会議の効率化に効果を発揮するのが「振り返り」です。
時間ばかりかかって成果の出ないダメ会議が、振り返りをすることで仕事が捗る会議に変化します。
この記事では、振り返りを行う意義、ラップアップ・議事録・前回のレビューによる3段階の振り返りの方法と、会議自体を改善するための振り返りの実践的な方法を解説します。
会議の振り返りを行う意義とは
会議の結論を共有する
会議の振り返りをする目的は、議論の内容や結論を確認し、参加者のコンセンサスを深めることにあります。
以下のようなダメ会議、周囲にありませんか？
・結論がない・分からない
・会議を受けて決まったことが実行されない
・後から「言った言わない」の水掛け論になる
・聞いていない人が多く、情報や結論が共有されない
多くのダメ会議の原因は、結論が共有されていないことに由来します。そんな時にこそ振り返りが効果を発揮します。
続いて具体的な振り返りの方法を見ていきましょう。
会議の最後に振り返り
会議の振り返りを実施するには、まず会議の最中に振り返りを行いましょう。会議やセッションの最後に振り返りをすることで、会議の要点・ポイントを改めて確認することができます。
「ラップアップ」 (Wrap up) と呼ばれる手法がこれに該当します。
会議前に用意されたアジェンダに沿って、それぞれについての議論や結論を簡単に振り返ります。
ホワイトボードなどに要点を書き出して結論を揺るぎないものにしておくと、さらに会議の成果が上がりやすくなります。
TO DOを確認
会議の席上での振り返りでは、TO DOを確認することが非常に大切です。
誰が、何を、いつまでにするのか、これをしっかり確認しておくことで、以降の振り返りがさらに意味を持つようになります。
漠然とした話を具体的なアクションに落とし込む。それにより、参加者が当事者意識を持って会議の席に臨むようにもなります。
議事録で会議の内容を確認
会議後には、議事録を作成、配布して会議の内容を振り返ります。
議事録の作成には手間がかかりますが、会議の内容や結論を確認し、コンセンサスを深めることにもつながります。
議事録は会議の直後か、なるべく早くに発行するようにし、参加者に配布して確認をうながしましょう。しっかりとした議事録を作るのがリソース的に厳しい場合は、決定内容やTO DOを箇条書きにして共有するだけでも効果があります。
前回の会議の振り返り
前回の会議の結果・成果についても振り返りを行うのが効果的です。
「レビュー」 (Review) と呼ばれ、英語圏ではプロジェクト会議など定例会議の冒頭でよく行われています。
前回の会議からの進捗や変更点を確認し、共通の認識の上で今回の議題を話し合えるというメリットがあります。
振り返りには前回の議事録を使用し、あいまいなところがないように進めましょう。
会議後の成果を確認
前回の会議の振り返りには、会議で決めたことの実行を促し、次につなげる効果があります。
PDCAサイクルに当てはめると、会議がPlan（計画）、その後のDo（実行）を経て、Check（評価）する段階です。
前回のDoの実施状況や結果を振り返り、次のAct（改善）へと進めていきます。こうした流れが定着すると、「参加する」会議が「実行する」会議に変化したことを実感できるようになるでしょう。
会議の改善のための振り返り
ここまで会議の振り返りを行うことの意義と、実際に会議の振り返りを行う方法を3つ紹介してきました。
最後に、会議自体を改善するための振り返りという方法をご紹介します。
いわば会議の改善のための振り返りです。
たとえば良かった点・悪かった点を率直に述べ合って、次回の会議に生かすようにします。この場合も、前章のPDCAに決定事項を落とし込んでいくと、会議の質が目に見えて高くなっていきます。
会議の振り返りの進め方
会議の最後に、結論やTO DOをまとめるとともに、会議自体についても振り返りを行います。
具体的なチェック項目は以下のような内容です。
・目的やゴール（進捗確認、〇〇を決定するなど）がはっきりしていたか
・次のアクションは明確か
・全員が会議に貢献したか、など。
目的は問題を認識することなので、本番の会議からは一段クールダウンして、思ったことを気軽に言えるような雰囲気の構築が重要です。
くれぐれも個人を責めるようなトーンにならないよう注意しましょう。
プロジェクトの振り返り会議
会議の改善のためのこの振り返りは、プロジェクトの改善でも使われている方法です。
プロジェクトの振り返り会議では、進め方や方法などについて、良い点・悪い点などを話し合います。こちらも課題を発見するのが目的です。
振り返りにはいろいろなフレームワークや振り返りシートが使えます。
アジャイル開発でよく使われるフレームワークがKPTです。Keep（続けるべきこと）、 Problem（課題）、Try（次に取り組むこと）を挙げて次の改善点を検討します。
自分の仕事に適したやり方を探してみてください。
アメリカの企業では会議の振り返りをどうしているか？
アメリカの企業では、会議の振り返り（ポストモーテム）を行うことが一般的です。会議の振り返りは、会議の成功や課題を評価し、次回の会議やプロジェクトに活かすために行われます。以下は、アメリカの企業で一般的な会議の振り返りの手順と方法です。
定期的な振り返り会議
アメリカの企業では、プロジェクトチームや部門が定期的に振り返り会議を実施します。これは、週次、月次、プロジェクトの段階ごとなど、定められた頻度で行われます。
アジェンダの作成
振り返り会議の前に、アジェンダが作成されます。アジェンダには、振り返るべきトピックや討論ポイントがリストアップされ、会議の進行を効率化します。
会議の進行
振り返り会議では、過去の期間における成果、課題、成功要因などが議論されます。参加者は率直なフィードバックを提供し、問題点や改善点を特定します。
アクション内容の決定
振り返り会議では、議論された課題や改善点に対する具体的なアクション内容が決定されます。誰が何を担当し、期限はいつかなどが明確にされます。
ドキュメンテーション
会議の記録や議事録が作成され、議論内容やアクション内容が文書化されます。これにより、進捗が追跡され、責任が明確になります。
次回の計画
次回の振り返り会議の日程やアジェンダが確認されます。また、前回の振り返りからの進捗状況も確認され、必要に応じて調整が行われます。
フィードバックの促進
アメリカの企業では、オープンで建設的なフィードバックを奨励します。これにより、振り返り会議での議論がより有益になります。
ツールの活用
会議の振り返りでは、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールが積極的に活用されます。これらのツールは進捗の可視化やタスクの管理に役立ちます。
アメリカの企業では、会議の振り返りを通じて持続的な改善と効率化を図り、プロジェクトや業務の品質向上を目指しています。振り返り会議は、チームのコラボレーションと学習をサポートする重要なプラクティスの一部となっています。
振り返りで会議を効率化
振り返りは今日からすぐに始められる、会議を効率化できる方法です。
会議の終わりのラップアップ、議事録、前回の会議レビューの3段階の振り返りをすることで、次のアクションが明確な会議、仕事が進む会議にすることができます。
この中で時間と労力がかかり、つい後回しになってしまうのが議事録ではないでしょうか。
会議中のメモから議事録をまとめるのが大変な場合には、会議を録音しておいて自動で文字起こしをするという方法があります。
クラウド型の文字起こしサービス「SACSCRIBE（サクスクライブ）」では音声から自動で文字起こしが可能。SACSCRIBE上で編集・校正もできて、議事録をスピーディーに作成できます。
議事録を作成し、会議の振り返りをすることで、会議の生産性を向上させましょう。