テープ起こしに時間を取られて普段の業務が進まない、という方は業者に発注する方法がおすすめです。
ただし、業者に発注する場合は、信頼できるか事前にチェックする必要があります。
そこで今回は、テープ起こし業者の選び方や業者に依頼するメリットについて解説します。
業者によるテープ起こしとは
まずは、テープ起こしを専門とする業者について解説します。
テープ起こしとは
テープ起こしとは、音声データをテキストに書き起こすことです。
簡単な作業に感じるかもしれませんが、音声データの中に出てくる専門用語を理解する・ニュアンスは変えずに正しい文法に修正するなど、ある程度の知識が必要となる作業です。
しかし、テープ起こしをするのに資格は不要で気軽に始められるため、クラウドソーシングサイトなどで個人が依頼を受けていることもあります。
テープ起こしは業者に依頼できる？
テープ起こしは手間と時間がかかる作業なので、負担を減らす方法は無いかと考えている方は多いのではないでしょうか。
テープ起こしの手間を大幅に減らすには、専門業者に依頼することです。テープ起こしの業者に依頼すれば、音声データをメールなどに添付して送るだけで、希望通りにテープ起こしをしてくれます。
テープ起こしを業者に依頼するメリット
業者に依頼をすると言っても依頼したことが無いと、不安に感じる方も多くいます。ここでは、テープ起こしを業者に依頼するメリットについて解説します。
手間がかからない
テープ起こしは音声データの長さや内容によっては、作業に丸一日かかったり、ときには数日かかったりもします。その間は、通常の業務を進められなくなるので仕事が滞る・余計な人件費が発生するなどの弊害が起こります。
テープ起こし業者に依頼すれば、どのようにテープ起こしをして欲しいかを伝えて、データを送信するだけなので、普段の業務に支障が出なくなります。
安価に利用できる
労働集約的な作業であるテープ起こしは料金が高そうだと感じるかもしれませんが、実はそれほど高額にはなりません。
業者に依頼した場合の一般的な相場は、音声データ1分につき200円から300円程度となっています。1時間の音声データを依頼した場合は、安い業者だと12,000円ほどです。
慣れていない人が1時間分のデータをテープ起こしすると、一日掛かりの作業になります。そのため、人件費等を考慮すると、業者に依頼したほうが安くなる可能性が高いです。
短納期でも依頼できる
議事録など配布を目的としてテープ起こしをする場合、決定した内容をスピーディーに実行するために、テープ起こしを素早くすることが大切です。
しかし、テープ起こしのような通常業務ではない作業は、どうしても隙間時間に対応するなど後回しになってしまいがちです。
テープ起こし業者に依頼した場合、音声データの長さにもよりますが通常は1週間程度の納期がかかります。しかし、ほとんどの業者がオプションとして特急対応を用意しています。
特急対応とは追加料金が発生しますが、通常の納期を短縮するオプションです。早い場合は午前中までに音声データを渡せば、当日中に完成させる業者もあります。
早くテープ起こしをする必要があるけど、仕事が溜まっていてとても対応できない、という場合に便利なオプションです。
テープ起こし業者の選び方
インターネットでテープ起こし業者を検索すると、何社も検索結果に出てくるので、どこに依頼をすればいいか迷ってしまいます。ここでは、テープ起こし業者の上手な選び方を解説します。
実績で選ぶ
テープ起こし業者は作業がシステム化されているので、チェック体制が整っていて、明らかに質が低い業者は少ないです。
しかし、一人で運営している法人や、管理の甘い業者もいるため、運が悪いと誤字脱字が多く意味も伝わりにくいテキストが納品される可能性もあります。
そのような事態を避けるために、業者の実績を確認しましょう。
実績を確認するにはテープ起こし業者のサイトで、取引先の企業を調べる・これまでの対応件数をチェックする・ネット上の評判を探す、などの方法があります。
セキュリティ体制で選ぶ
テープ起こしの音声データは経営に関する重大な内容の場合もあるため、依頼先の業者のセキュリティ体制のチェックも大切です。
セキュリティ体制をチェックするには、日本工業規格が認定している「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」や国際規格である「ISO27001」を取得していることが目安となります。
専門性で選ぶ
企業や団体がテープ起こしを依頼する場合、専門的な内容を含むことがほとんどです。そのため、知識やノウハウの蓄積が無い企業に依頼すると、専門用語などを理解できずに、テープ起こしの質が低くなる可能性があります。
医療や裁判・教育関連など、専門分野を得意としている業者もあるので、専門的な内容に対応できるかも業者選びの基準にするといいでしょう。
コストを抑えてテープ起こしをするにはアプリがおすすめ
テープ起こし業者に依頼をして手間を削減したいと考えても、社内での予算申請が通らないこともあります。
そのような場合には、よりコストを抑えられる「テープ起こしアプリ」がおすすめです。
テープ起こしアプリとは、AIが音声データを認識して自動で文章に変換するアプリです。
テープ起こしアプリは1分につき数十円程度が相場なので、業者に依頼をするよりも格段に安くなります。また、一から手で入力するよりも、作業時間を大幅に短縮可能です。
クラウド型テープ起こしアプリである「SACSCRIBE（サクスクライブ）」の料金は、38円/分となっていて業界最安水準の価格設定です。
テープ起こしされたデータは句読点も自動で入力、高性能なAIで誤字脱字も少ないため、質の高いテープ起こしを実現しています。
初回は1時間無料で利用できるので、業者に依頼する前にぜひ試してみてください。
まとめ
テープ起こしは自分で手入力をする方が多いですが、外部の業者に依頼する方法もあります。
テープ起こし業者に依頼をすれば仕事が忙しいときでも、質が高いテープ起こしが可能です。
テープ起こし業者を選ぶ際には、これまでの実績やセキュリティ体制・専門性などをチェックするといいでしょう。
業者に依頼する予算が無いのであれば、文字起こしアプリを利用すれば業者よりも格安でテープ起こしができます。
テープ起こしにはいろいろな方法があるので、自分に合ったものを見つけてください。
