初心者でもできる! 文字起こしのやり方と効率化のポイントを解説

仕事の会議や学校の授業を録音し、後で文字に起こす方は一定数います。

人によってやり方はそれぞれですが、言葉を文字に起こすのは地道で時間の掛かる作業です。

音声を文字に起こしたことのない方の場合、何度も同じ部分を聴き直して文章化していくのが通常のやり方です。

しかしなるべく省エネルギーに、かつスピーディに文字起こしを行うポイントを理解すれば、より効率的に作業ができます。

今回は文字起こしのやり方のポイント、使用すると楽になるツールを解説します。

今すぐできるポイントは3つ

特別な知識を身につけなくてもできるポイントは、次の3つです。

  • 聴き取りにくい箇所は再生の時間をメモしておく
  • 文字起こしの目的に応じて打ち方を使い分ける
  • 頻出の単語はすぐ出てくるように登録する

聴き取りにくい箇所は再生の時間をメモしておく

音声ファイルや録画ファイルを聴いていると、音質や話す速度によって聴き取りにくい箇所が出てきます。

2・3回聞いてもわかりにくいときは、その部分の時間帯をメモして先へと進めましょう。

音声の問題であれば「聴き取れないことも仕方がない」と考え、先にわかる部分を進めることが大事です。

後で再確認するときのために、わからない箇所がどの部分か把握しやすくしてください。

自分一人ではわからなくても、他の人が聴くとわかることもあります。

分かりにくい部分は時間帯を記録し、後で確認するのが文字起こしを早く進めるポイントです。

文字起こしの目的に応じて打ち方を使い分ける

文字起こしには素起こし・ケバ取り・整文の3種類があります。

話した内容をそのまま文字に起こすのであれば、話した内容をそのまま同じように打たなければなりません。

一方、ケバ取りや整文では少し勝手が違い、特に整文の場合は内容を要約する必要があります。

成分の場合はそのまま文章にしなくても、話している内容を自分でわかりやすいようにまとめるのがポイントです。

整文は講演会やインタビューでは、話の内容をまとめつつ、自分がわかりやすいように打つようにしましょう。

頻出の単語はすぐ出てくるように登録する

文字起こしを行っていると、同じ業種・分野で頻出の言葉が必ず出てきます。

専門分野の言葉を打ち込んでも、すぐに出てこないことも多いため、あらかじめよく使う単語を登録しておくのがポイントです。

単語を登録しておけばその都度検索をかける手間も省け、作業時間の短縮に繋がります。

頻出の単語は打ち込んだらすぐに出てくるよう、事前に登録しておきましょう。

文字起こしを楽にするツール

音声を文字起こしするとき、作業効率がアップするツールを紹介します。

  • 文字起こし支援ソフト
  • ヘッドフォン・イヤフォン
  • フットスイッチ

文字起こし支援ソフト

文字起こし支援ソフトとは、自分での文字起こしをやりやすくするツールです。

音声を聴きとりやすく調整したり、数秒前にスキップしたり、音声タイムのコピーができたりします。

音声をプレーヤーで流しながら文章化するよりも、文字起こし支援ソフトを利用すれば、効率は大幅に向上するでしょう。

ソフトによって機能性が異なりますから、色々なソフトの中から自分に合ったものを選んでください。

ヘッドフォン・イヤフォン

モニターのスピーカーで音声を聴き取ろうとすると、性質上どうしても音が拡散してしまいます。

そのため、はっきりとした音声が聴き取りづらく、正確な文字起こしにも支障があります。

そこでヘッドフォンやイヤフォンを利用すると、細かな音も聞き逃すことがなく、文字起こしの作業効率がアップするでしょう。

詳細な音声を聴き取るならヘッドフォン、長時間の作業を想定するならイヤフォンがおすすめです。

文字起こしにおいて、クリアに音声を聴き取れるヘッドフォン・イヤフォン選びは重要なポイントと言えます。

フットスイッチ

フットスイッチとは足でプレーヤーを操作できるツールで、足元のペダルを踏み込むことで巻き戻し・再生・一次停止・早送りができます。

手で操作すると、マウスを操作する必要があり、効率が悪いです。

フットスイッチを使用するとマウスを操作する必要がなくなり、足で動画の操作、手は文字入力だけに注力できます。

フットスイッチの価格は1万円程度ですから、文字起こしを本格的に行うなら購入がおすすめです。

文字起こしを行ってくれるツールも便利

自分で行う文字起こしだけでなく、文字起こしツールのSACSCRIBEを利用する方法もあります。

SACSCRIBEは音声ファイルや動画ファイルをアップロードすれば、自動で文字起こしを行ってくれるブラウザ型ツールです。

毎月一定量の文字起こしを行う方の場合、自分で文字起こしを行うよりもSACSCRIBEを利用したほうが効率的です。

アカウントを設定してログインすれば、その日のうちに利用できます。

1時間の音声ファイルも10~15分で文字起こしできるため、素早く作業を行いたい方にもおすすめのツールです。

まとめ:文字起こしを効率化するならツールの利用がおすすめ

文字起こしはパソコンさえあればできますが、そのまま文字を起こそうとしても膨大な時間が必要です。

文字起こしを効率的に行いたいなら、ポイントを押さえつつ、ツールを利用するのがポイントになります。

今回紹介したツールに加え、文字起こしツールも併用すれば、より効率的に作業を行えるでしょう。

余計な作業を少なくしつつ、効率化できる部分はツールにも頼ってみてください。

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