会議の記録といえば議事録が一般的ですが、「議事メモを作って」と頼まれることもあります。
議事メモは議事録とどう違うのでしょうか？
議事メモの作り方は？
議事メモと議事録の違いを、目的、書き方、作成方法・ツールなどの点から解説します。
議事メモとは？
議事メモとは、会議・打ち合わせの要旨を記載したメモ、という意味です。
特に決まった定義やフォーマットはありませんが、自分だけが読めるメモ・備忘録ではなく、会議の内容を関係者で共有するためのメモを指します。
議事録と比較すると、形式にこだわらず、要旨だけをシンプルにまとめたものというイメージです。
実務的な打ち合わせや、長い議事録を作成する時間がない・必要がない場合などに多く使われます。
議事録とは？
議事録は、会議の内容を記録したものです。会議の日時・場所・参加者などの情報と、議題、議論の内容、会議の決定事項とTO DO（アクションアイテム）などの結論が書かれています。
議事録にも決まった形式はなく、発言を質疑応答のように記録したものから、シンプルに決定事項を箇条書きにしたものまで、書き方も内容もさまざまです。
このため議事メモと同じような議事録もありますが、本記事では、両者の違いを見ていくために、議論の内容・概要も記載するタイプの議事録について取り上げます。
議事メモと議事録の目的の違い
議事メモと議事録はまず、作成する目的が違います。
この目的の違いが後で説明する書き方の違いにつながっています。
議事メモの目的
議事メモの目的は決定事項の確認です。
会議の参加者に議事メモを送付して、合意した内容に相違がないか確認してもらいます。
決定事項とTO DO（アクションアイテム）を共有し、リマインドして実行を促す役割も担っています。
議事メモにはこのような目的があるので、会議直後に送付することが特に重要です。
会議の出席者に直後に送るので、詳細な説明は不要。スピード重視で作成しましょう。
議事録の目的
議事録の主な目的も議事メモと同じく決定事項の確認です。
議事録の場合はこのほかに、会議の記録を残すことや、参加していない関係者に情報を共有することなども目的として含まれます。
このため結論に至るまでの議論なども説明し、文章で読んで理解できるように書くことが必要です。
議事メモと議事録の書き方
議事メモと議事録では求められる書き方が違います。
議事録の書き方
議事録には上で説明したようにいろいろなタイプがありますが、会議の情報（日時・場所・参加者）と、議題、議論の内容、決定事項・TO DO（アクションアイテム）を記載するのが一般的です。
発言をすべて記録するタイプの議事録は時系列で書きますが、それ以外では議論を内容ごとに整理し、なぜそのような結論になったか議論の経緯が分かるようにまとめます。
新しい仕事で初めて作成するときは、職場で使っているフォーマットや過去の議事録の書き方を踏襲するといいでしょう。
テンプレートはWordやインターネット上からもダウンロードできます。
議事メモの書き方
議事メモには、会議の決定事項と、TO DO（アクションアイテム）の誰が・いつまでに・何をするかを明記します。
議事録は主に文章で書きますが、議事メモは箇条書きなどで簡潔に書くことがポイントです。さっと目を通せて、書くのにも時間がかかりません。
画面共有した資料のコピーなどを画像貼り付けしてもOKです。
フォーマットはWordなどの議事録のテンプレートからシンプルなものを選ぶといいでしょう。
プロジェクト会議などで課題の進捗管理をするなら、Excelで縦軸に案件を列挙し、その右に今回確認した内容とTO DOの担当・期限・内容の記入欄を設けると、継続的に使えるフォーマットになります。
議事メモと議事録の作り方
議事メモでも議事録でも、まず会議を聞いて理解しながらメモを取ります。
要点やキーワードをメモするほか、誰の発言かということや、数字をメモしておくのがコツです。
慣れてきたらそのまま完成形にできるようにメモが取れるとベストです。
議事メモのツール
議事メモの作成にはテキストファイルやWord、Excelなどが使えます。メールに直接書いてもOK。
共通で使っているノートアプリ（OneNoteなど）があれば、共有や共同編集などが簡単にできます。
WEB会議ではTeamsの「会議のメモ」のような機能も利用可能です。
議事録のツール
議事録はWordなどで作成するのが一般的です。
詳細な議事録を作る場合は準備として、会議を録音して文字起こし（音声データを文字にすること）がよく行われています。
中でもAIを使った自動文字起こしは、PCやスマートフォン上で音声データから文字起こしができるので便利です。
「SACSCRIBE（サクスクライブ）」はクラウド型の文字起こしサービスです。音声から自動で文字起こしをし、そのまま同じ画面上で編集・校正ができます。議事録を効率的に作成できるツールです。
議事メモと議事録の違い
議事メモと議事録の違いを見てきました。
- 議事メモ：会議の要旨のみをまとめて参加者に確認するためのもの
- 議事録：議論まで含めた会議の記録
対比するとこのような違いがありますが、両方とも決まった内容やフォーマットはなく、いろいろな形があります。
議事メモ・議事録の作成を依頼されたときは、どのような内容を必要としているのか、過去の例などを確認するとスムーズです。
