Teamsは誰でも手軽にオンライン会議に参加できる、重要なコミュニケーションツールです。
しかし、初めて使う人は、会議への招待方法が分からない人も多くいます。
この記事では、Teamsで簡単い会議に招待する方法や、会議前の注意点などについて解説します。
Microsoft Teamsの会議で参加者を招待する方法
Teamsの会議で参加者を招待する方法は、URLを伝える方法とスケジュール設定から参加者に送信する方法の2パターンがあります。
ここでは、Teamsの会議で参加者を招待する方法について解説します。
会議のURLを参加者に伝える
会議のURLを参加者に伝える方法は、Teamsに登録されていないメンバーにも簡単に連絡できます。
会議のURLを取得するには、まずTeamsのチャット画面で、「今すぐ会議」を選択してください。
続いて「共有リンクを取得する」をクリックします。
会議のURLが表示されるため、チャットやメールで参加者に伝えれば招待できます。
「メールで共有」をクリックすればOutlookが開かれるため、すぐに参加者にURLを伝えられます。突発的な会議で、早急に参加者を集める必要があるときに最適な招待方法です。
スケジュールを設定して参加者に送信する
Teamsのスケジュールに会議の予定を登録する方法でも、参加者を招待可能です。
スケジュールから招待するには、まずTeamsのカレンダーを開き、「＋新しい会議」をクリックしてください。
新しい会議の設定画面が開いたら、日時や参加者のメールアドレスを入力します。
設定が完了したら「送信」をクリックすると、参加者に会議のスケジュールやURLが連絡されます。
スケジュールからの招待方法は、会議の予定がメンバーのカレンダーに表示されるため、参加率が高くなります。
事前に日時が決まっている重要な会議は、スケジュールからの招待方法を活用するといいでしょう。
Microsoft Teamsで会議中に招待する方法
ここまでは、事前に参加者を招待する方法を解説しましたが、会議が始まった後でも招待は可能です。
会議中に招待するには、会議画面で「参加者」から「招待を共有」をクリックしてください。
会議のリンクをコピーしたり、メールによる共有をしたりできるため、好きな方法で参加者に連絡をすれば招待可能です。
Teamsで招待された会議に参加する方法
Teamsで会議に招待されたら際に参加する方法は、以下の2パターンです。
- URLから参加する
- カレンダーから参加する
それぞれの参加方法について説明していきます。
URLから参加する方法
会議の主催者からURLの連絡がきたら、URLをクリックするだけで参加可能です。
例えば、TeamsのチャットでURLを伝えられた場合、以下のように表示されます。
表示されているURLをクリックすると、以下の画面が表示され、「今すぐ参加」から会議に入室可能です。
カレンダーから参加する方法
カレンダーに会議の予定が登録されると、以下のように表示されます。
会議の予定をクリックすると、会議の概要が表示されます。
「参加」をクリックすれば、会議へ入室可能です。
Microsoft Teamsで会議に参加する前の注意点
Teamsで会議に参加する際は、インターネット回線とマイクやカメラのチェックが大切です。
ここでは、Teamsで会議に参加する前の注意点を解説します。
インターネット回線の通信状況をチェックする
Teamsで会議をする際は、インターネット回線の通信状況をチェックしましょう。
Teamsで会議をするには、4Mbps以上のブロードバンド接続が必要になるためです。
4Mbps以下の通信速度で利用すると、映像や音声の遅延や途切れが発生する可能性があります。
通信状況をチェックするには、「回線速度」で検索をして、回線の通信スピードを計測できるサイトを利用するのがおすすめです。
カメラとマイクが使えるか確認する
会議が始まる前には、カメラとマイクが使えるか確認しましょう。
カメラとマイクが接続できていないと会議に参加できず、他の参加者にも迷惑が掛かってしまいます。
カメラとマイクの設定は、会議画面の「その他」→「設定」→「デバイスの設定」から確認可能です。
接続できていない場合は、「なし」と表示されます。
Teamsでの会議後は効率的に議事録を作ろう
Teamsでの会議が終了したら、スピーディーに議事録を作成しましょう。
議事録で会議の決定事項を確認して、すぐに実行できるためです。
議事録を効率的に作成するには、会議の音声を録音して、文字起こしサービスを使いテキスト化するのがおすすめです。
AI文字起こしサービスの「SACSCRIBE（サクスクライブ）」は、音声をクラウドにアップロードするだけで文字起こしが完了します。
文字起こししたテキストはサービス上で編集できるため、議事録の作成にも役立ちます。
初回は1時間分の音声を無料で文字起こしできるため、まずはお気軽にご利用ください。