自動文字起こしを議事録作りに活用する方法

会社の会議等で議事録作りを求められるシーンも多いのではないでしょうか。

しかし特に長時間の会議であったり、自分にも発言内容があり書記だけに集中できないような場合は、「耳で聞いて、手動でメモを取る」だけでは大変です。

そんなときにはぜひ、自動文字起こしサービスをご活用ください。自動文字起こしサービスを議事録作成の補助に使うことで、より素早く、楽に、正確に議事録作成ができます。活用法をご紹介します。

会議の事前準備

まずは会議の前に、議事録作りの準備をしておきましょう。

会議室へのテープレコーダーやパソコンの持ち込みが可能か、集音マイクがある場合は使い方も確認しておきましょう。

テープレコーダーは途中で充電切れ、トラブルなどで止まってしまうおそれがあるため、2つ用意しておくと安心です。スマートフォンを活用してもいいでしょう。

オンライン会議の場合は?

オンライン会議システム「ZOOM」には録画システムがあり、この録画データを使って自動文字起こしをすることもできます。

会議室で行われる会議に比べて音声をクリアに録音しやすく、あとから録画を見ながら話者の確認もできるため、議事録作りも比較的楽に行えます。

録画方法を確認し、会議の出席者に録画許可をもらっておきましょう。

関連記事:【zoom】web会議を録音して文字起こしする方法

会議中のメモの取り方

テープレコーダーがあるとはいえ、会議中はメモも取っておきましょう。「その場にいる人はわかっていても、あとから聞き返してみるとわかりにくい」部分は意外に多いです。

テープレコーダーや自動文字起こしが苦手な部分も重点的にメモをとると、後からまとめるときに焦らず住みます。

音声でわからない部分をメモしておく

以下の部分は、音声を聞き返しただけではわからなくなる部分があります。必ずメモを取っておきましょう。

  • 参加者全員の名前
  • 誰が何を言っているか把握するためのメモ
  • 会議中にホワイトボードを使う場合は、メモを取るかホワイトボードごと写真を撮っておく
  • レジュメや資料は必ずもらっておく

自動文字起こしでは話している内容だけが録音され、話者はわからない状態になります。必ず参加者全員の名前をメモしておきましょう。

また「参加者全員が50代の男性」などとという場合は、音源を聞き返した時に声が似ていて、発言者がわからなくなることがあります。ざっくりでもいいので、誰が何を言っていたのか把握できるメモがあると安心です。

ホワイトボードを指しながら「あー、さっき出たここの部分ね」などと言っているような場面も、音声だけの情報では何を指しているのかわからなくなります。メモを取っておきましょう。

自動文字起こしが苦手な部分を重点的にメモ

自動文字起こしは残念ながら万能ではなく、文字起こしをしたときに変換ミスをしやすくなる場面があります。以下のような文言やシーンは重点的にメモをしておきましょう。

  • 日付や金額などの数字
  • 社名や人名、専門用語
  • 声が小さい、遠いなど、音声が明瞭に録音できないシーン
  • 議論が白熱して2人以上が同時に話しているシーン
  • 救急車が通過したなど、大きな音がかぶったシーン

日付や金額など、細かい数字は自動文字起こしをしたときに誤って変換されやすい情報です。誤りが許されない部分ですので、必ずメモをとっておきましょう。社名や人名、専門用語など、辞書に載っていないような情報もAIが混乱して妙な変換になりやすいです。

ほか、音源がクリアに録音されていない状態では、うまく自動文字起こしができなくなる場合があります。

会議が終わったら、テープレコーダーの音源を自動文字起こし

会議が終わったら、録音データを取り込んで自動文字起こししましょう。

クラウド型の自動文字起こしプラットフォーム「SACSCRIBE」では、mp3, mp4, wav, flac形式の音声・動画ファイルを自動で文字起こしできます。利用料金は初回1時間までなら無料、超過すると35円/分になります。文字起こしにかかる時間は音源の時間のおよそ1/4〜1/3程度です。

