企業や組織の経営、運営において、会議は重要な役割を果たします。
しかし昨今の「無駄な会議が多すぎる」という風潮から、会議を催す決断をする側にも迷いが生じることがあります。
一方、会議に参加する側からすると、自分の業務や役割にそれほど関連性のない会議に出席することで業務時間を奪われ、ストレスしか感じないという人も少なくありません。
この記事では、そうしたすれ違いを解消するために、まずは会議の種類を正しく知っておこうというコンセプトで、会議の種類とそれぞれの目的、やり方や成功させるコツなどについて解説していきます。
会議の種類を知って目的を正しく理解しよう
会議とは、関係者が集まり、議題について議論する場を指します。さまざまな考えを持つ人がそれぞれの意見を出し合い、意思をすり合わせ、最適な決断を下すことを目的として行われます。
会議にはその目的によりさまざまな種類があり、種類ごとに内容や進め方が違います。
会議の目的としてすぐに思いつくのは以下のようなものでしょう。
- 意思決定
- 認識のすり合わせ
- 意見交換やディスカッション
しかし会議が定例化して目的があいまいになってくると、成果の出にくい会議になってしまいます。
以下、代表的な5種類の会議についてそれぞれ見ていきましょう。
定例会議
毎日・毎週・隔週……など、定期的な期間をおいて繰り返し開催されるのが定例会議です。
企業では、予定と実績、進捗確認、報告等をメインに進める形式が一般的です。
定例会議の種類
定例会議には次のような種類があります。（かっこ内は英語訳）
- 月例会議
- 月次会議 (monthly meeting)
- 週例会議 (weekly meeting)
日本語でも「～ミーティング」と称することが多いです。MTGと省略して書くこともあります。
会議の名称には業務内容や役職を付けたものもあります。製造業では部署間の連携のための会議も多いです。
- 営業会議（週1回なら weekly sales meeting）
- 生産会議（毎日なら daily production meeting）
- 品質管理会議（月1回なら monthly quality control meeting）
- 取締役会議 (board meeting)
定例会議の目的
定例会議の目的は、報告・連絡と、情報共有によりコンセンサスを図ることが中心です。
しかしこの種の会議は、ともすると報告だけで終わってしまう懸念があります。それが主目的であるのなら、報告のみを素早く済ませ、無駄に時間をかけないようにすることが大切です。
議題が多くなる場合は、簡単な報告や情報共有は事前に文書で済ませ、会議では特に取り上げたいことについて絞って話し合うのが効果的です。
社内の部署内の会議は、リーダーが現状把握して指示する場になっているケースも多いでしょう。
一対一ではなく全員で会議をする目的は、担当者間での事例の横展開や、経験が浅いメンバーへの教育、問題発見なども含まれます。目的に合わせて運営方法を見直すと、会議の効率が上がります。
プロジェクト会議
プロジェクトの進捗管理を主な目的とする会議です。英語ではproject meetingといいます。
変更点を確認し、スケジュールの調整や決定と、誰が何をするかという担当を決定します。
プロジェクト会議の種類
プロジェクトの最初と最後に行う会議にはそれぞれ名前があります。
・キックオフミーティング (kickoff meeting)
・クロージングミーティング (closing meeting)
これらの会議では、目標の提示や振り返りのほか、メンバー間のコミュニケーションを図るのも目的の一つです。
他部署や社外の人を含めたプロジェクトの場合は特に、円滑なコミュニケーションを促すのがプロジェクトを効率的に進めるコツです。
戦略会議
企業の長期的な戦略に関する議論や計画立案を行う会議です。新しい市場への進出、製品ラインの拡大、競争戦略の検討などが含まれます。
企画会議(ブレインストーミング)
アイデア出し、ネタ出しの会議です。英語ではplanning meeting、 brainstorming session などと呼びます。
会議参加者が忌憚なく意見を出し合う場としてブレインストーミング（ブレスト）という手法がよく使われます。
お互いのアイデアから刺激を受けて連想ゲーム的に新しい案を生み出すことが目的で、どんなアイデアも否定しないというのが鉄則とされます。地位の低い人の積極的な意見も聞きたい場合などに開催するのも効果があるでしょう。
遠慮なく発言できる空気作りが大切で、時間を区切って意見を出し合ったり、出された案をまとめたり、ファシリテーション（会議の進行）が特に重要になります。
意思決定会議
ビジネスの重要な選択や決断など、物事を決めることに特化した会議です。
会議名は「案件の名前 or 決定すべきこと＋会議」などになるのが一般的です。
事前に準備した検討材料や案を元にその場で議論し方針をまとめます。
スクラム・アジャイルミーティング
アジャイル開発プロセスを採用するIT企業では、デイリースクラムミーティングやスプリントレビューミーティングなど、短期間での進捗確認と課題の共有が行われます。これらの会議は開発チームのコミュニケーションを強化し、プロジェクトの進行を支援します。
問題解決会議
問題が発生した際に、関係者が集まって原因の特定と解決策の議論を行う会議です。ルートコーズ分析やPDCAサイクルなどの手法が使用されることがあります。
チームビルディング会議
チームメンバーの連携を強化し、協力関係を構築するためにチームビルディング会議が行われます。アクティビティやゲームを通じてチームの結束を高めることがあります。
1on1会議
上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。
英語ではone-on-one meeting。
主な目的は、スケジュールや目標達成の進捗管理と現状把握です。
目的はプロジェクト会議と似ていますが、1on1会議ではコーチングやコミュニケーションも目的とされています。普段はなかなか聞けない部下の本音を聞ける場としても重要です。
会議の目的と結論を共有する
以上、企業で一般的に開催される会議5種類とその目的、進める上でのコツなどについて解説しました。
会議を効率化して成果を出すには、会議の目的と結論を事前と事後に参加者間で共有することが重要です。
会議の目的を意識すれば、「誰も聞いていない報告」「その場でしなくていい話」などの残念な会議の時間を削減することができます。
また、結論を確認することで、コンセンサスを深め、会議の内容の理解のずれを修正することが可能です。
会議の席上で決定事項を確認するとともに、なるべく早く議事録を作成して参加者間で確認するといいでしょう。
会議中に議事録を作成するのが難しい場合、会議の内容を録音しておいて、自動文字起こしのツールを使って簡単に文字起こし・編集を行う方法が負担も少なくておすすめです。
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記憶が新しいうちに議事録を作成して、会議の成果を確認してください。