その会議の種類と目的は? 会議の種類ごとに名称と目的を解説

企業・団体などチームで活動する場面では会議が重要な役割を果たします。

しかし残念ながらメリットがない会議がほとんどと感じる人も多いでしょう。

その原因として、その会議が何の目的で行われるのか周知が足りず、意思統一が図られていない場合が多いようです。

この記事では、企業で通常行われる会議を5種類に分けて、それぞれの会議で達成したい目的を解説します。

会議の種類と目的を見極める

会議とは、関係者が集まり、議題について議論する場を指します。

会議にはその目的によりさまざまな種類があり、種類ごとに内容や進め方が微妙に異なります。会議の目的としてすぐに思いつくのは以下のようなものでしょう。

・意思決定

・認識のすり合わせ

・意見交換やディスカッション

会議が定例化して目的があいまいになると、成果が出にくくなります。

有意義な会議にするには目的が明確になっていることが重要です。

以下、5種類の会議をそれぞれ見ていきましょう。

定例会議

毎日・毎週・隔週……など、定期的に開催される定例会議。

企業では、予定・実績と進捗状況の確認、報告等を中心に進める形式が一般的です。

定例会議の種類

定例会議には次のような種類があります。(かっこ内は英語訳)

・月例会議・月次会議 (monthly meeting)

・週例会議 (weekly meeting)

日本語でも「~ミーティング」と言います。省略して書く時はMTGです。

会議の名称には業務内容や役職を付けたものもあります。製造業では部署間の連携のための会議も多いです。

・営業会議(週1回なら weekly sales meeting)

・生産会議(毎日なら daily production meeting)

・品質管理会議(月1回なら monthly quality control meeting)

・取締役会議 (board meeting)

定例会議の目的

定例会議の目的は、報告・連絡と、情報共有によりコンセンサスを図ることが中心です。

しかしこの種類の会議は、ともすると報告だけで終わってしまう懸念があります。

全体的な情報共有は事前に文書で済ませ、会議では特に取り上げたいことに絞るのが効果的な進め方です。

一方、社内の部署内の会議は、リーダーが現状把握して指示する場になっているケースも多いでしょう。

一対一ではなく全員で会議をする目的は、担当者間での事例の横展開や、経験が浅いメンバーへの教育、問題発見なども含まれます。目的に合わせて運営方法を見直すと、会議の効率が上がります。

プロジェクト会議

プロジェクトの進捗管理を主な目的とする会議です。

英語ではproject meetingなど。

変更点を確認し、スケジュールの調整や決定と、誰が何をするかという担当を決定します。

プロジェクト会議の種類

プロジェクトの最初と最後の会議には名前が付いています。

・キックオフミーティング (kickoff meeting)

・クロージングミーティング (closing meeting)

これらの会議では、目標の提示や振り返りのほか、メンバー間のコミュニケーションを図るのも目的の一つです。

他部署や社外の人を含めたプロジェクトの場合は特に、円滑なコミュニケーションを促すのがプロジェクトを効率的に進めるコツです。

企画会議

アイデア出し、ネタ出しの会議です。

英語ではplanning meeting, brainstorming session など。

ブレーンストーミング(ブレスト)という手法がよく使われます。

お互いのアイデアから刺激を受けて新しい案を生み出すことが目的なので、どんなアイデアでも否定しないのがルールです。

遠慮しないでどんどん発言できる空気作りや、ホワイトボードに付箋で貼っていくなどのファシリテーション(会議の進行)が重要になります。

意思決定会議

ビジネスの重要な選択など、物事を決めることを目的にした会議です。

その案件のために招集される場合、会議名は特にないか、「案件の名前+会議」などになります。

事前に準備した検討材料や案を元にその場で議論し、ゴールを決定します。

1on1会議

上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。

英語ではone-on-one meeting。

主な目的は、スケジュールや目標達成の進捗管理と現状把握です。

目的はプロジェクト会議と似ていますが、1on1会議ではコーチングやコミュニケーションもよく目的とされています。

会議の目的と結論を共有する

以上、企業で一般的に開催される会議5種類とその目的、効果的な進め方を紹介しました。

会議を効率化して成果を出すには、会議の目的と結論を参加者間で共有することが重要です。

会議の目的を意識すれば、「誰も聞いていない報告」「その場でしなくていい話」などの残念な会議の時間を削減することができます。

また、結論を確認することで、コンセンサスを深め、会議の内容の理解のずれを修正することが可能です。

会議の席上で決定事項を確認するとともに、なるべく早く議事録を作成して参加者間で確認するといいでしょう。

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