参考:【SACSCRIBE】ご利用マニュアル

文字起こししたデータの整え方

自動文字起こしをしたデータは、そのままの状態では読みにくく、使いにくいです。

以下の3点を整えると見やすくなります。

  • 改行を入れる
  • 同じ変換間違いが目立つ部分をまとめて変換する
  • 日付や金額など、細かい数字を確認して書き直しておく

実際の例をみてみましょう。

モデル音源を文字起こししたもの

空き家緊急双方対策事業についてお伺いしたいと思いますの空き家緊急対策事業については六月の補正語の予算学がま急戦前になりましてであのー空き家の解体助成の申請をされた方がいらっしゃるたですけれども予算の関係で女性を、受けることができなかったという案件があったと聞いておりますで空き家緊急対策事業の今年度の受付件数と空き家解体女性の過去三年間の件数及び現在の受け付けの対応状況をお伺いしたいと思いますお応えいたします空き家緊急総合対策事業では管理活用解体を八柱とする初の女性授業を実施しております。十一月十二日の時点の申請受付件数は八事業合計でえーっと百よ四件、ですそのうち空き家解体助成事業の件数につきましては磯発見でありますなお空き家解体女性の平成八九年度から、零和元年度までの三年間の件数につきましては平均で百八百八軒でありましたあき空け緊急対策事業につきまして今年度も多くの申し込みがござい、まし、たが予算の上限に達した為現在は受付を終了しております以上でございます

自動文字起こしサービスを使うと、このように改行なく表示されてしまいます。

そのためtextデータをダウンロード、またはWordやGoogleドキュメントなどのソフトにデータをコピー&ペーストして編集しやすくし、以下のポイントを整えます。

  • 一文ごと、発言者ごとに改行して区切る
  • 「助成」が「女性」と変換されている部分が多いので、検索・置換を使って変換
  • 数字や誤字脱字など、気になる部分を手作業でざっくりと直す

この3点を整えました。特に数字や固有名詞は、必要があれば音源を聞き返して確認してください。

モデル音源を整えた後

空き家緊急総合対策事業についてお伺いしたいと思います

空き家緊急対策事業については六月の補正後の予算額が9000万円になりまして、空き家の解体助成の申請をされた方がいらっしゃったんですけども、予算の関係で助成を受けることができなかったという案件があったと聞いております

空き家緊急対策事業の今年度の受付件数と空き家解体助成の過去三年間の件数、及び現在の受け付けの対応状況をお伺いしたいと思います

 

お答えいたします

空き家緊急総合対策事業では管理・活用・解体を柱とする8つの助成事業を実施しております

十一月十二日の時点の申請受付件数は八事業合計で154件です

そのうち空き家解体助成事業の件数につきましては58件であります

なお空き家解体助成の平成29年度から、令和元年度までの三年間の件数につきましては平均で120軒でありました

空き家緊急対策事業につきまして、今年度も多くの申し込みがございましたが、予算の上限に達した為現在は受付を終了しております

以上でございます

音源の音質にもよりますが、全体の流れをつかむには十分な原稿ができました。上記の分量なら、聞き直しがなければ5分程度で整えられます。

この原稿をガイドに使いながら議事録を作成していきます。

議事録を作る

会社や求められることによっても異なりますが、商品開発会議などの会議では以下の内容が求められる場合が多いです。5W1Hを意識して作るとよいとされています。

  • 会議名
  • 日時、場所
  • 参加者
  • 議題
  • 内容の背景、要旨
  • 決定事項、保留事項
  • 次回の日程、次回までの課題

会議名・日時、場所・参加者・議題

会議名や日時と場所、参加者、議題がきちんと書かれていないと、後から見返したときにいつ何のために行われた会議かわからず、混乱を招きます。最初にはっきりと記載しておきましょう。

内容の要旨

会議の内容を文字起こししたデータを参照しながら、議事録作りを進めます。

会議の内容に「諸般の報告」や「空き家総合対策事業」などとタイトルをつけ、センテンスを区切ります。

センテンス内を要約し、要約の最後に()で話者を記載します。口語は文語に置き換え、主語が抜けている場合や、文面だけではわかりづらそうな場合は言葉を補います。

決定事項、保留事項

議事録の読み手にとってはここが最重要ポイントになります。できれば箇条書きで、簡潔に書きましょう。

次回の日程、次回までの課題

次回がある場合はこちらも重要になります。簡潔に書きましょう。

自動文字起こしを活用して議事録作りを素早く、楽に、正確に

耳で音源を聴きながら、全ての文言を書き起こす文字起こしをしようとすると、文字起こしのプロでも音源の3〜6倍もの時間を要するのが普通です。一般の方では10倍以上もの時間を要する場合も少なくありません。

かといって、一生懸命メモを取ってまとめるのも大変です。会議中は議事録作りのためのメモにかかりきりになってしまいますし、何か用事があって会議から議事録作成までの時間が開いてしまえば、記憶をたぐるのが困難になり、議事録作成の難易度が上がってしまいます。

自動文字起こしサービスを使えば、素早く、楽に、正確に議事録を作成できるようになります。ぜひ御社のビジネスに自動文字起こしサービスをご活用ください。

クラウド文字起こしプラットフォーム【SACSCRIBE】