働き方改革により社会の流れが変わる中、会議の進め方も見直されています。
しかし、これまで続けてきた会議を、どのように改善したらよいのか分からない人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、できる人が実践する会議の進め方や、目的別の会議の進め方を紹介します。
できる人が実践する会議の進め方
会議では、緊張している場を和ませるアイスブレイクを実施して、円滑に会議を進めることが大切です。
ここでは、できる人が実践する会議の進め方を紹介します。
アイスブレイクで場を和ませる
アイスブレイクとは、研修や会議など緊張感のある場の雰囲気を和らげるための方法です。
アイスブレイクには、以下のような手法があります。
- 最近体験した楽しいことや嬉しいことを発表するGOOD＆NEW
- 駆け引きで盛り上がるたけのこニョッキ
- 趣味に関するトーク
- 休日の過ごし方に関するトーク
- 前の人の自己紹介にコメントする積み木式自己紹介
アイスブレイクをすると発言しやすい雰囲気になり、会議の議論が活性化します。会議が盛り上がらない場合は、冒頭に実施してみてください。
ファシリテーションスキルを使う
ファシリテーションスキルとは、会議がスムーズに進行するための手法です。
ファシリテーションスキルを使うと、参加者の発言を促進して、全体の意見をまとめられるので、実りある会議になります。
ファシリテーションをおこなう際は、以下のポイントに気を付けます。
- 全員が発言しやすい雰囲気を作る
- 話が脱線したら軌道修正する
- 議題ごとの時間を管理する
- 意見をまとめて参加者の思考を整理する
ファシリテーションスキルを身に付けると、会議だけでなくプレゼンや新人教育など、さまざまなシーンで役に立ちます。
会議での使用頻度が高い挨拶を覚える
頻繁に会議に参加していると、定例文のように頻出する言葉があることに気が付きます。
例えば、以下のような言葉があります。
- 会議の開始時：時間になりましたので、会議を始めさせていただきます
- 話が逸れた時：とても参考になるお話ですが、議題に関する内容でお願いします
- 時間の管理：終了時刻が近づいたので意見をまとめて結論を出したいと思います
- 会議の終了時：活発な議論をしていただきありがとうございました。これにて会議を終了します
会議の進行役に慣れていない人は、上記の言葉を参考にして、スムーズに会議を進めてください。
参加者を選ぶ
議題に関係のない部署の人を呼ぶと、議論に参加できずに時間が無駄になります。
また、発言しない人がいると、他の参加者も黙っていても問題ないと考えてしまい、議論が活発化しません。
議題に深く関わる人だけを参加者に選び、活発に発言される会議にしましょう。
会議の進め方が重要な理由
会議の進め方が注目される理由に、日本の生産性の低さや働き方改革があります。
日本は主要先進国の中でもっとも生産性が低く、少子化も相まって、経済力が低下しています。
この現状を改善するために、会議の進め方を見直して、生産性の向上に取り組んでいるのです。
また、日本は無駄な会議が多いと言われています。
一昔前は、勤務時間外の早朝や夜に会議がおこなわれることがありました。
しかし、働き方改革により残業時間の削減や、業務の効率化がすすめられました。
その結果、会議は業務時間内におこなわれるようになりましたが、通常の業務を処理する時間が減ってしまったのです。
残業をせずに通常の業務を処理するには、会議の時間を短くするしかないため、進め方が注目されています。
目的別の会議の進め方
会議には、業務改善や報告・指導など、さまざまな目的があります。
ここでは、目的別の会議の進め方について解説します。
業務改善のための会議
業務改善をするには、問題を解決するためのアイデアが必要です。
多くのアイデアを引き出すために、他人のアイデアは否定せず、質よりも量を重視しましょう。
すべてのアイデアには、業務改善に繋がるヒントが隠されています。
豊富なアイデアから結論をまとめれば、最適な答えを見つけ出せるはずです。
報告や連絡のための会議
報告や連絡のための会議では、参加者の話を聞くことも大切ですが、認識を統一する役割もあります。
参加者の認識が異なっていると、組織としての無駄が生じて、効率的な運営ができません。
参加者の報告を聞いたら、司会役は意見をまとめて組織の方針を決定しましょう。
コーチング会議
コーチング会議とは、上司が部下を教育するための会議です。
営業会議など一般的な会議で部下を教育すると、参加者の時間を奪ってしまいます。
部下を指導する際は、教育を目的とした会議を開催して、その他の会議とは区別しましょう。
会議の進め方を覚えたら議事録の作成方法も効率化しよう
会議の効率的な進め方を覚えたら、議事録の作成方法も効率化しましょう。
議事録を素早く作成できれば、参加者の記憶が新しいうちに決定事項を確認させられ、その後の行動率にも大きな差が出ます。
議事録を作成するには、録音データを文字起こしサービスでテキスト化するのがおすすめです。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、録音データをクラウド上にアップロードするだけで文字起こしが可能。
あとはサービス上で編集・校正をするだけで、議事録が完成します。
初回は1時間分の音声を無料で文字起こしできるので、お気軽に試してみてください。