Web会議後のお礼メールは、ビジネス上の人間関係を円滑にするのに欠かせないツールです。
しかし、取引先や上司にお礼メールを送る際に、どのような文面にしたらいいのか分からず、困ってしまう方も多いのではないでしょうか。
本記事では、Web会議後のお礼メールの文例を、社内と社外に分けて紹介します。
Web会議後のお礼メール：社内編
忙しい中、Web会議に参加してくれた、社内の人に対するお礼メールの文例です。
- 上司へのお礼メール
件名：△△打ち合わせのお礼
〇〇課長
お疲れさまです。
営業部の□□です。
本日はお忙しい中、△△商品の打ち合わせに参加していただき、ありがとうございました。
ご指示いただいた内容を反映して、拡販計画を作成いたします。
参考になるご意見をいただき、感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
営業部 □□
- Web会議の参加者へのお礼メール
件名：Web会議ご参加のお礼
Web会議参加者 各位
お疲れさまです。
営業部の□□です。
本日はお忙しい中、Web会議にご参加いただき、ありがとうございました。
みなさまのお力添えのおかげで、スムーズに進行できました。
会議で決定したA商品キャンペーンについては、詳細が決まり次第、改めてご報告いたします。
取り急ぎ、打ち合わせのお礼を申し上げます。
営業部 □□
上記のお礼メールは、あくまで参考例です。送信相手との関係が深く、くだけたやり取りもできるのであれば、ここまで硬い文章でなくても構いません。
ただし、ビジネス上のやり取りなので、軽い文章にならないように気をつけてください。
Web会議後のお礼メール：社外編
社外の人とWeb会議をした後のお礼メールの文例です。基本的には社内宛てのお礼メールと同じ構成になります。
件名：A商品についてのWeb会議のお礼
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。
□□株式会社 営業部の□□です。
本日はお忙しい中、Web会議にご参加いただきまして、ありがとうございました。
A商品の拡販計画について、〇〇様からご指摘いただいた内容を参考にして、計画を再検討いたします。
引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼を申し上げます。
□□株式会社 営業部の□□
Web会議の中で、資料を送ると約束した場合は、以下のような文面を付け加えましょう。
「お打ち合わせでご依頼いただいた資料を添付いたします。ご査収の程、よろしくお願いいたします。」
添付ファイルの容量が大きくなる場合は、圧縮して送信するなどの気遣いが必要です。
Web会議後にメールを送る際のポイント
お礼のメールは、なるべく早いタイミングでの送信と、定型文だけにしないことが大切です。
ここでは、Web会議後にメールを送る際のポイントについて解説します。
なるべく早くお礼メールを送る
Web会議後のお礼メールは、なるべく早いタイミングで送信しましょう。早いタイミングで送ることで、打ち合わせ内容に対する熱意が伝わり、その後のやり取りがスムーズに進みます。
ただし、早くメールを送ることは大切ですが、焦って誤字や脱字、宛先を間違えないように注意しましょう。お礼を伝えたいのに、逆に無礼な対応になってしまいます。
送信前には必ず内容を再確認して、問題がなければ送信してください。
定型文だけのメールにしない
ビジネスメールでありがちなのが、定型文だけで文章を作成してしまうことです。
定型文だけのメールは、味気なくお礼の気持ちが伝わりません。「参加者全員に同じ内容のメールを送っているんだろうな」と思われてしまいます。
送信相手が会議で発言した内容に対しての感想などを文面に盛り込み、オリジナルなお礼メールを送りましょう。
メールの宛先の順番
複数の宛先にメールを送る場合は、宛先の順番に気をつける必要があります。
基本的には、役職順に並べるようにしてください。「そんな細かいところ誰もみていない」と思うかもしれませんが、誰にメールを送っているのか確認する人は多いです。
社外と社内の人にメールを送る場合は、社外の人から先に宛先に入力します。社内で役職の高い人を、社外の役職なしの人よりも先にしないよう気をつけてください。
Web会議後のお礼メールで人間関係を円滑にしよう
Web会議後のお礼メールは、単に感謝の気持ちを伝えるだけでなく、その後の関係を円滑にする効果があります。
お礼メールは会議が終了してから、早いタイミングで送り、気持ちが伝わるように定型文ではないオリジナルな内容にしましょう。
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