮が大切です。
自分の部署や名前が分かるようにする
会議では事前に配布される資料で、誰が参加するか分かることが多いです。しかし、Web会議の冒頭に自己紹介が無い場合は、名前と顔が一致しないことがあります。
そのため、会議で最初に発言する際は、「〇〇部所属の山田です。」など、自分がどこの所属か分かるようにしてから発言するようにしましょう。
発言のタイミングに注意する
Web会議では発言してから音声が届くまでに、若干のタイムラグがあります。発言の合間を狙って話し出したとしても、タイムラグにより他の人とタイミングが被ることが多いです。
発言が被ってしまったときは、相手に発言権を譲り、相手が話し終わってから自分が喋るようにしましょう。
お互いが強引に話してしまうと、会議がスムーズに進行されずに効率が悪くなってしまいます。
セキュリティ面でのマナーや注意点
Web会議ではセキュリティ面でも気を付ける必要があります。ここでは、セキュリティ面でのマナーや注意点を解説します。
Web会議システムのセキュリティの強さを確認する
Web会議システムに必要なセキュリティは以下の通りです。
・暗号化機能
暗号化機能とは、インターネット上で通信する情報を暗号化して、情報漏洩や改ざんを防ぐ機能です。
・IPアドレスの指定など入室認証機能
IPアドレスとは、パソコンなどネットワーク上の機器に割り振られる住所のようなものです。IPアドレスごとに入室を許可できる機能があれば、関係者以外の入室を防げます。
上記の2つの機能があれば最低限のセキュリティは確保可能です。その他には、会議資料を部外者に見られないようにするなど、アナログな対策もしておきましょう。
入室にパスワードを設定する
Web会議で経営上重要な内容や個人情報に関わる話をする場合は、Web会議システムに入室する際にパスワードを設定しましょう。
パスワードを設定することで、部外者や参加権限のない人が入室出来なくなります。
また、コワーキングスペースなど会社や自宅以外でWeb会議をすると、外部の人に話を聞かれる可能性があるので避けるべきです。
環境や操作面でのWeb会議のマナーや注意点
ここでは、Web会議をする際の周囲の環境や、パソコンの操作面での注意点を解説します。
背景の映りこみに注意する
自宅でWeb会議をする場合は、どうしても生活感がある小物が映ってしまいます。洗濯物や片付けられていない部屋が映ると、参加者に失礼に当たるので、身だしなみと同様に部屋の整理をしておきましょう。
また、会社であっても会議室ではなく自分のデスクでWeb会議をする場合は、売上目標などの内部資料が映りこんでしまう可能性があります。会社でのWeb会議であっても気を抜かずに、背景に何が映っているのかを事前に確認しましょう。
部屋の明るさを確保する
オフィスであれば、明るさを一定以上に保つように法律で定められています。しかし、自宅の場合は明るさを気にしない方も多いのではないでしょうか。
Web会議をする際に十分な明るさが確保されていないと、画面が暗くなり相手から表情が分からない状態になります。Web会議では画面越しに会話をするので、相手の表情は何を考えているかの重要な判断材料になります。
また、暗い中で作業をしていると眼精疲労が溜まるので、デスクライトを用意するなど適度な明るさを確保しましょう。
周囲の雑音に注意する
自宅で仕事をしていると、家の周囲の雑音や子供の声が入ってしまうことがあります。雑音が入ると他の人の集中力を乱したり、声が聞こえにくくなったりします。
Web会議中だけは家族に静かにしてもらうように伝えて、どうしても雑音が入ってしまう場合はマイクをオフにするなど配慮しましょう。
議事録の作成は自動文字起こしがおすすめ
Web会議をしていると、発言のタイミングやセキュリティ、背景の映りこみなど普段の会議よりも考えることが多くなります。
そのため、会議の負担を少しでも減らすために、議事録の作成は自動文字起こしサービスを利用するといいでしょう。
クラウド型の文字起こしサービスである「SACSCRIBE（サクスクライブ）」を使えば、録音した音声を自動で文字起こし可能です。文字起こしが完了したら、議事録用に編集するだけなので、大幅に作業時間を短縮できます。
議事録の作成はスピードが求められるので、素早く配布するためにも自動化ツールの使用がおすすめです。
まとめ
Web会議では、セキュリティ面や周囲の環境など通常の会議と比べて、注意点やマナーが多くあります。
特に情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティ面の強化が重要です。通信の暗号化や入室を許可制にするなど、対策ができるWeb会議システムを利用しましょう。
Web会議が終わったら、スピーディーに議事録を配布する必要があります。Web会議と自動文字起こしソフトは親和性が高いので、仕事の効率化のためにもぜひ利用するといいでしょう。