企業が業務を遂行するのに欠かせない会議ですが、「この会議は無駄ではないか？」と感じた経験はないでしょうか。

会議が無駄だと感じた場合、「会議のための会議」になっている可能性があります。

今回は、会議のための会議が発生する原因や、会議を効率化する方法を解説します。

会議のための会議とはどのような状態？

「会議のための会議」という言葉に定義はありませんが、一般的は以下のような状態を指します。

• 会議のための準備（予行練習）で会議を開催する
• 目的が定まっていなくて何となく会議を開催している

会議とは、会社の課題を解決したり、売上をアップさせたりするために、参加者が話し合い結論を出す場です。

会議のための会議の状態になっていると、時間や人件費など無駄に消費してしまい、会社に悪影響を与えます。

会議のための会議をなくせば、労働生産性の向上や残業時間の削減など、さまざまなメリットがあります。

会議のための会議をなくす方法

会議のための会議をなくすには、必ず結論を導き出す、ツールを活用して会議をなくす、などがあります。

ここでは、会議のための会議をなくす方法を解説します。

必ず結論を導き出す

会議のための会議でありがちなのが、せっかく会議を開催したのに、議題を解決するための結論を出さずに終了してしまうことです。

結論を出さない会議をしても何も改善されないため、意味のない時間になってしまいます。

結論とは、営業会議であれば目標達成のために「商品Aを積極的にPRして、前年比120％にする」、経費削減の会議であれば、「テレワークを導入して水道光熱費を2割削減する」などです。

メールやチャットを活用して会議をなくす

会議を開催するには、会場の予約や参加者への連絡・議題の確認・議事録の作成など多くの手間がかかります。

準備に時間が掛かると、会議のための会議と同じように普段の仕事が進まず、非効率な状況が発生します。

その会議は本当に集まって話し合う必要があるのか考えましょう。メールやチャットなどのツールを活用すれば、集まらなくても結論を出せる問題かもしれません。

メールやチャットであれば、時間が空いた時に送信できるため、普段の仕事の妨げにはなりません。

議題や内容を簡単にまとめた資料を事前配布する

事前にアジェンダを作成して、会議の進行予定や内容を参加者に伝えると、進行がスムーズになります。

また、会議の進行予定が分かると、参加者は事前に自分の考えをまとめられて、議論が深まりやすいです。

アジェンダを作成しておくと、会議後の議事録作成にも役立ちます。

会議のための会議はなぜ発生するのか

会議のための会議は、定例会議が多い・時間内に終わらない、などが原因となっています。

ここでは、会議のための会議がなぜ発生するのか、について解説します。

何かと会議で決めようとする

会議のための会議が多い会社は、小さな問題であっても会議で決めようとします。多くの社員の意見を取り込もうとする姿勢はいいですが、些細な問題で会議をすると、話し合いの内容が薄くなってしまいます。

何かと会議で決めようとする状態は、上長など誰かの一存で会議が開かれるケースが多いです。

会議を開催する条件を設定するなど、重要でない問題では会議をしないように心がけましょう。

定例会議が多い

定例会議とは、決まった日時に開催されている会議です。

仕事の進捗状況や部署内の方針の共有など、一定の役割がある一方で、話し合う議題がないのに「定例だから」開催されている例もあります。

定例会議がマンネリ化していると感じたら、毎週の定例会議を月1回に変更する、必要に応じて開催する、など条件を見直しましょう。

時間内に終わらない

終了時刻を決めてある会議でも、時間を過ぎて話し合いを続けるケースは多くあります。

会議時間が長くなると、以下のような弊害が発生します。

• 残業の増加
• 人件費の増加
• 生産性の低下

会議を予定通りに終了するには、アジェンダの事前配布や進行役のリーダーシップが必要です。

終了時間を設定していない場合は、無意味な話し合いを続けてしまうため、全員に「時間内に終わらせる」という認識を持ってもらうことも大切です。

準備や議事録作成に手間がかかる

会議の事前準備や、会議後の議事録作成などの効率化も大切です。

会議用の資料の事前配布は、会議をスムーズに進めるに欠かせません。しかし、資料が多すぎると作成に手間がかかるだけでなく、参加者が読む気をなくして意欲が低減します。

文章を端的にするなど資料を少なくする・社内で共有されている資料は各自でアクセスして取得する、など効率化して手間を減らしましょう。

会議終了後の議事録作成も、かなりの手間がかかる作業です。

しかし、結論など重要な項目に漏れがあると、会議の意味がなくなるため、慎重に作成する必要があります。

議事録を漏れなく作成するには、会議をスマートフォンなどで録音して、文字起こしソフトを利用するのがおすすめです。

AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、音声データをアップロードするだけで文字起こしが完了します。

録音されたデータはすべて文字起こしされるため、漏れが発生せずに議事録の作成が可能です。

初回のみ1時間分の文字起こしを無料で利用できるので、ぜひお気軽に試してみてください。

会議のための会議をなくして仕事を効率化しよう

会議のための会議とは、目的もなく会議を開催してしまう・会議の準備に多くの時間を使ってしまう状態です。

会議のための会議をなくすには、議題を解決するための結論を導き出すことが大切です。また、会議の回数を減らすために、メールやチャットを活用しましょう。

会議の回数が減れば、事前準備や議事録を作成する回数も減るため、コア業務に集中できます。

議事録の作成に時間が掛かるのであれば、SACSCRIBEのような文字起こしソフトを活用して効率化するのがおすすめです。