会議の進行（ファシリテーション）が上手い人を見ると、「あいつには喋りの才能がある。」と感じてはいないでしょうか。
しかし、会議を上手に進行するには、才能ではなく少しのコツを覚えるだけで十分です。
そこで今回は、会議の進行が上手い人が実践しているコツや、必要なスキルを紹介します。
この記事を読めば、会議を上手に進行でき、上司から一目置かれる存在になれるので、ぜひ最後までご覧ください。
会議の進行が上手い人が実践しているコツ
会議では、事前にアジェンダを配布して認識の共有、議題のゴールを設定するとスムーズです。
ここでは、会議の進行が上手い人が実践しているコツを紹介します。
会議のゴールを定める
会議で重要なのは、議題の結論（ゴール）を出すことです。
建設的な話し合いができたとしても、結論が出なければ会議を開催した意味がありません。
会議のゴールには、以下のようなものがあります。
- 売上アップのためのキャンペーン内容が決まった
- 経費節約のための手段を決めた
- キャッシュフローを改善するために融資申込をすることにした
会議のゴールは議題により無数に存在します。
会議のゴールを設定しておけば、議題から話が逸れても、修正して結論にたどり着けるでしょう。
アジェンダを作成して認識の共有をする
アジェンダとは、会議の目的や議題などを記載した予定表のことです。
事前にアジェンダを配布すれば、参加者は事前に会議の流れや論点を把握できます。
また、議題に対する準備を促せるため、議論が活発化して進行しやすくなるでしょう。
アジェンダを作成する場合は、以下の項目を盛り込みましょう。
- 会議の目的
- 参加者
- 議題ごとの時間配分
- 日時、場所
- 配布資料
アジェンダを作成すると会議の生産性が向上します。
自社の会議でアジェンダを作成する習慣がなくても、一度試してみるといいでしょう。
中立の立場で参加する
会議の進行役は、基本的には自分の意見を強く主張するのを控えます。
中立的な立場で話すことにより、会議の雰囲気をコントロールでき、意見の異なる人でも話しやすくなるためです。
議論が白熱すると場の雰囲気がピリピリするケースもありますが、進行役は雰囲気にのまれないようにして、全体を落ち着かせましょう。
議題を見失わずゴールへと導く
進行が上手でない人は、議論の途中で話が脱線して、会議のゴールにたどり着けないことがあります。
会議の参加者はゴールを考えずに、思いついたことを話す傾向があるためです。
話が議題とは違う方向に進んでいると感じたら、ゴールはどこかを考えて本題に戻しましょう。
ただし、「その話は本筋ではないので、後にしてください。」など、突き放す言い方をすると場が冷えてしまいます。
「その話は本筋とは違いますが、気になるので後でこっそり教えてください（笑）〇〇についてはどう思いますか？」など、印象が悪くならない伝え方をしましょう。
会議の進行が上手い人に必要なスキル
会議をスムーズに進行するには、コミュニケーションスキルや議題に対しての理解力が必要です。
ここでは、会議の進行が上手い人に必要なスキルを解説します。
コミュニケーションスキル
会議の進行は独裁的におこなうのではなく、参加者の顔色や反応を見て柔軟に対応する必要があります。
参加者の気持ちを考えて、議題をゴールに導くにはコミュニケーションスキルが欠かせません。
普段から仕事上で聞き上手な人や、会話が上手な人は、会議の進行もスムーズにおこなえるでしょう。
議題に対しての理解力
会議の進行をおこなうには、参加者の発言を理解しなくてはなりません。
まったく知識のない議題だと、何を討論しているのか分からず、話が脱線しても修正できません。
参加者の発言を理解して、意見をまとめて整理すれば、全員の認識を統一できます。
社歴が浅い人が会議の進行をする場合は、事前に議題について調べて、どのような話し合いになるか予想を立てましょう。
時間管理をする能力
日本の会議は、ダラダラと長く続いて、生産性が低いと言われています。
会議を素早く終えて通常の仕事に戻るためにも、時間管理能力が大切です。
単に早く終えるだけでなく、重要な議題ではじっくり討論できる時間を取り、簡単な議題は素早く結論を出すように促す必要があります。
どこに時間をかけるべきかを意識して、会議の時間をコントロールしましょう。
議事録を効率的に作成して会議上手になろう
会議の進行が上手い人は、議事録の作成も効率的におこないます。
議事録作成の手間を減らすには、文字起こしアプリがおすすめです。
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