会議を効率化する「振り返り」とは? 仕事が進む会議を作る3ステップ

会議の効率化に効果を発揮するのが「振り返り」です。

成果の出ないダメ会議が、振り返りをすることで仕事が進む会議に変わります。

ラップアップ、議事録、前回のレビューによる3段階の振り返りと、会議自体を改善するための振り返りの方法を解説します。

会議の最後に振り返り

まず会議の場面です。会議やセッションの最後に振り返りをすることで、会議のポイントを確認することができます。

「ラップアップ」 (Wrap up) と呼ばれる方法です。

アジェンダに沿ってそれぞれの議題を振り返り、議論や結論をまとめます。

できれば会議の席上で簡単な議事録を作成し、その場で確認するとしっかりした振り返りになります。

会議の結論を共有

会議の振り返りをする目的は、議論や結論を確認し、コンセンサスを深めることです。

以下のようなダメ会議、周囲にありませんか?

・結論がない・分からない

・会議を受けて何も実行されない

・後から「言った言わない」の口論になる

・聞いていない人が多く、情報や結論が共有されない

多くのダメ会議の原因は結論が共有されていないことにあります。振り返りはこんな悩みに効果的です。

TO DOを確認

会議の席上での振り返りでは、特にTO DOを確認することが大切です。

誰が、何を、いつするのか、次のアクションを確認しましょう。

漠然とした話が具体的なアクションに落とし込まれ、認識のズレも解消できます。

議事録で会議内容を確認

会議後には、議事録で会議内容の振り返りをすることで、会議の成果を高めることができます。

議事録を作成するのは手間が掛かりますが、議論の内容や結論を確認し、コンセンサスを定着させる効果があります。

議事録は会議の最後か、もしくは会議後なるべく早く発行し、参加者に確認してもらうのがポイントです。

文字で会議を振り返ると、理解の違いが見つかりやすくなります。

「言った言わない」の防止に役に立ちます!

前回の会議の振り返り

前回の会議の結果についても振り返りを行うのが効果的です。

「レビュー」 (Review) と呼ばれ、英語圏ではプロジェクト会議など定例会議の冒頭でよく行われています。

前回の会議からの進捗や変更点を確認し、共通の認識の上で今回の議題を話し合えるというメリットがあります。

振り返りには前回の議事録を使い、効率的に進めましょう。

会議後の成果を確認

前回の会議の振り返りには、会議で決めたことの実行を促し、次につなげる効果があります。

PDCAサイクルに当てはめると、会議がPlan(計画)、その後のDo(実行)を経て、Check(評価)する段階です。

前回のDoの実施状況や結果を振り返り、次のAct(改善)へと進めましょう。

「参加するだけの会議」が「実行する会議」に変身します!

会議の改善のための振り返り

ここまで会議の内容を振り返ることで会議を効率化する3ステップを見てきました。

最後に、会議自体を改善するための振り返りという方法をご紹介します。

いわば会議のカイゼン活動。良かった点・悪かった点や感想を出し合って、次回の会議に生かします。

会議の振り返りの進め方

会議の最後に、結論やTO DOをまとめるとともに、会議自体についても振り返ります。

具体的なチェック項目は以下のような内容です。

・目的やゴール(進捗確認、〇〇を決定するなど)がはっきりしていたか

・次のアクションは明確か

・全員が会議に貢献したか、など。

目的は問題を認識することなので、思ったことを気軽に言える雰囲気が重要です。

また、個人を責めるようなトーンにならないように注意。

ファシリテーター(進行役)を決めてスムーズな振り返りになるように進めましょう。

プロジェクトの振り返り会議

この改善のための振り返りは、プロジェクトの改善でも使われている方法です。

プロジェクトの振り返り会議では、進め方や方法などについて、良い点・悪い点などを話し合います。こちらも課題を発見するのが目的です。

振り返りにはいろいろなフレームワークや振り返りシートが使えます。

アジャイル開発でよく使われるフレームワークがKPTです。Keep(続けるべきこと)、 Problem(課題)、Try(次に取り組むこと)を挙げて次の改善点を検討します。

自分の仕事に適したやり方を探してみてください。

振り返りで会議を効率化

振り返りは今日から会議を効率化できる方法です。

会議の終わりのラップアップ、議事録、前回の会議レビューの3段階の振り返りをすることで、次のアクションが明確な会議、仕事が進む会議にすることができます。

この中で時間と労力がかかり、つい後回しになってしまうのが議事録ではないでしょうか。

会議中のメモから議事録をまとめるのが大変な場合には、会議を録音しておいて自動で文字起こしをするという方法があります。

クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE(サクスクライブ)」では音声から自動で文字起こしが可能。SACSCRIBE上で編集・校正もできて、議事録をスピーディーに作成できます。

議事録を作成し、会議の振り返りをすることで、会議の生産性を向上させましょう。

SACSCRIBEで面倒な文字起こしを時短しませんか?

AI文字起こしサービス「SACSCRIBE」は今なら初回1時間無料でお試しできます。

無料で1時間文字起こしを体験する