文字起こしソフトで作成したテキストデータには、経営上の重要な内容や個人情報が含まれることがあります。
そうしたデータが流出すると、自社に大きな損害を与えるだけでなく、顧客や取引先にデメリットをもたらす可能性もあり、セキュリティを向上させることが大切です。
今回は、文字起こしソフトのセキュリティ機能や、録音機器の情報漏洩防止対策を紹介します。
文字起こしソフトにおけるセキュリティの重要性
文字起こしソフトを選ぶ際には、価格や機能性などさまざまな要素を考慮しますが、セキュリティも重要なポイントです。
文字起こしソフトが利用されるシーンには、以下のようなものがあります。
- 会議の議事録作成
- インタビュー記事の作成
- 裁判用の資料作成
- 講演会の内容を記載した資料作成
上記はほんの一例ですが、文字起こしソフトは多くの場面で活用されています。
議事録を作成するような重みのある会議の場合、たとえば売上や当期純利益、新商品のアイデアなど、経営に深く関わる内容が話し合われることも多く、文字起こしのソフトを利用する場合、そうした情報が外部に漏れると企業に大きなダメージをもたらすことになります。
また、裁判用の資料が流出すると、証拠としての力が弱まる可能性があるので注意が必要です。
流出を防ぐには、発行元の企業の信用度はもちろんですが、文字起こしソフト自体のセキュリティ対策も重要です。
文字起こしソフトを選ぶ際には、どのようなセキュリティ対策を行っているか確認するといいでしょう。
文字起こしソフトのセキュリティ機能
信頼できる文字起こしソフトには、ユーザー認証や通信の暗号化などの機能が付いています。
ここでは、文字起こしソフトのセキュリティ機能を解説します。
ユーザー認証機能
文字起こしソフトを企業で使用する場合、複数人で作業をするケースが多いです。
しかし、誰でも文字起こしソフトにアクセスできると、情報流出や誤ってデータを消してしまうなどのトラブルが発生します。
文字起こしソフトを利用するにはパスワードを入力する・権限を付与するなどの認証機能があると、アクセスを制限できてセキュリティ強化に繋がります。
通信の暗号化
通信の暗号化とは、通信データを暗号化して、他の人には内容を分からなくする技術です。
通信の暗号は、ECサイトでクレジット番号を送信する際や、ネットバンキングなど、インターネット上のさまざまな場所で活用されています。
暗号を通信化するとセキュリティ性が向上し、通信内容の改ざんも防げるため、文字起こしソフトには必須のセキュリティ機能といえるでしょう。
運営会社のセキュリティ体制
文字起こしソフト自体のセキュリティが整っていても、運営会社のセキュリティ体制が脆弱だとデータ流出の危険があります。
情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である、ISO/IEC27001を取得している会社であれば安心してデータを預けられるでしょう。
その他にも、社内にセキュリティ対策チームがあるか・システムの監視体制があるか、などを考慮して選んでください。
文字起こしソフトに付属する機器のセキュリティ対策
文字起こしソフトは録音データをテキストに変換するため、録音にICレコーダーやスマートフォンなどが利用されます。これらの録音機器に関しても、セキュリティ対策が必要です。
個人が所有している録音機器を使用すると、企業の管理外となり情報漏洩のリスクが高まります。
スマートフォンやICレコーダーを支給して、業務以外には使用しないようルールを整えましょう。
文字起こしソフトの種類によるセキュリティの違い
文字起こしソフトは、クラウド上で利用するタイプと、PCにインストールして利用するタイプに分けられます。
ここでは、それぞれのセキュリティの違いを解説します。
クラウド式文字起こしソフト
クラウド式文字起こしソフトは、クラウド上に音声データをアップロードして文字起こしを行います。
クラウド式を利用する際には、ユーザー名やパスワードの入力など認証作業があり、セキュリティは高いといえるでしょう。
また、普段使用しているPCのデータが消えてしまっても、クラウド上にはデータが残っているため、万が一のトラブルにも対応可能です。
自社のPCに保存する形式の文字起こしソフト
文字起こしソフトを自分のPCにインストールして、文字起こしデータもPCに保存するタイプです。
自分のPCに文字起こしデータが保存されていると、メールを送信する際などに誤って添付して流出する危険性があります。
文字起こしソフトを利用する人の細かな注意が必要となるでしょう。
セキュリティ対策が充実している文字起こしソフトを利用しよう
セキュリティ対策が万全でない文字起こしソフトを利用すると、企業に大きな損害を与える可能性があります。
文字起こしソフトのセキュリティだけでなく、社内の情報漏洩対策を行ったうえで利用するのがおすすめです。
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