「オンライン会議サービスってどれがいいの？」「Teamsって実際どうなの？」など、オンライン会議サービスの利用を検討する際、このような疑問を感じている人もいることでしょう。
テレワークの促進やクラウドサービスの普及によってリモートで働くことが増えた昨今、遠隔地とのコミュニケーションツールは必須アイテムとなり、需要に伴って非常に多くのサービスが登場しています。
ここでは、数あるオンライン会議サービスのなかからTeamsの特徴や利用するメリット、おすすめ機能について紹介していきます。
オンライン会議サービスを探している人、Teamsの導入を検討している人はぜひ参考にしてみてください。
そもそもTeamsとは
Teamsは、Microsoft社が提供するコミュニケーションツールです。
もともとOffice 365ではSkype for Businessというツールが提供されていましたが、Teamsはその後継として登場した経緯があります。
Skype for Business自体は2021年に提供が終了していますが、その機能を継承しているのはもちろん、他のツールとの連携やスレッド機能など追加機能も数多く盛り込まれています。
世界的有名企業であるMicrosoft社が提供しているサービスということもあり、初めてオンライン会議サービスを導入しようとしている人も安心して利用できるといえるでしょう。
他のオンライン会議サービスとTeamsの違い
Teams以外のオンライン会議サービスでは「Zoom」や「Google Meet」などが有名ですが、どのような違いがあるのか疑問に感じている人も多いことでしょう。
無料版における比較項目として最大参加可能人数や時間制限などがありますが、Teamsは他のサービスよりも、参加可能人数の上限が高く、時間制限も長く設けられていることが違いとして挙げられるでしょう。
いずれのサービスでもアカウントの有無に関係なく参加でき、画面共有を行うなど基本的な機能は有していますが他にどのような特徴があるのか、そちらについては後述するメリットにて解説していきます。
Teamsのメリット
基本機能が優れているTeamsですが、その他にどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、Teamsのメリットを3つ紹介していきます。
Microsoft 365アプリと連携できる
TeamsはMicrosoft社が提供していることもあり、Microsoft 365アプリとのシームレスな連携が可能です。
ビジネスシーンでExcelやWordなどのOfficeソフトを使用している企業は多く、共同編集や情報共有がスムーズに行えることは大きなメリットであるといえるでしょう。
円滑なコミュニケーションが可能
Teamsはオンライン会議サービスとしてだけではなく、チャット機能も搭載されています。
これにより複数のツールを使い分けることなく、Teamsひとつでコミュニケーションを管理することが可能です。
このようにシーンに合わせてツールを切り替える手間も省けるので、効率性も高いといえるでしょう。
社外とのオンライン会議にも使いやすい
リモートワークの促進によって、対外的なコミュニケーションの在り方にも変化があり、社外の担当者ともオンライン会議で打ち合わせをする機会が増えました。
Teamsは、これまでにも触れてきたようにMicrosoft社が提供しているサービスであり、多くの企業が利用しています。
そのため、社外とのコミュニケーションツールとしても導入しやすいことはメリットとして挙げられるでしょう。
Teamsのおすすめ機能「トランスクリプション」
オンライン会議後、議事録作成の手間を省くために文字起こし機能があるサービスを利用したいと考えている人も多いことでしょう。
Teamsには「トランスクリプション」という文字起こし機能が搭載されており、デスクトップ版であることやライセンスによる制限はあるものの、基本的に無料で利用することが可能です。
記録した文字起こしデータは「.docx」形式でダウンロードが可能であり、これによって議事録作成の手間が省けることはもちろん、会議に途中参加しても履歴から確認できるため非常に重宝します。
また、会議中にメモを取ることに必死になり、発言ができなかったり、集中できなかったりすることもなくなるので、効率性だけではなく生産性の向上にも期待ができます。
そのほかにも、Teamsでは文字起こしだけではなく音声の録音も可能であるため、より精度の高い文字起こしツールを使用している人は音源だけ取得し文字起こしは別に行うといった、シーンによって使い分けられることも魅力的であるといえるでしょう。
まとめ
Teamsは、Microsoft社が提供しているオンライン会議サービスです。
数あるオンライン会議サービスのなかでも、参加可能人数や時間制限の上限が高いという特徴があります。
ExcelやWordをはじめとするMicrosoft365アプリとのシームレスな連携や、社外とのコミュニケーションツールとしても導入しやすいというメリットが挙げられます。
また、文字起こしや音声録音といった機能も無料利用できるため、議事録作成や情報共有の手間を省くことができ、効率性や生産性の向上にも役立てられることに期待ができるといえるでしょう。
利用方法もデスクトップ版アプリをダウンロードするだけなので、オンライン会議サービスを導入しようとしている人はぜひ検討してみてください。