ビジネスシーンで一般的に使われるようになった「アジェンダ」という言葉。
転職などで職場が変わり、初めて聞いた方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、アジェンダとは何か、意味や使い方の例を詳しく解説します。
この記事を読めば、アジェンダの重要性や効率的な作成方法が分かるため、ぜひ最後までご覧ください。
アジェンダとは？意味や使い方について
アジェンダ（agenda）とは、プランや計画のことです。ここでは、アジェンダの意味や使い方を紹介します。
アジェンダの意味とは？
アジェンダには、「予定表・計画表」という意味があり、ビジネス上では会議や打ち合わせの議題を整理した書類のことを指します。
アジェンダはビジネス以外でも使われていて、政治分野では「取り組むべき政策」という意味になります。
アジェンダはラテン語が由来で、「実行されるべき計画」という意味があります。
1992年に国連環境開発会議（UNCED）が開催した地球サミットで「アジェンダ21」が採択されたことから、日本でもアジェンダが浸透しました。
アジェンダの使い方
ビジネスシーンでは、アジェンダを会議で活用するケースが多く、以下のように使います。
- 来週の会議までにアジェンダを作成して、参加者にメールで共有してください
- 事前に配布したアジェンダに目を通しておいてください
- お手元に配布したアジェンダをご覧ください
- 本日のアジェンダ（議題）は予算編成についてです
基本的には予定表などの書類をアジェンダと呼びますが、最後の例のように「議題」という意味で使われるケースもあります
上司などからアジェンダ作成を指示された場合に、スムーズに理解できるように使用例を覚えておきましょう。
アジェンダとレジュメ（resume）の違い
アジェンダと混同されやすい言葉に「レジュメ」があり、どちらも会議で使用されるケースが多いですが、使い方や意味に違いがあります。
アジェンダは、これから話し合う議題や時間配分をまとめた書類で、会議をスムーズに進める効果があります。
一方で、レジュメは会議などで報告する内容をまとめた書類で、参加者が内容を把握しやすくすることが目的です。。
アジェンダとレジュメは似た言葉ですが、明確に違いがあるため、それぞれの違いを把握しておきましょう。
アジェンダ作成のポイントとは
アジェンダを作成する際は、必要な記載事項を抑えて、会議の目的を明確にする必要があります。
ここでは、アジェンダ作成のポイントを解説します。
基本的な記載項目を押さえる
アジェンダの基本的な記載項目は、次の通りです。
- 議題：〇〇年 予算編成について
- 日時：〇月〇日
- 会議時間：13時00分～15時00分
- 場所：会議室A
- 時間配分(例：議題①13時00分～13時30分 議題②13時30分～14時30分 質疑応答：14時30分～15時00分)
- メモ欄
アジェンダは議題の共有がメインなので、最初に何のための会議なのかを明記します。
それぞれの議題の時間配分は、議論する内容をある程度把握していないと設定が難しいものです。
時間の予想ができない場合は、会議の責任者に相談して最適な時間配分に設定しましょう。
会議などの目的を明確にする
アジェンダを作成する一番の目的は、議題を共有して議論をスムーズにすることです。
通常の仕事が忙しいと会議の準備が後回しになり、十分な準備ができないまま会議に臨むことになります。
会議の概要や方向性を把握していないと、発言を控えてしまったり、消極的な姿勢になってしまったりと、時間を無駄にしてしまいます。
アジェンダで事前に議題を共有していれば、効率的で深い議論ができ、時間の節約にも繋がります。
議事録作成も視野に入れて内容を考える
アジェンダと議事録は共通する記載項目があり、会議終了後にアジェンダを議事録作成に活用すれば時間を効率的に使えます。
例えば、先ほど「基本的な記載項目を押さえる」で紹介した記載項目に、話し合った内容を会議後に記入すれば議事録が完成します。
それぞれの会社のルールで、「参加者は必ず記載する」「決まった内容を記載する」などがある場合は、アジェンダ作成の際に項目を追加しても問題ありません。
議事録作成を視野に入れてアジェンダを作成すれば、コア業務に時間を使えて、生産性もアップするでしょう。
アジェンダを活用して効率的に議事録を作成しよう
議事録作成をする際にアジェンダを活用すれば時間短縮できますが、より効率的にするには文字起こしアプリがおすすめです。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、音声をアップロードするだけで、自動で文字起こしします。
会議の録音データを聞きながら手入力する必要がなくなり、議事録の作成に必要な時間が劇的に減少するでしょう。
アップロードした音声データや文字起こしデータは、SACSCRIBE上で管理できるため、後からデータの確認が必要になってもすぐにアクセス可能です。
会議の準備や議事録作成に時間を取られて忙しさが増している方は、アジェンダと文字起こしアプリを活用して、生産性を向上させてください。