文字起こしは音声を聞いてタイピングするという単純な作業ですが、実はさまざまなコツがあります。
何も考えずにタイピングしていると効率が下がり、余計な時間がかかってしまうので注意が必要です。
今回は、文字起こしを効率化するための方法や、劇的に作業時間を短縮できるツールを紹介します。
文字起こしを効率化する方法
文字起こしは少しのコツで、大きく作業スピードが変化します。ここでは文字起こしを効率化する方法を紹介します。
辞書登録機能を活用する
人名や企業名・文字数が多い単語は入力に時間がかかるため、辞書登録機能を活用しましょう。
辞書登録をしておけば入力時間を短縮できるだけなく、変換ミスも減らせます。
例えば、以下のような単語を登録しておくと、文字起こしが効率化されます。
「お」：お世話になっております。
「よ」：よろしくお願いいたします。
「ご」：ご確認お願いいたします。
「か」：株式会社
上記のようなビジネス用語以外にも、アルファベットの単語を登録しておくこともおすすめです。
「あ」：Android
「う」：Windows
アルファベットの入力は、英数字とひらがなの切り替えや大文字・小文字の区別もあるため入力に時間がかかります。誤入力を防ぐためにも頻出する単語は、登録しておきましょう。
再生速度を調整する
文字起こしをスムーズに進めるには、なるべく再生を止めないことが大切です。
しかし、話すスピードやタイピングの速度などにより、入力が音声に追いつかないこともあります。
そのようなときは、再生速度を調整して音声とタイピング速度が同じになるようにしましょう。
遅いスピードに慣れてきたら、少しずつ再生スピードを上げていけば、文字起こしのスピードを上げられます。
聞き取れない部分に固執しない
個人名や地名・専門用語などを聞き取れないときがありますが、聞き取れるまでリピートするのではなく、不明のまま先に進むようにしましょう。
先の方まで音声を聞いていると、同じ単語出てきて、前後の文脈から何を言っているのか分かることもあります。
最後まで文字起こしをしたら、不明部分をまとめて確認すると効率的です。
参加者や専門用語をまとめた表をもらう
文字起こしをしていて手が止まることが多いのは、個人名と専門用語です。
事前に参加者が多かったり、専門用語が頻出したりすると分かっているのであれば、参加者や専門用語をまとめた表をもらいましょう。
個人名の漢字や専門用語を正しく文字起こしできるため、クライアントと作業者の双方にメリットが生まれます。
ショートカットキーを活用する
ショートカットキーを活用することで、文字入力のスピードが飛躍的に向上します。
Microsoft Wordで文字起こしに利用できるショートカットキーには、以下のようなものがあります。
・切り取り：「Ctrl」＋「X」
・コピー：「Ctrl」＋「C」
・ペースト：「Ctrl」＋「V」
・太字：「Ctrl」＋「B」
・文字数の確認：「Ctrl」＋「Shift」＋「G」
・著作権記号：「Ctrl」＋「Alt」＋「C」
これらの他にも、文字起こしに役立つショートカットキーは多くあります。自分に合ったショートカットキーを見つけて、作業スピードを上げてください。
文字起こしを効率化する便利ツール
文字起こしはツールを利用することで、飛躍的にスピードを上げられます。ここでは、文字起こしのプロも利用している便利ツールを紹介します。
AIにおまかせ文字起こしソフト
文字起こしソフトは、AIが音声を認識して自動で文字起こしするサービスです。
AIが文字起こしした文章を校正・編集するだけなので、大幅に時間を短縮できます。
クラウド型文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、クラウド上での文章の編集やデータ管理など、文字起こしに必要な作業を完結できます。
音声やテキストのデータ管理もできるため、多くの文字起こしを行う場合でもデータを探す手間や紛失のリスクを低下させられます。
初回は1時間分の文字起こしを無料で体験できるため、お気軽にご利用ください。
手だけでなく足も活用するフットスイッチ
音声を巻き戻したり一時停止したりする際に、マウスやキーボードで操作すると、どうしても入力が止まりワンテンポ遅れてしまいます。
フットスイッチを利用すれば音声を足で操作できるため、入力を止める必要がなくなります。
フットスイッチは数千円から購入できるので、コストパフォーマンスが高いツールです。
一時停止や再生など手での音声操作がストレスになっている方は、導入を検討してみてください。
困ったときの文字起こし業者
他の仕事に追われて、どうしても文字起こしの時間を取れないという方は、文字起こし業者に依頼しましょう。
文字起こし業者に音声データを送信して、素起こしや整文など納品形式を指定するだけで原稿を仕上げてくれます。
料金相場は150円/分ほどで、納期は音声の長さにもよりますが3～4日です。
文字起こしを上手に効率化しよう
文字起こしを効率化するには、再生速度の調整やショートカットキーの利用・ツールの導入など、さまざまな方法があります。
自分に合った方法を取り入れることで、少しずつ文字起こしのスピードを上げられるでしょう。
簡単に取り入れられる方法も多いので、文字起こしのスピードが伸び悩んでいる方はぜひ試してみてください。