アジェンダ・レジュメ・議題の違いとは?会議の場面での使い方を解説

会議の準備で「アジェンダ送って」「レジュメできた?」と言われたら、何を用意すればいいか分かりますか?

知っているつもりでも曖昧な、似たイメージの言葉です。

会議の場面で使う「アジェンダ」「レジュメ」「議題」「サマリー」の意味と違いを解説します。

アジェンダとは

アジェンダとは、会議の議題や議事次第のことです。

英語のアジェンダ(agenda)には計画、予定、課題などの意味があるため、日本で「アジェンダ」というと、会議の予定と、会議で検討すべき議題という二つの意味があります。

議題

打ち合わせを依頼して「アジェンダは?」と聞かれたら、打ち合わせの議題という意味です。アジェンダは議題と同じ意味で使われることがあります。

議題とは、会議で検討する課題、話し合う内容のことです。

議題をリストアップするときは、簡潔に箇条書きにします。参加者に伝わるように具体的な案の内容などをキーワードなどで記載するのがポイントです。

議題を共有することで、会議の準備ができるほか、話し合う内容が明確になり会議が迷走するのを防げます。

議事次第

議事次第とは会議の進行表のことです。会議の予定や議題が分かります。

「会議出席者にアジェンダを送って」と頼まれたらこの議事次第を用意するといいでしょう。(職場により慣習があるので確認するとベターです)

以下のような内容を記載します。

・会議の名称

・日時

・場所またはWEB会議ツール

・参加者

・議題と、議題ごとの担当・時間の目安

・配布資料(必要に応じて)

アジェンダの書き方に決まったフォーマットはなく、メールに直接書いてもOK。インターネット上ではテンプレートも提供されています。

この中で、議題の目安時間は時間管理のために重要なポイントです。

計画がないと、会議が延びたり重要な案件が時間切れになったりする原因になります。

目安時間を明記し、アジェンダに沿って会議を進行するといいでしょう。

レジュメとは

レジュメとはフランス語のrésuméが語源で、要旨・概要という意味の言葉です。

日本での「レジュメ」(もしくはレジメ)の意味は使われる場面によって違います。

会議の場面で「レジュメを用意して」と頼まれたら、予定している発表の概要を簡潔にまとめ、発表前に配布することです。

箇条書きで目次のように内容のポイントや見出しを記載し、発表を聞くときに手掛かりになるようにします。

学生時代には「ゼミでレジュメを切る」経験をした人もいるでしょう。大学の講義や研究会の発表などでは発表内容の要旨・概要を簡単にまとめたものを指します。

一方、就職や転職の場面では、レジュメは職務経歴書・履歴書という意味です。

レジュメとサマリーの違い

論文やレポートでは、本文の前に概要をまとめたサマリーが書かれているものがあります。サマリーとレジュメはどう違うのでしょうか?

サマリーには背景・方法・結論が文章で書かれていて、サマリーを読むだけで内容の全体像が分かるようになっています。

これに対してレジュメは箇条書きで発表を聞くのが前提という点が違いです。

尚、「サマリー」という言葉は各分野で「まとめ」の意味で使われています。

会議のアジェンダとレジュメの違い

会議の場面でのアジェンダとレジュメの違いは以下の通りです。

・アジェンダ:会議全体の進行表。主催者が作成

・レジュメ:発表内容の要旨。発表者が作成

それぞれ会議の場面でどのように使うのか見ていきましょう。

主催者がアジェンダを作成・共有

主催者は会議を招集し、議題を決定、計画を立てて事前に共有します。

参加者はアジェンダを見て、考えをまとめたり、関連する情報を調べたりして準備します。

発表者がレジュメの作成

発表者は自分の担当する発表内容を準備します。骨子をまとめてレジュメを作成。

アジェンダに沿って議事進行

会議の進行係はアジェンダに沿って議論のゴールや時間配分を確認しながら会議を進めます。

会議の冒頭やセクションの初めには、プロジェクターや画面共有でアジェンダを映すのが一般的です。会議の全体像や、次に何を話し合うのかが明確になります。

会議の最後にはアジェンダに沿ってラップアップ(まとめ)をして終了です。

発表の前にレジュメ配布

発表の際には、発表前にレジュメを参加者に配布します。

レジュメを見ながら聞くことで、話の全体像がつかめて理解が簡単になる点がメリットです。

メモを書き込むのにも便利で、発表者は台本代わりにも使えます。

アジェンダの議題を元に議事録を作成

会議の主催者が用意するアジェンダと、発表者が用意するレジュメについて解説しました。

対象が会議か発表の内容かという違いはありますが、両方とも箇条書きで全体像を示し、何についての話かを明確にして理解を助ける役割があります。

アジェンダは議事録を作成するのにも役立ちます。アジェンダには会議の日時や参加者、議題が書かれているので、それぞれの議題で話し合われた内容を書き込めば議事録の完成です。

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