「アジェンダってどういう意味なの？」「レジュメと何が違うの？」など、ビジネスシーンでよく耳にするアジェンダですが、正確な意味を把握できていない人は意外と多いものです。
しかし、頻繁に耳にするビジネスワードであり、周囲の人も当然のように使っていることから今さら他の人に聞けないと感じている人もいるのではないでしょうか。
ここでは、ビジネスワード「アジェンダ」の意味や使い方、混同されがちな「レジュメ」との違いについて解説していきます。
これまで聞き流してしまっていた人は、これを機にぜひ覚えておきましょう。
ビジネスシーンでの「アジェンダ」の意味とは
使われるシーンによって異なるアジェンダですが、ビジネスシーンでは議題として予定している内容のまとめとして使用されることが多いです。
アジェンダはラテン語の「実行に移されるべき事柄」に由来し、英語では「計画表・予定表」を指します。
日本では、1992年にブラジルで開催された「地球サミット」における環境保全に関する行動計画が「アジェンダ21」と名付けられたことが始まりといわれており、外資系やIT系企業で多用されていましたが、現代では多くのビジネスシーンで耳にするようになりました。
会議の冒頭で、司会進行役が資料を広げながら「本日のアジェンダは〇〇です」といった使われ方をすることから「目次」や「見出し」といったニュアンスでも使われることも多いです。
「わざわざ英語で言わなくてもいいのでは？」とビジネス用語における横文字に苦手意識がある人は感じることもあるでしょう。
もちろんシーンはもちろん、相手に合わせて言葉を使い分けることは重要ですが、先の見出しや目次をはじめ「議題」「議事予定」「協議事項」「備忘録」など複数の意味があり、1単語で言い表せることができる使い勝手の良さも多用される要因となっています。
レジュメとの違いについて
アジェンダとともにビジネスシーンでよく耳にする単語に「レジュメ（レジメ）」がありますが、混同してしまっている人も少なくありません。
会議での使用例で端的に説明すると、アジェンダは議題・予定といったニュアンスから「会議の全体の流れや要点」として使われます。
一方のレジュメは、会議のなかで話される重要な話の概要をまとめたものを指します。
このことから「アジェンダは会議の題目について」「レジュメは会議の重要な話の要約」と認識しておくと分かりやすいでしょう。
アジェンダの必要性やメリット
そもそもアジェンダはなぜ必要なのでしょうか。
実際、アジェンダがなくとも会議を開くことはできるため、作成するための時間を無駄と考える人もいることでしょう。
ここでは、アジェンダの必要性やメリットについて解説していきます。
共通認識を持つことができる
アジェンダには「会議の名称」「開催場所」「日時」「議題・目的」「進行スケジュール」「参加者」などの項目が記載されることが一般的です。
管理職に就いている人は多忙であり、1日に何回もの会議に参加することになるため、アジェンダが配布されているとスケジュール管理はもちろん、目的意識をはっきり持って望むことができます。
また、会議に参加する人のなかには急遽代理で出席することになる人もいますが、アジェンダがあれば共通認識を持たせることが可能です。
会議の効率化・生産性の向上
事前にアジェンダを通達しておくことで、会議の効率化や生産性の向上を図ることも可能です。
どのような内容の議題なのかを会議前に把握していれば、参加者は意見を持って出席してくれるので会議のクオリティ向上にも役立つことでしょう。
より効率化を図るのであれば、会議で使用する資料やレジュメも事前配布し、あらかじめ目を通してもらってから出席してもらうのも方法のひとつです。
これにより資料の読み合わせをする時間が省けるため、会議自体の所要時間を短縮することもできるでしょう。
密度の高い議論ができる
アジェンダにおいて議題と時間をあらかじめ提示しておくことで、密度の高い議論が実現できます。
共通認識が取れておらず、出席するまでどのような議論をするのか分からない会議では往々にして脱線が生じ、生産性のない時間を過ごしてしまうことが起きますが、アジェンダを用意するだけでこうした事態を防ぐ効果が期待できるでしょう。
議題が事前に明示されていれば参加者も発言内容を考えてこられるので、スムーズな意見交換ができます。
まとめ
ビジネスシーンで用いられるアジェンダとは、議題として予定している内容とまとめたもののことを指します。
会議で使用されることが多いことからレジュメと混同されがちですが、アジェンダは「会議全体の流れ」、レジュメは「会議のなかの重要な話の要約」と区別すると分かりやすいでしょう。
また、アジェンダがなくとも会議自体は行えますが、用意して事前に周知することで会議のクオリティや効率性・生産性の向上も期待できます。
アジェンダをよく作成する人は、ひな形を作成し流用できるようにしておくと少ない負担で準備を進めることができるため、ぜひ参考にしてみてください。
