議事録を送付する方法はさまざまですが、メールに添付しているという方は多いのではないでしょうか。
ビジネスメールを送るのに慣れていても、議事録をメールで送付する際は、いくつか注意するポイントがあります。
この記事では、議事録をメールで送付する際の注意点や、メール文面の具体例を紹介していきます。
議事録メールを送付する際のポイント
議事録メールの作成にはいくつかのコツがあります。ここでは、議事録メールを作成・送付する際のポイントを解説します。
件名
メールの件名は、受信者が最初に目にする部分です。
件名で何のメールか分からないと、確認を後回しにされたり、読んでもらえなかったりする可能性があります。そのため、件名で内容を判断できるようにしておくことが大切です。
議事録メールでは件名に「議事録」と明記し、会議をおこなった日付・会議名・議題などを入れておくと、相手が複数の会議に参加している忙しいビジネスマンでも、どの会議の議事録かすぐに理解してもらえます。
メールの本文
本文は、一般的なビジネスメールと同じく、以下のような流れで記載します。
挨拶文：「いつもお世話になっております」など
本題：会議の内容を簡潔に記載する（長文になる場合は添付ファイルで送付し、その旨を本文中に記載する）
結びの文：「ご確認お願いいたします」など
署名：社名・部署名・氏名・連絡先など
このような議事録メールの流れを把握していると、議事録を送付するためのメールをスムーズに作成できます。
また、社内だけで共有する場合は、社内独自のルールも加味しながら作成してください。
議事録メールを送付する際の注意点
議事録メールは相手の立場に立って作成する必要があります。
ここでは、議事録メールを送付する際の注意点を解説します。
要点を端的にまとめる
会議で話した内容が多かった場合でも、議事録メールは端的にまとめるようにしましょう。
メールの本文に長々と文章が書いてあると、受け取った人の気が重くなり内容が頭に入らないものです。
議事録メールの本文に記載するべき内容は、決定事項や共有事項などの重要項目のみで問題ありません。
議題が多く、どうしても文章が長くなってしまうのであれば、本文には概要だけを記載して、詳細はワードなどで作成した文書を添付ファイルで送付しましょう。
会議が終了したら早めに送付する
会議の終了後、できるだけ早いタイミングで議事録メールを送付すると、議論した内容が頭に残っているため、確認がしやすくなります。
当日中に送付するのが理想ですが、遅くとも翌日までには送付するようにしましょう。
また、会議に参加していないメンバーにも早めに送付することで、スムーズな情報共有が可能になり、決定事項への対応をすぐに行うことができます。
ファイルサイズを確認する
議事録メールの本文に内容を記載しきれず、詳細を添付ファイルに記載する場合は、送付前にファイルサイズを確認するようにしましょう。
一般的にビジネスメールでは、添付ファイルの容量は2MBまでにすることがマナーとされています。
テキストのみの場合、2MBあれば100万字ほど入力できるため、容量を気にする必要はまずないでしょう。
議事録の内容を理解しやすくするために画像などを添付すると、すぐに容量が重くなってしまうため注意が必要です。
2MBを超えるのであれば、ファイルを圧縮してから送付するとか、GoogleドライブやDropboxなどのファイル共有サービスを利用するなど、工夫するといいでしょう。
セキュリティへの配慮
議事録に機密情報が含まれる場合は、メール本文に詳細を記載せず、添付ファイルをパスワードで保護するか、セキュアなファイル共有サービスの利用を検討すると良いでしょう。
送信前に、正しい宛先かどうかをしっかりと確認することも大切です。誤って他の人に送信してしまうと情報漏洩のリスクが生じます。
議事録メールの具体例
件名：【議事録】〇月×日 商品打ち合わせ
本文
〇〇株式会社 佐藤様
いつもお世話になっております。
△△株式会社 営業部の山田です。
〇月×日におこなった商品打ち合わせの議事録を添付させていただきます。
概要は以下の通りです。
【日時・場所】〇月×日 貴社商談室にて
【参加者】佐藤、山田、鈴木（敬称略）
【議題】A商品の販売促進について
【決定事項】
・A商品のサンプルを来週中に佐藤様に送付する
・来月から販売強化期間として〇日間、同行PRをする
【補足事項】
例年、△月はA商品の売れ行きが伸びるため、需要を取りこぼさないように積極的に展開していく必要がある
詳しくは、添付ファイルの議事録をご確認ください。
よろしくお願いいたします。
───────────────────
△△株式会社 営業部
山田 一郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-××××-0000 FAX: 03-×××-0000
Email: yamada＠example.com
───────────────────
議事録メールは素早く送付しよう
議事録メールのひな型は、一般的なビジネスメールと同じです。
ただし、本文が長くなり過ぎないように、端的にまとめるようにしましょう。
また、記憶が定着しやすいように、会議が終了したらできるだけ早いタイミングで送付することが大切です。
しかし、特に情報量の多い会議の議事録作成には時間がかかるため、自動文字起こしソフトを利用して効率化することをおすすめします。
クラウド型文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、音声ファイルをアップロードするだけで、AIが音声を自動認識して文章にします。
サクスクライブでは、文字起こしした内容を画面上でそのまま編集・校正できるため、AI文字起こしの精度の部分をすぐに目視と手入力によって修正できます。
またサクスクライブでは、ショートカットキーを使って編集校正の時短が可能です。
初回は1時間分の音声を無料で文字起こしできるため、お気軽にご利用ください。