ペーパーレス会議は、準備を効率化でき、コストカットにも繋がる新しい会議の形です。
しかし、ペーパーレス会議を導入しようとしても、上手くいかない人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ペーパーレス会議のメリット・デメリットや、導入するコツを紹介します。
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、資料などを紙に印刷せずにPCやタブレットなどで共有する会議です。
SDGsや環境問題への関心の高まりにより、ペーパーレス会議を導入する企業が増えています。
ペーパーレス会議は、会議室だけでなく、Web会議でも利用できます。
デジタル化された資料は、リアルタイムで会議の内容を追記して共有できるので、会議の進め方のバリエーションが増えます。
Web会議システムには、資料共有ができる機能が搭載されているものもあり、ペーパーレス会議が普及する要因の一つになっています。
ペーパーレス会議のメリットは準備に手間が掛からないこと
ペーパーレス会議は、準備の手間を削減でき、情報漏洩を防ぐ効果もあります。
ここでは、ペーパーレス会議のメリットについて解説します。
準備の手間を削減できる
ペーパーレス会議は、資料を紙に印刷する必要がなく、配布はデータを送信するだけです。
これまで資料の準備に掛けていた時間を別の仕事に閊えるので、業務効率が向上します。
会議の議題や進行表であるアジェンダも簡単に共有できて、事前に会議で話すことを考えられるため、議論の質も上がるでしょう。
情報漏洩を防げる
紙に印刷して資料を配布すると、会議後は参加者それぞれが資料を管理します。資料を紛失するケースも多く、情報管理が問題となっていました。
データで配布すれば物理的に紛失することはなく、情報漏洩のリスクを低減できます。
コスト削減に繋がる
紙に印刷する資料が減ると、コピー機のリース費用やインク代を削減可能です。
その他にも、印刷や配布にかかる人件費や紙の処分費用も減少します。
1回の会議で発生する費用は少額だったとしても、会議は何度も開かれるものです。トータルで見るとコストを大きく削減できるでしょう。
リモート会議に向いている
テレワークなど働き方の多様化が進み、会社に出社しないでWeb会議をする機会が増えました。
Web会議では紙の資料を配るのは難しく、データで配布するのに適しています。
資料の配布が妨げになりWeb会議を導入できていなかった企業は、ペーパーレス会議を実施して、Web会議導入のための第一歩にしましょう。
ペーパーレス会議のデメリットは慣れるまで効率が落ちること
ペーパーレス会議は、慣れるまでは会議に集中できず効率が落ちる可能性があります。
ここでは、ペーパーレス会議のデメリットを解説します。
特定のページを開きにくい
紙の資料は確認したいページをすぐに開け、デスク上に並べておくことも可能です。
しかし、PCやタブレットの資料は、該当ページを開くのに時間がかかります。また、資料を読みにくいとの声もあります。
これらは、電子書籍がなかなか普及しない理由と同じです。
全員が資料の該当ページを開くのを待っていると、会議の進行が遅れて、通常の業務に支障が出る可能性があります。
慣れるまでは効率が落ちる
PCやタブレットの操作に慣れていない人がいると、資料の開き方や操作方法が分からず効率が落ちます。
会議資料の配布や閲覧に難しい操作はありませんが、最低限のPCに関する知識は必要です。
PCやタブレットの操作が苦手な人が多い環境であれば、誰にでも理解できる操作手順書を作成するのがおすすめです。
メモが難しい
紙の資料では余白にメモを取れますが、電子データだとメモの自由度が下がります。
メモ機能が付いていたとしても、タッチペンが必要だったり、上手に書けなかったりして、自然とメモを取らなくなる人もいるでしょう。
ペーパーレス会議を成功させる方法
ペーパーレス会議は、事前に会議用ツールに慣れておき、徐々に導入するとスムーズに移行できます。
ここでは、ペーパーレス会議を成功させる方法を紹介します。
会議用ツールに慣れておく
いざ会議が始まって、PCやタブレットでの資料の開き方が分からないのでは、議題の話し合いはできません。
以下のように会議用ツールに慣れておくことが大切です。
- 資料を開けるか確認する
- メモの取り方を把握する
- 資料のページめくりや検索方法を試す
- カメラやマイクをチェックする（Web会議の場合）
事前に会議用ツールの操作方法を覚えておけば、スムーズに会議を始められるでしょう。
いきなりすべての会議に導入しない
ペーパーレス会議の導入が決定しても、一斉に電子データに移行すると会議が機能しなくなる可能性があります。
まずは、重要度が低い小規模な会議から導入して、徐々に重要な会議にも適用しましょう。
小規模な会議での失敗や反省点を活かせば、重要な会議に導入する頃には参加者も慣れて問題が発生しなくなります。
ペーパーレス会議の必要性を周知する
多くの人は変化を面倒に感じるため、なぜペーパーレス会議の導入が必要なのかを周知することが大切です。
コスト削減や効率化・環境問題への対策・Web会議導入のためなど、理由は多くあります。
参加者に納得してもらえるように丁寧に説明すると、協力してくれる人が増えて段取りが組みやすくなります。
会議の議事録もペーパーレス化する
ペーパーレス会議を導入したら、会議後に作成する議事録もペーパーレス化しましょう。
議事録をペーパーレス化すると迅速に配布できるため、参加者が会議で決まった内容を行動しやすくなります。
会議の音声を録音して、文字起こしサービスを利用すると、スピーディーに作成可能です。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、文字起こししたデータをサービス上で編集・データの管理ができます。
過去の議事録もすぐに開けるので、新しい資料作りにも役立つでしょう。
初回は無料で1時間分の音声を文字起こしできます。ぜひ、お気軽に試してみてください。