テレワークが一般的となり、ZoomなどでのWeb会議も頻繁におこなわれるようになりました。
しかし、会議はハイテク化したのに、議事録はいまだにアナログで作成している、という会社も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Zoomで文字起こしをして、簡単に議事録を作成する方法を解説します。
Zoomで文字起こしはできる？
Zoomの機能で「ライブ文字起こし」があります。
ライブ文字起こし機能は、会議などでの会話をリアルタイムで文字起こし可能です。ただし、今のところ(2022年12月現在)日本語には対応していないので、海外の拠点などと英語で会話をする際にのみ活用することができます。
英語での文字起こしが必要な方のために、Zoomのライブ文字起こし機能の設定方法を解説します。
ZoomのWebサイトでサインインする
設定→ミーティングにて（詳細）→字幕機能をオンにする
「自動でミーティングの文字起こしをするライブ文字起こしサービスを許可する」にチェックを入れる。
これだけで設定は完了です。アプリからミーティングに接続をすれば、「ライブ文字起こし」機能が追加されています。
ただし、Zoomのサポートページでは下記の場合に文字起こし精度が低くなると記載されています。
・バックノイズ
・話者の声の声量と明瞭度
・話者の英語能力
・地理的、またはコミュニティ特有の語彙や方言
これらはZoomの文字起こし機能に限ったことではないので、文字起こしサービスを利用する際には注意しましょう。
Zoomで文字起こしをするための外部サービスとは
Zoom単体では日本語の文字起こしができないので、他のサービスと組み合わせる必要があります。
Zoomなどを利用したWeb会議が一般的になり、文字起こしサービスも複数登場しています。サービスにより特徴に違いはありますが、下記のような機能があります。
・参加者での共有が簡単なクラウド型
・専門用語を登録して誤字を少なくする
・複数参加者がいる場合に、誰が話しているのか認識する
このように、文字起こしサービスの機能は年々向上しています。手入力で手間がかかっているのであれば、利用してみましょう。
Zoomで外部の文字起こしサービスを利用するメリット
Web会議やセミナーの文字起こしを手入力でおこなうと、かなりの時間が必要です。
手間を少しでも減らすための文字起こしサービスのメリットは、次のようなものがあります。
自動で文字起こしをするので、時間を他の仕事に使える
文字起こしサービスは、文字起こしをしている間、近くで監視する必要はありません。音声を流しておけば、自動的に文字起こしが完了します。
そのため、文字起こし機能をスタートをするだけで、あとは他の仕事をしていても問題ありません。
会議などが頻繁に開催され文字起こしの回数が多い場合には、非常にうれしいメリットではないでしょうか。
また、リアルタイムに文字起こしをする場合でも、議事録のためにメモを取る必要がありません。会議の内容に集中できるので、内容を聞き漏らすこともなくなります。
データの管理が簡単
文字起こしのデータには、音源のデータと文字データがあります。
これらのデータはパソコンに適切に保管しないと、データがどこにあるか分からなくなったり、他の人が間違えて削除してしまったりする危険があります。
文字起こしサービスでは、クラウド上でデータを保管できる機能があります。後から読み直したり、再提出が必要になったりした場合でも、すぐにデータを確認可能です。
自動文字起こしサービスの選び方
文字起こしサービスはいろいろな会社が提供しているので、ここでは文字起こしサービスの選び方を解説します。
費用で選ぶ
文字起こしサービスには、無料のものと有料のものがあります。
無料のサービスは、文字起こしの精度は上がっているものの、機能面では少し頼りないところがあります。頻繁に文字起こしをするのであれば、使い勝手など不満が出てくるでしょう。
文字起こしは月に１～２回しかしない、という方は、無料でもそれほど不便なく使用可能です。
有料サービスは、文字起こし専門だけあって機能が充実しています。句読点を自動入力できたり、発言者を認識したりと、文字起こし後の手間が削減可能です。
料金は文字起こしをする量にもよりますが、月1～2万円からの価格帯が多いです。文字起こし中に他の作業ができることを考えれば、利用料は人件費で軽々ペイできるでしょう。
専門用語を登録可能か
仕事をする上で、各業界の専門用語が必ず発生します。
文字起こしサービスは、一般的な単語であれば高い精度を誇りますが、専門用語や外来語にはそれほど強くありません。
例えば、学会の発表などは専門用語のオンパレードです。そのため、せっかく文字起こしサービスを利用したのに、ほとんどの部分を手入力しなくてはならなくなる可能性もあります。
そのようなときは、単語登録機能付きのサービスが便利です。事前に頻出しそうな単語を登録しておけば、AIが認識する精度が高まります。
セキュリティがしっかりしているか
ZoomなどでWeb会議をする場合、社外秘となる情報が多く話されます。情報が外部流出してしまうと、自社だけでなく顧客にも迷惑がかかるでしょう。
そのため、文字起こしサービスは暗号化して通信するなど、高いセキュリティがあるものがおすすめです。
Zoomで文字起こしする方法
文字起こしサービスの選び方が分かったところで、ここでは無料と有料のおすすめ文字起こしサービスを紹介します。
無料サービス：Googleドキュメントを利用する
まずは、人気の文字起こしサービスであるGoogleドキュメントを利用する方法です。Googleドキュメントは無料で使用可能です。
Googleドキュメントで文字起こしをする方法は下記のとおりです。
Webブラウザ「Chrome（クローム）」をダウンロードする
ChromeでGoogleドキュメントを開く
「ツール」タブから「音声入力」を選ぶ
表示されたマイクをクリックして、音声を流す
Googleドキュメントを利用して文字起こしをしたものが下記の画像です。句読点は入力されないので、手入力をする必要があります。
また、いくつか誤字・脱字があるので、あとからチェックをして校正しましょう。
有料サービス：SACSCRIBE（サクスクライブ）を利用する
SACSCRIBEはクラウド型の文字起こし専門サービスです。
SACSCRIBEの利用手順は下記のとおりです。
音源をアップロードして登録する
文字起こし依頼ボタンを押してスタートする
文章の校正をおこなう
保存してダウンロードする
画像では句読点が打たれていませんが、最新版では句読点も自動で入力可能です。また、１時間の音声を文字起こしする場合、約20～30分で完了します。
クラウドで利用するサービスのため、外出先でのデータの確認や、スマホでのアクセスも可能です。
Googleドキュメントなどの無料サービスと比べると、文字起こし専門サービスならではの機能が充実しています。
お試しで１時間分の文字起こしが無料で利用できるので、ぜひ活用してください。
