特に社会人になりたての人などは、会議に関する「アジェンダ」や「レジュメ」といった用語に混乱することがあるのではないでしょうか。
社会人歴が長い人でも、議事や議題、次第などの言葉の意味を正確にいえる人はあまりいないかもしれません。
この記事では、アジェンダやレジュメ、議事と議題、次第などの会議まわりの用語についてわかりやすく解説します。
また手間のかかる議事録作成や会議そのものを効率化する方法についても紹介します。
アジェンダとは
アジェンダとは、会議の議題や議事次第のことを指します。
英語のアジェンダ（agenda）には計画、予定、課題などの意味があるため、日本で「アジェンダ」というと、会議の予定と、会議で検討すべき議題というふたつの意味があります。
議題
会議への参加を打診して「アジェンダは？」と聞かれたら、会議の議題という意味になります。アジェンダは議題と同じ意味で使われることが多いです。
議題とは、会議で検討する課題、話し合う内容のことです。アジェンダの昔ながらの言い方、といえるかもしれません。
事前にアジェンダを共有するときは、議題を簡潔に箇条書きでリストアップします。
議題を事前に共有しておくことで、会議の目的が明確になり、参加者も準備しやすくなります。
議事次第
議事次第とは、会議の進行表のことです。会議の予定や議題が一目でわかるよう書き出されたものです。
「会議出席者にアジェンダを送って」と頼まれたら、この議事次第を配布するといいでしょう。
議事次第には以下のような内容を記載します。
- 会議の名称
- 日時
- 場所またはWEB会議ツールの招待URLなど
- 参加者
- 議題と、議題ごとの担当
- 時間の目安
- 配布資料（必要に応じて）
議事次第の書き方に決まったフォーマットはなく、メールに直接書いてもOKです。インターネットで検索するとテンプレートも数多く見つかりますので、使いやすいものをダウンロードして使用しましょう。
議事次第の中で忘れられがちなのが、会議時間の目安です。参加者がスケジュール設定しやすいよう、開始と終了時間を決めて、次第にそって進行し、だらだらと延長することがないようにしましょう。
レジュメとは
レジュメとはフランス語のrésuméが語源で、要旨・概要という意味の言葉です。
日本での「レジュメ」（もしくはレジメ）の意味は、使われる場面によって違います。
会議の場面で「レジュメを用意して」と頼まれたら、予定している発表の概要を簡潔にまとめ、発表前に配布すると良いでしょう。
箇条書きで、目次のように内容のポイントや見出しを記載し、発表を聞くときに手掛かりになるようにします。
学生時代には「ゼミでレジュメを切る」経験をした人もいるでしょう。大学の講義や研究会の発表などでは、発表内容の要旨・概要を簡単にまとめたものを指します。
一方、就職や転職の場面では、レジュメは職務経歴書・履歴書という意味にもなりますので注意が必要です。
レジュメとサマリーの違い
論文やレポートでは、本文の前に概要をまとめたサマリーが書かれているものがあります。サマリーとレジュメはどう違うのでしょうか？
サマリーには背景・方法・結論が文章で書かれていて、サマリーを読むだけで内容の全体像が分かるようになっています。
これに対してレジュメは、箇条書きで、発表を聞くのが前提という点に違いがあります。
尚、「サマリー」という言葉は、さまざまな場面で「まとめ」の意味で使われています。
会議のアジェンダとレジュメの違い
会議の場面でのアジェンダとレジュメの違いは以下の通りです。
- アジェンダ：会議全体の進行表。主催者が作成
- レジュメ：発表内容の要旨。発表者が作成
それぞれ会議の場面でどのように使うのか見ていきましょう。
主催者がアジェンダを作成・共有
主催者は会議を招集し、議題を決定、計画を立てて事前に共有します。
参加者はアジェンダを見て、考えをまとめたり、関連する情報を調べたりして準備します。
発表者がレジュメの作成
発表者は自分の担当する発表内容を準備します。骨子をまとめてレジュメを作成。
アジェンダに沿って議事進行
会議の進行係はアジェンダに沿って議論のゴールや時間配分を確認しながら会議を進めます。
会議の冒頭やセクションの初めには、プロジェクターや画面共有でアジェンダを映すのが一般的です。会議の全体像や、次に何を話し合うのかが明確になります。
会議の最後にはアジェンダに沿ってラップアップ（まとめ）をして終了です。
発表の前にレジュメ配布
発表の際には、発表前にレジュメを参加者に配布します。
レジュメを見ながら聞くことで、話の全体像がつかめて理解が簡単になる点がメリットです。
メモを書き込むのにも便利で、発表者は台本代わりにも使えます。
アジェンダの議題を元に議事録を作成
会議の主催者が用意するアジェンダと、発表者が用意するレジュメについて解説しました。
対象が会議か発表の内容かという違いはありますが、両方とも箇条書きで全体像を示し、何についての話かを明確にして理解を助ける役割があります。
アジェンダは議事録を作成するのにも役立ちます。アジェンダには会議の日時や参加者、議題が書かれているので、それぞれの議題で話し合われた内容を書き込めば議事録の完成です。
長い会議の議事録や詳細なレポートを作成するなら、録音した音声データから自動文字起こしをするという方法もあります。
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また、そのままSACSCRIBE上で編集・校正もできて、議事録をスピーディーに作成できます。
会議前のアジェンダと会議後の議事録をさくっと作成し、有意義な会議にしましょう。