会議の後で「言った」「言わない」のトラブルになることがあります。思い込みは事実を捻じ曲げてしまうのでとても厄介です。単に会議の時間と労力がムダになるだけでなく、上司と部下、取引先など、参加者の関係性によってはトラブルがさらに大きくなってしまうこともあります。
解釈や思い込みは人それぞれですが、事実は１つですので、その事実を当事者に示すことで、問題は基本的には解決します。
この記事では、会議の「言った」「言わない」トラブルが発生する原因と、その効果的な解決方法を解説します。
会議の「言った」「言わない」トラブルとは？
会議の「言った」「言わない」トラブルは、会議の後で、お互いの記憶が食い違っていることにより発生します。
「自分は会議でこう言った」VS.「聞いていない」
「会議でこう聞いた」VS.「言っていない」など。
その場で認識の食い違いが発覚すればすり合わせも容易ですが、会議後、会議で決めたことを実行に移す際に発覚するのが一般的です。
会議で起きる「言った」「言わない」トラブルの例を見てみましょう。
会議の決定内容の理解が違う
会議の「言った」「言わない」トラブルの中でおそらく最も多いパターンがこれでしょう。
発言内容や決定事項の理解が食い違い、仕事を進める中で「会議でこう決めたはずだ」「いや違う」という齟齬が生じます。
賛成・反対を曖昧にしたときや、玉虫色の決定をしたときに起こりがちです。
情報の食い違い
会議の中で出た情報について記憶が違っているパターンです。
「△日と言ったはずです」など。
数字などのデータに限らず、原因や状況などの情報のこともあります。
承知していない！
「会議で報告した」「聞いてないし、合意していない」というトラブルもあります。
定例会議など情報の分量が多い会議の報告で起きがちなケースです。
後からもめそうな内容は、聞き手の反応を確かめるなど、進行役が責任をもって対処するとよいでしょう。
会議で「言った」「言わない」が起きる原因
会議で「言った言わない」のトラブルが起きる原因を突き詰めると、認識のずれ、記憶違い、状況の変化などが挙げられます。それぞれ見ていきましょう。
認識のずれ
「言った」「言わない」の原因の一つは、話す人と聞く人の間の認識のずれです。
言い間違い・聞き違い、話し手は伝えたつもりでも曖昧で伝わっていない、など。
話す人と聞く人は別のイメージを思い浮かべています。
また、把握している情報や状況に差があると、話は伝わりにくくなります。
「理解できなかった」「△という意味だと思った」ということが起きてしまうのです。
記憶違い
記憶違いも「言った言わない」の原因の一つです。
記憶はいつの間にか変化しています。
会議後も仕事の状況は刻々と変わるので、それに合わせて会議の記憶が書き換わることは珍しくありません。
また、最初から勝手に思い込んで記憶してしまうこともあります。
状況の変化
会議後に状況が変化し、発言内容が適切でなくなったという背景から「言った言わない」が起きることもあります。
会議後に上司から違う指示があった、発言の責任を取りたくないなど。本人は意識的に嘘をついている場合もあれば、無意識の場合もあります。
会議の「言った」「言わない」問題の解決方法
「言った」「言わない」問題は、会議の生産性をゼロにするだけでなく、人間関係や信頼をも壊してしまいかねません。
関係が拗れてからあわてて解決に乗り出しても手遅れという場合もあります。どちらが正しくても、協力関係にヒビが入って仕事を進める上で障害になってしまいます。
「言った」「言わない」問題は、会議の最中かその直後に防ぐのが重要です。
解決方法には以下の4点があります。
会議で結論を確認
解決方法の1番目は、会議の席上で結論を確認することです。短い会議なら、最後にまとめて振り返るといいでしょう。
中でも、誰が何をいつまでにするかという「TO DO」を必ず確認してください。
可能であればその場で簡単な議事録を作成し、会議の内容を振り返って確認するとベストです。
コミュニケーションを意識する
会議中にできる解決方法としてはもう一つ、会議でもコミュニケーションを意識することです。
話が聞こえているか、聞く人が理解しているか、重要な点を中心に確認しながら進めると誤解が生まれにくくなります。
議事録で確認
解決方法の3番目は議事録を作成することです。この3点の解決方法を組み合わせることで、会議の内容を確認し、コンセンサスを深めることができます。
議事録は作成するだけでなく、会議参加者に確認してもらうことが重要です。
後日議事録を発行する場合には、期限を決めて確認を促し、その後に正式に発行するといいでしょう。
簡単な議事録ならメールに直接書いて送っても構いません。
録音して確認
会議の記憶がよく食い違う場合には、録音して確認するという方法もあります。
隠しどりは不快に思う人もいるので「議事録作成のため録音します」と必ず声をかけましょう。
「言った言わない」を防いで会議を効率化
会議の後で「言った」「言わない」の水掛け論になると、会議の意味がなくなってしまいます。
これを防ぐ解決方法としては、会議の席上での振り返りと議事録によるダブルチェックが有効です。
意見が対立する会議では細部まで正確なニュアンスが重要なので、録音して素早く文字起こしを行い議事録として共有しておくと、爾後のもめ事を避けることができます。
クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ）」では、録音した音声データから自動で文字起こしが可能。SACSCRIBE上で編集・校正もでき、議事録をスピーディーに作成できます。
「言った言わない」を防いで前向きで建設的な会議を実現しましょう。