Web会議の効率化はアジェンダ共有から! アジェンダの意味と書き方

Web会議は移動せずにすぐ打ち合わせができるのがメリットです。

一方、コミュニケーションが難しいと感じる方も多いでしょう。

そんなWeb会議や対面会議をスムーズに進める事前準備がアジェンダ作成です。

この記事ではアジェンダの意味とレジュメとの違い、会議を効率化するためのアジェンダの書き方を解説します。

アジェンダの意味

アジェンダとは、日本ではあまり聞き馴染みがないかもしれませんが、会議の議題や議事次第のことを指します。

アジェンダを別の言い方にすると、議事内容・議事日程などがあります。

会議の議題そのものを指すほか、話し合う課題の順番や担当などが書かれた予定表のことも指しています。

これは元々、英語のアジェンダ(agenda)に計画や予定という意味があるからです。

海外では出張の予定表などもアジェンダと呼ぶことがあります。

アジェンダとレジュメの違い

同じく会議の準備の場面で出てくるレジュメと比べると分かりやすいかもしれません。

会議の場面で出てくるレジュメは発表の要旨のこと。レジメとも言います。

アジェンダは主催者が作成する会議の進行表なのに対し、レジュメは発表内容の要旨で、一般的に発表者が用意するという違いがあります。

ちなみに、レジュメの語源はフランス語のrésuméで、要旨・概要という意味です。履歴書という意味でも使われています。

Web会議にアジェンダが必須な理由

アジェンダの目的は、会議の議題とゴール、議事進行の予定を参加者に共有することです。

参加者はアジェンダで会議の趣旨と全体像を把握し、共通の認識を持って会議に参加するので、効率よく会議を進められるようになります。

Web会議ではなおさらです。Web会議には慣れないうちはコミュニケーションが難しい面があり、アジェンダで補うことでスムーズに議論を深められるようになります。

Web会議にアジェンダが欠かせない理由は以下の2点です。

会議の議題とゴールを共有

Web会議は話の文脈がつかみにくいところがあります。

声が聞き取りにくい、視線を含めたボディランゲージがとぼしい、など話を理解するための材料が少なく、対面よりコミュニケーションが難しい環境なのです。

こんな課題に有効なのがアジェンダです。

アジェンダを共有すると、議題とゴールが明確になるので、参加者が話を理解しやすくなります。

Web会議でありがちな話の混乱が少なくなり、議論が進みやすくなるのです。

また、参加者は議題とゴールを意識しながら参加するので、余計なところに時間をかけるのを防ぎ、的を絞った討議ができる効果も期待できます。

長時間会議の防止

アジェンダは会議の時間管理にも効果的です。

セミナーなどで時間割がしっかり書かれた予定表を見たことがあるでしょう。これがアジェンダの一例です。

Web会議ではお互いの雰囲気が分からないので、一人ずつ意見を述べる、発言を待つ間が空くなど、時間がかかる傾向があります。

だからこそWeb会議では時間配分が重要なのです。

アジェンダによって会議の議題と時間配分を共有すると、司会のタイムキーピングの目安になるほか、参加者も意識して会議を進めることができます。

アジェンダの書き方

アジェンダの書き方には決まったフォーマットはありません。メールなどに書いてもOK。

次に紹介する内容を必ず箇条書きで記載します。

各項目の間にはスペースを多く空けて、メモを書き込めるようにすると便利です。

アジェンダの項目や書き方には職場の慣習もあるので、確認してみるといいでしょう。

インターネット上ではテンプレートも提供されています。

アジェンダの内容

・会議の名称

・日時

・場所やWeb会議のツール

・参加者

・議題:担当・時間の目安も

・配布資料(必要に応じて)

議題は、話し合いたいことや決める内容などを具体的に、かつキーワードなどで簡潔に記載してください。

アジェンダの使い方

会議の進行役は、アジェンダに沿って、議論の目標が達成されたか、時間配分は適切かを確認しながら会議を進めます。

会議の席上では、会議の冒頭や区切りのタイミングでアジェンダを映し、次の内容を紹介するのが一般的です。Web会議なら画面共有で表示します。

さらに会議を効率化するなら、事前にアジェンダを共有すると効果的です。

参加者が検討したり、必要に応じて準備したりできるので、中身の濃い打ち合わせが可能になります。

アジェンダを利用して議事録を作成

会議の効率化にアジェンダは欠かせません。会議の議題や目的、議事進行の予定を参加者と共有することで、共通認識を持ってスムーズに議論を深めることができます。

会議後には、アジェンダをそのまま利用して議事録を作成できます。発言内容を書き込んでいけば議事録の完成です。

議事録は会議の結論を確認する重要な手段なので必ず作成しましょう。

議論を確認して議事録を作成する場合、会議の内容を録音し、ツールを使って簡単に自動文字起こしをするという方法があります。

クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE(サクスクライブ)」は、音声ファイルから自動で文字起こしが可能です。出力画面上で編集・校正もできるので議事録作成はすべてSACSCRIBE上で完了します。

アジェンダと議事録で会議の効率アップを目指しましょう。

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