誰でもできる議事録を上手に書くための方法7選!

議事録は、会議で決定した内容を確認・周知するためのもので、重要な書類の一つです。
日報など日常の報告とは違う書き方をする必要があるので、議事録の作成は苦手という人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を上手に書くためのコツや必須の記載項目などについて解説します。

議事録を上手に書くためのコツ7選

ここでは、読みやすい議事録を作成するための7つのコツを解説します。

誰が話しているのかを明確にする

会議では何を話したかという内容も大切ですが、誰が話したかも重要な項目です。
上役が話した内容なのか、現場の技術者が話したのか、クライアントが話したのかにより、発言から読み取れることが変わってくるためです。
誰の発言かを明確にすることは、議事録の基本ですので忘れないように記載しましょう。

敬称は省く

議事録では誰が発言したかを記載する必要がありますが、「さん」「くん」「様」などの敬称は記載しません。情報をすっきりとさせて、読みやすい文章にするためです。
ただし、文書内に「敬称略」と記載するのを忘れないようにしましょう。
また、会議に得意先などのお客様が参加する場合は、お客様には敬称を付ける必要があります。

省略されている言葉を補足する

会議中の発言をそのまま文章にするだけでは、主語や述語などが省略されていて言葉の意味が伝わりにくくなってしまいます。
例えば、「君がやっておいて。」「それでいこう。」などです。これらの書き方では、誰がやるのか、何をするのか、が分かりません。
「A君がやっておいて。」「B案でいこう。」など具体的に書き直す必要があります。
ただし、発言の内容を改変しないように気を付けてください。あくまで、足りない部分を補うだけです。もともとの発言の内容が変わらないようにしましょう。

やるべきことや決まったことは必ず記載する

会議での発言は、あまり意味がない内容もあるため、一言一句を議事録に残す必要はありません。
何を記載するべきか判断に迷ったら、「やるべきこと」と「決まったこと」は必ず議事録に残すようにしましょう。
会議とは参加者が話し合い、議題について決定を行うために開催します。そのため、もっとも重要なのは「何を決定したか」です。
「やるべきこと」と「決まったこと」については、項目を分けて箇条書きにすると分かりやすくなります。

改行や余白を意識する

改行や余白が少ない文章は、読みにくいため集中力が必要となります。
その結果、重要な部分を読み落としてしまう、頭に内容が入ってこないなどの状態になってしまうため、改行や余白を入れて読みやすい文書を作成すること大切です。
常に読み手を意識して、どうすれば読みやすい文書になるかを考えましょう。

必要ない情報は記載しない

会議での発言をすべて議事録に残すと、重要な発言が伝わらない可能性があります。
そのため、挨拶や本筋から外れた会話などは、議事録に残す必要はありません。
また、話が長くなった場合は、要点に絞って記載するなどの工夫をしましょう。

5W1Hを記載する

5W1Hとは、「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」のことです。
発言者が伝えたい内容を5W1Hに沿って記載すると、誰が読んでも分かりやすい文章となります。
5W1Hは議事録だけでなく、日々の口頭での報告でも使えるので、社会人であれば覚えておきたい情報の整理方法です。

一般的な議事録の記載項目

ここでは、議事録には何を記載すればいいのか、一般的な項目を解説します。

会議のテーマ
「A製品の販売促進についての会議議事録」など
日時・場所
「2022年7月〇日 本社会議室」など
参加者
「佐藤営業部長、鈴木次長、山田課長、田中」など
*上役から順番に記載していきます。
会議の要旨
販売促進A案
客先にサンプル品を配り、既存品との比較をしてもらう。
その後、徐々に既存品からの切り替えを提案して、売上〇%増を見込む。
〇月〇日からサンプル品を配布開始。×月×日までに配布完了。
詳細内容
④の内容がどのような経緯で決まったのかを、発言者が分かるように記載する。
次回の会議予定
「次回△月△日または未定」など

併せて読みたい
【図解あり】会議室における席次のルール!上座はどこ?

議事録作成後にすること

議事録を作成したら参加者へ配布します。
配布の方法は以下のようなものがあります。

・メールに添付して送信
・印刷して配布
・クラウド上で共有

紙に印刷して回覧、確認印を押してもらえば、参加者に必ず目を通してもらえます。しかし、SDGsの推進など社会的な流れにより、紙に印刷するケースは少なくなってきています。
そのため、メールやクラウド上で共有する方法が一般的です。手間もかからずコストも削減できるため、なるべくデータでの配布が好ましいでしょう。

議事録の配布のコツはスピード感

議事録は会議が終わったら、なるべく早く配布することが大切です。
記憶が新しいうちに議事録を読み直せば、記憶を定着させられます。その結果、決まった内容を行動に移しやすくなります。
議事録を素早く作成するには、デザインや細かい文言に時間をかけるよりも、少し荒い部分があったとしても内容が伝われば問題ないと考えましょう。
また、一から議事録を作成するよりも、一度すべて文字起こしをしてから編集をすると格段にスピードが上がります。
しかし、文字起こしには時間をかけていては効率が悪いので、文字起こし自動化ソフトを使用して時間を短縮しましょう。
クラウド型の文字起こしサービスである「SACSCRIBE(サクスクライブ)」を利用すれば、音声から自動で文字起こしが可能です。
文字起こしをしている間は、他の作業をできるので仕事が滞ることはありません。また、SACSCRIBE上で編集・校正も行えるので、議事録の作成をすべて完了させられます。
スピード感をもって議事録を配布するためには、SACSCRIBEのような自動文字起こしサービスを利用しましょう。1時間分の文字起こしを無料で利用できるため、試しに使ってみることもおすすめです。

まとめ

議事録の作成は、読み手を意識して読みやすい文章にすることが大切です。
誰が話したか、何を決定したかなど必須の記載項目があるので、必ず記載漏れが無いようにしましょう。
また、議事録の作成はスピード感が大切です。参加者の記憶が新しいうちに議事録を配布して、早い段階で内容をおさらいしてもらうといいでしょう。
議事録を上手に作成できれば要約する能力があるということなので、普段の報告も上手にできるようになります。

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